Politika e privatësisë

Pjesa 1: RRYME LTD si kontrollues

Në këtë pjesë, RRYME LTD vendos pse dhe si përpunohen të dhënat tuaja personale dhe është përgjegjës për to si kontrollues sipas GDPR-së së MB-së dhe, kur zbatohet për ne, GDPR-së së BE-së.

1. Kush jemi dhe si na kontaktoni

RRYME LTD, 128 City Road, London, EC1V 2NX, United Kingdom. Numri i kompanisë 17017522, e regjistruar në Angli dhe Uells.

Për çdo çështje që lidhet me të dhënat tuaja personale, shkruani në privacy@absenca.com. Për gjithçka tjetër, shkruani në info@absenca.com ose përdorni formularin e kontaktit.

Nuk kemi caktuar zyrtar për mbrojtjen e të dhënave, sepse ligji nuk e kërkon për përpunimin tonë. Adresa më sipër arrin te personat përgjegjës për mbrojtjen e të dhënave në RRYME LTD.

2. Çfarë mbledhim, pse dhe për sa kohë

Për secilin qëllim: të dhënat, baza ligjore, marrësit dhe afati i ruajtjes. Kur një marrës është jashtë MB-së, seksioni 4 shpjegon masën mbrojtëse.

• Hyrja juaj: emri, adresa email, fjalëkalimi (i ruajtur vetëm si hash me kripë), ID-ja e llogarisë te ofruesi i hyrjes nëse hyni me Google, Microsoft ose Slack, dhe sesionet me adresë IP dhe shfletues. Qëllimi: t'ju japim një llogari dhe ta mbajmë të sigurt. Baza ligjore: kontrata dhe interesi ynë legjitim për sigurinë. Marrësit: ofruesi ynë i hostimit dhe ofruesi i hyrjes që zgjidhni. Ruajtja: sa kohë ekziston llogaria; një sesion skadon 30 ditë pas përdorimit të fundit.
• Faturimi (plane me pagesë): emri dhe email-i i kontaktit të faturimit, emri i organizatës, adresa e faturimit dhe numri tatimor kur mblidhen, plani dhe faturat. Të dhënat e kartës shkojnë drejtpërdrejt te Stripe; ne nuk i shohim dhe nuk i ruajmë. Qëllimi: tarifimi i shërbimit dhe regjistrat kontabël. Baza ligjore: kontrata dhe detyrimi ligjor për regjistrat kontabël e tatimorë. Marrësi: Stripe, që përpunon pagesat për ne dhe është edhe kontrollues i pavarur për parandalimin e mashtrimit dhe kontrollet kundër pastrimit të parave. Ruajtja: sa kohë e kërkon ligji tatimor dhe kontabël.
• Email-et e shërbimit: emri, adresa email dhe përmbajtja e çdo mesazhi (ftesa, email-e për hyrjen dhe fjalëkalimin, njoftime për lejet dhe faturimin). Qëllimi: funksionimi i shërbimit. Baza ligjore: kontrata. Marrësit: ofruesi ynë i hostimit, që dërgon email-et, dhe Resend, ofrues rezervë email-i në Shtetet e Bashkuara, që mban regjistrat e dorëzimit sipas politikës së vet. Ruajtja: një mesazh që nuk dorëzohet riprovohet dhe fshihet pas 14 ditësh; nuk mbajmë kopje të mesazheve të dorëzuara.
• Analitika, vetëm me pëlqimin tuaj: si e përdorni këtë faqe dhe aplikacionin web, e regjistruar nga Microsoft Clarity. Seksioni 5 shpjegon çfarë regjistrohet, cookie-t dhe afatet.
• Mbështetja, kërkesat për privatësinë dhe ankesat: emri, adresa email dhe çfarë na shkruani. Qëllimi: t'ju përgjigjemi dhe t'i trajtojmë kërkesat e ankesat siç e kërkon ligji. Baza ligjore: interesi ynë legjitim për t'ju përgjigjur dhe detyrimi ligjor për kërkesat që lidhen me të drejtat. Marrësit: ofruesit tanë të hostimit dhe të email-it. Ruajtja: sa kohë na duhet për mesazhin tuaj dhe ndjekjen e tij.
• Regjistrat e sigurisë dhe të operimit: ID-ja juaj e përdoruesit, ID-ja e organizatës, adresa që kërkuat dhe gabimet. Qëllimi: siguria dhe funksionimi i shërbimit. Baza ligjore: interesi ynë legjitim për siguri dhe besueshmëri. Marrësi: ofruesi ynë i hostimit. Ruajtja: 30 ditë në regjistrin e aplikacionit dhe deri në 7 ditë në regjistrat e kërkesave të ofruesit të hostimit.
• Komentet për produktin: çfarë dërgoni përmes formularëve të komenteve, raportimit të gabimeve dhe kërkesave për veçori në aplikacion, të lidhura me llogarinë tuaj. Qëllimi: përmirësimi i Absenca. Baza ligjore: interesi ynë legjitim për të përmirësuar shërbimin. Marrësi: ofruesi ynë i hostimit. Ruajtja: deri në fshirjen e llogarisë suaj.
• Statistikat e biznesit: numërime për organizatë, si vendet, kërkesat për leje dhe hyrjet, për drejtimin dhe planifikimin e biznesit. Baza ligjore: interesi ynë legjitim për të drejtuar biznesin. Marrësit: askush jashtë RRYME LTD dhe ofruesit tonë të hostimit. Ruajtja: si të dhëna të përmbledhura, pa afat përfundimi.

