Politique de confidentialité

Partie 1 : RRYME LTD en tant que responsable du traitement

Dans cette partie, RRYME LTD détermine pourquoi et comment vos données personnelles sont traitées, et en est responsable au titre du RGPD britannique et, lorsqu'il nous est applicable, du RGPD de l'UE.

1. Qui nous sommes et comment nous joindre

RRYME LTD, 128 City Road, London, EC1V 2NX, United Kingdom. Numéro de société 17017522, immatriculée en Angleterre et au pays de Galles.

Pour toute question sur vos données personnelles, écrivez à privacy@absenca.com. Pour le reste, écrivez à info@absenca.com ou utilisez notre formulaire de contact.

Nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données, la loi ne l'exigeant pas pour nos traitements. L'adresse ci-dessus joint les personnes responsables de la protection des données chez RRYME LTD.

2. Ce que nous collectons, pourquoi et pour combien de temps

• Connexion : nom, adresse e-mail, mot de passe (stocké uniquement sous forme de hachage salé), identifiant du fournisseur de connexion (Google, Microsoft ou Slack) et sessions (adresse IP, navigateur). Base légale : contrat et intérêt légitime (sécurité). Destinataires : notre hébergeur et le fournisseur de connexion choisi. Conservation : tant que le compte existe ; une session expire 30 jours après sa dernière utilisation.
• Facturation (offres payantes) : nom et e-mail du contact de facturation, nom de l'organisation, adresse de facturation et numéro fiscal le cas échéant, offre et factures. Les données de carte vont directement à Stripe ; nous ne les voyons ni ne les stockons. Base légale : contrat et obligation légale comptable et fiscale. Destinataire : Stripe, qui est aussi responsable indépendant pour la prévention de la fraude et la lutte contre le blanchiment. Conservation : la durée exigée par le droit fiscal et comptable.
• E-mails du service (invitations, connexion, notifications de congés, avis de facturation) : nom, adresse e-mail et contenu du message. Base légale : contrat. Destinataires : notre hébergeur, qui envoie les e-mails, et Resend, fournisseur de secours aux États-Unis, qui conserve des journaux de distribution selon sa propre politique. Conservation : un message non distribué est réessayé puis supprimé après 14 jours ; nous ne gardons pas de copie des messages distribués.
• Statistiques d'audience, uniquement avec votre consentement : Microsoft Clarity (voir la section 5).
• Support, demandes relatives à la vie privée et réclamations : nom, adresse e-mail et contenu de votre message. Base légale : intérêt légitime à vous répondre, et obligation légale pour les demandes d'exercice de droits. Destinataires : nos fournisseurs d'hébergement et d'e-mail. Conservation : le temps nécessaire au traitement et au suivi.
• Journaux de sécurité et d'exploitation : identifiant utilisateur et d'organisation, adresse demandée, erreurs. Base légale : intérêt légitime (sécurité et fiabilité). Destinataire : notre hébergeur. Conservation : 30 jours dans notre journal applicatif, jusqu'à 7 jours dans les journaux de requêtes de l'hébergeur.
• Retours produit envoyés via les formulaires de l'application, liés à votre compte. Base légale : intérêt légitime à améliorer Absenca. Destinataire : notre hébergeur. Conservation : jusqu'à l'effacement de votre compte.
• Statistiques d'activité : décomptes par organisation (licences, demandes de congé, connexions). Base légale : intérêt légitime à gérer l'entreprise. Destinataires : aucun en dehors de RRYME LTD et de notre hébergeur. Conservation : sous forme agrégée, sans date de fin fixe.

3. D'où viennent les données

Principalement de vous ; aussi de votre employeur (invitation, import depuis un tableur ou depuis Slack), du fournisseur de connexion choisi (nom et adresse e-mail) et de Stripe (statut des paiements).

4. Transferts internationaux

RRYME LTD est établie au Royaume-Uni, que la Commission européenne reconnaît comme offrant une protection adéquate (décision renouvelée en décembre 2025) ; la Suisse le reconnaît de la même manière.

Absenca est hébergé sur le réseau mondial de Cloudflare ; aucune région précise n'est garantie.

Notre personnel peut accéder aux données depuis l'extérieur du Royaume-Uni, notamment depuis le Kosovo, uniquement via nos systèmes cloud et sans stocker de données clients sur ses propres appareils.

Pour les fournisseurs américains, nous nous appuyons sur les clauses contractuelles types de leurs accords de traitement (avec l'addendum britannique pour les données du Royaume-Uni) et, lorsque le fournisseur est certifié, sur le Data Privacy Framework UE-États-Unis et son extension britannique. Notre liste des sous-traitants indique la garantie applicable à chacun.

5. Statistiques d'audience : Microsoft Clarity

Si vous acceptez les cookies d'audience, absenca.com et l'application web chargent Microsoft Clarity, qui enregistre l'utilisation des pages (pages vues, clics, défilement, mouvements de souris) sous forme d'enregistrements de session et de cartes thermiques, avec