3. Nga vijnë të dhënat

Shumica vijnë nga ju. Disa vijnë nga punëdhënësi juaj, që mund t'ju ftojë, t'ju importojë nga një tabelë ose t'ju shtojë nga Slack; nga ofruesi i hyrjes që zgjidhni (Google, Microsoft ose Slack), që na jep emrin dhe adresën email; dhe nga Stripe, që na tregon nëse një pagesë u krye.

4. Ku shkojnë të dhënat: transferimet ndërkombëtare

RRYME LTD është e themeluar në Mbretërinë e Bashkuar. Komisioni Europian e njeh MB-në si vend me mbrojtje të përshtatshme (vendim i rinovuar në dhjetor 2025), ndaj të dhënat personale mund të vijnë nga BE te ne pa masa shtesë. Zvicra e njeh MB-në në të njëjtën mënyrë.

Absenca hostohet në rrjetin global të Cloudflare; rajone specifike nuk garantohen.

Stafi ynë mund të ketë qasje në të dhëna nga jashtë MB-së, përfshirë nga Kosova, si personel i RRYME LTD, vetëm përmes sistemeve tona në cloud; të dhënat e klientëve nuk mbahen në pajisjet e tyre.

Disa nga ofruesit tanë janë kompani amerikane. Për transferimet te ta mbështetemi te klauzolat kontraktuale standarde në marrëveshjet e tyre të përpunimit të të dhënave, me Shtojcën e MB-së për të dhënat nga MB, dhe, kur ofruesi është i certifikuar, edhe te Korniza e Privatësisë së të Dhënave BE-SHBA dhe Zgjerimi i saj për MB-në (ura e të dhënave MB-SHBA). Lista e nënpërpunuesve tregon masën mbrojtëse për secilin ofrues.

5. Analitika: Microsoft Clarity

Nëse pranoni cookie-t e analitikës, absenca.com dhe aplikacioni web i Absenca ngarkojnë Microsoft Clarity. Ai regjistron si përdoren faqet (shikime faqesh, klikime, rrëshqitje dhe lëvizje të miut) si regjistrime sesionesh dhe harta nxehtësie, bashkë me pajisjen, shfletuesin dhe vendndodhjen tuaj të përafërt.

Në aplikacionin web, gjithçka në faqe maskohet para se të dalë nga shfletuesi juaj, ndaj regjistrimet tregojnë strukturën, por jo tekstin, emrat apo të dhënat e lejeve; Clarity-t i japim vetëm ID-në tuaj të përdoruesit dhe rolin, kurrë emrin apo adresën email. Në absenca.com, maskimi standard i Clarity fsheh të dhëna të ndjeshme si adresat email dhe numrat.

Microsoft është kontrollues i pavarur për këto të dhëna, sipas Deklaratës së Privatësisë së Microsoft. Baza ligjore: pëlqimi juaj. Clarity i mban regjistrimet 30 ditë; regjistrimet e preferuara dhe një mostër e rastësishme mbahen deri në 9 muaj.

Asgjë nuk ngarkohet para se të pranoni, dhe mund ta ndryshoni vendimin në çdo kohë te cilësimet e cookie-ve në fund të çdo faqeje. Tërheqja e pëlqimit ndalon regjistrimin nga ai moment; nuk prek çfarë është regjistruar më parë.

• _clck: ruan një ID përdoruesi të Clarity për këtë faqe, që vizitat tuaja të lidhen me njëra-tjetrën. Zgjat 1 vit.
• _clsk: grupon shikimet e faqeve në një regjistrim sesioni. Zgjat 1 ditë.
• Microsoft mund të përdorë edhe identifikuesit e vet, siç përshkruan deklarata e tij e privatësisë.
• Rreptësisht të nevojshme, pa pëlqim: cookie-ja e sesionit të hyrjes në aplikacionin web, si dhe zgjedhja juaj për cookie-t dhe tema, të ruajtura në shfletues.

6. Të drejtat tuaja

Keni të drejtë:

• të keni qasje në të dhënat tuaja personale dhe të merrni një kopje;
• të korrigjohen të dhënat e pasakta;
• të fshihen të dhënat tuaja;
• të kufizoni mënyrën si i përdorim;
• të merrni të dhënat që na dhatë në një format të lexueshëm nga makina, ose t'i dërgohen dikujt tjetër (portabiliteti);
• të kundërshtoni përpunimin që bazohet në interesat tona legjitime;
• të tërhiqni pëlqimin në çdo kohë, pa prekur përpunimin para tërheqjes;
• të mos i nënshtroheni vendimeve të bazuara vetëm në përpunim të automatizuar. Ne nuk marrim vendime të tilla.

7. Ushtrimi i të drejtave dhe ankesat

Për të ushtruar cilëndo nga këto të drejta, shkruani në privacy@absenca.com. Përgjigjemi brenda një muaji. Për një kërkesë të ndërlikuar mund ta zgjasim afatin deri në dy muaj të tjerë dhe ju tregojmë pse.

Nëse nuk jeni të kënaqur me mënyrën si i trajtojmë të dhënat tuaja, ju lutemi na e tregoni fillimisht neve: shkruani në privacy@absenca.com ose zgjidhni ankesën për privatësinë në formularin e kontaktit. E konfirmojmë çdo ankesë dhe përgjigjemi brenda 30 ditësh.

Mund të ankoheni edhe te rregullatori i MB-së, Information Commission (ico.org.uk), ose te autoriteti i mbrojtjes së të dhënave në vendin e BE-së ku jetoni, punoni ose ku lindi problemi.

Pjesa 2: Kur punëdhënësi juaj përdor Absenca

Kur një organizatë përdor Absenca për stafin e vet, organizata është kontrollues i të dhënave të lejeve që fut: emra, të dhëna pune, kërkesa për leje, bilance, miratime, arsye, shënime dhe bashkëngjitje si raportet mjekësore. RRYME LTD i përpunon këto të dhëna vetëm sipas udhëzimeve të organizatës, sipas Marrëveshjes së Përpunimit të të Dhënave.

Për pyetje ose kërkesa për të dhënat e lejeve tuaja, si një kopje, korrigjim apo fshirje, ju lutemi kontaktoni punëdhënësin. Nëse na shkruani ne, ia kalojmë kërkesën dhe e ndihmojmë të përgjigjet.

Disa të dhëna lejesh mund të zbulojnë informacion shëndetësor, si leja mjekësore ose një raport mjekësor. Absenca i lejon punëdhënësit ta shënojë një lloj lejeje si privat, që kolegët të shohin "Mungon" në vend të emrit të tij në kalendarin dhe pamjet e ekipit të aplikacionit. Përmbledhjet në kanale, furnizimet e kalendarit, kalendarët e përbashkët të ekipit, raportet e planifikuara dhe përgjigjet automatike të mungesës e tregojnë ende llojin e lejes për momentin. Raportet mjekësore mund t'i hapni vetëm ju dhe personat që miratojnë kërkesat tuaja. Dhe kërkojmë që askush të mos fusë diagnoza apo detaje mjekësore.

Punëdhënësi vendos sa kohë mbahen të dhënat e lejeve dhe çfarë ndodh me to kur largoheni. Vetë llogaria juaj e hyrjes në Absenca mbulohet nga Pjesa 1.

8. Integrimet

Integrimet janë opsionale. Një administrator i organizatës suaj (ose ju, për kalendarin tuaj) vendos t'i lidhë dhe mund t'i shkëpusë në çdo kohë. Secili është mjet i vetë organizatës suaj, sipas marrëveshjes së saj me ofruesin. Për secilin: çfarë merr, pse, sa kohë mbahet dhe si fshihet.

8.1 Slack

Merr njoftime për lejet, përmbledhje dhe përgjigje ndaj komandave, në kanalet dhe mesazhet direkte që cakton administratori. Përmbledhjet tregojnë kush mungon, kur dhe llojin e lejes. Absenca ruan ID-në e hapësirës së punës, tokenin e botit (të enkriptuar) dhe ID-në Slack të çdo personi që lidh me një përdorues të Absenca; importi i drejtorisë lexon emra, adresa email, tituj pune dhe departamente. Leje të kërkuara: channels:join, channels:read, chat:write, commands, groups:read, im:write, users:read dhe users:read.email.

Qëllimi: njoftimet dhe kërkesat për leje në Slack. Ruajtja: sa kohë aplikacioni është i lidhur. Fshirja: shkëputja e Slack në Absenca ose heqja e aplikacionit nga Slack ndalon çdo qasje; për fshirjen e tokenit dhe të lidhjeve të përdoruesve, shkruani në privacy@absenca.com.

8.2 Microsoft Teams

Merr njoftime për lejet, përmbledhje dhe përgjigje ndaj mesazheve për botin e Absenca; mesazhet kalojnë përmes shërbimit të boteve të Microsoft, që është nënpërpunues ynë. Absenca ruan ID-në e tenantit Teams, bisedat ku u shtua boti dhe ID-në Teams të çdo personi që lidh me një përdorues të Absenca.

Qëllimi: njoftimet dhe kërkesat për leje në Teams. Ruajtja: sa kohë aplikacioni është i instaluar. Fshirja: heqja e aplikacionit nga Teams heq bisedat; për fshirjen e lidhjeve të mbetura, shkruani në privacy@absenca.com.

8.3 Google Chat

Merr njoftime për lejet dhe përmbledhje në hapësirat ku është shtuar aplikacioni i Absenca, si dhe përgjigje ndaj mesazheve për të. Absenca ruan ID-të e hapësirave dhe ID-në Google të çdo personi që lidh me një përdorues të Absenca.

Qëllimi: njoftimet në Google Chat. Ruajtja: sa kohë aplikacioni është në një hapësirë. Fshirja: heqja e aplikacionit nga një hapësirë e heq atë hapësirë; për fshirjen e lidhjeve të mbetura, shkruani në privacy@absenca.com.

8.4 Google Calendar

Merr lejet tuaja të miratuara, të shkruara si ngjarje në kalendarin tuaj. Për një kalendar të përbashkët ekipi, Absenca krijon kalendarin e vet dhe menaxhon ngjarje vetëm në të. Leje të kërkuara: calendar.events, userinfo.email dhe, për kalendarin e ekipit, calendar.app.created. Absenca ruan tokenat e qasjes dhe të rifreskimit (të enkriptuar) dhe ID-të e ngjarjeve që krijoi; nuk lexon ngjarjet tuaja të tjera.

Qëllimi: që lejet tuaja të shfaqen në kalendar. Ruajtja: sa kohë kalendari është i lidhur. Fshirja: shkëputni kalendarin në Absenca, gjë që ndalon sinkronizimin dhe heq regjistrin tonë të ngjarjeve, dhe revokoni qasjen në llogarinë tuaj Google (myaccount.google.com/permissions); për fshirjen e tokenave, shkruani në privacy@absenca.com.

Përdorimi dhe transferimi nga Absenca i informacionit të marrë nga API-të e Google respekton Politikën e të Dhënave të Përdoruesve të Shërbimeve API të Google, përfshirë kërkesat e Përdorimit të Kufizuar (Limited Use). Të dhënat e përdoruesve të Google i përdorim vetëm për veçorinë e kalendarit që aktivizuat. Nuk i shesim, nuk i përdorim për reklama apo për trajnimin e modeleve të AI, dhe personat në RRYME LTD i lexojnë vetëm me lejen tuaj, për sigurinë e shërbimit ose kur e kërkon ligji.

8.5 Outlook dhe Microsoft 365

Merr lejet tuaja të miratuara, të shkruara si ngjarje në kalendarin tuaj Outlook ose në një kalendar të përbashkët ekipi. Leje të kërkuara: Calendars.ReadWrite, offline_access dhe User.Read. Absenca ruan tokenat (të enkriptuar) dhe ID-të e ngjarjeve që krijoi.

Qëllimi: që lejet tuaja të shfaqen në kalendar. Ruajtja: sa kohë kalendari është i lidhur. Fshirja: shkëputni kalendarin në Absenca dhe hiqni qasjen e Absenca në cilësimet e llogarisë suaj Microsoft; për fshirjen e tokenave, shkruani në privacy@absenca.com.

9. Si i mbrojmë të dhënat

Të dhënat enkriptohen gjatë transmetimit, dhe në ruajtje nga ofruesi ynë i hostimit; Absenca enkripton edhe tokenat e mjeteve të lidhura. Qasja në produkt ndjek rolet. Stafi ynë përdor një sistem të veçantë administrimi, dhe qasja e tyre në të dhënat e lejeve të klientëve regjistrohet. Fjalëkalimet ruhen vetëm si hash me kripë. Detajet janë në faqen e sigurisë.

10. Ndryshimet e kësaj politike

Çdo version i kësaj politike ka datë, dhe versionet e mëparshme mbeten të disponueshme në adresat e tyre, të listuara në krye të kësaj faqeje. Para se një ndryshim thelbësor të hyjë në fuqi, i njoftojmë administratorët e organizatave me email ose në aplikacion.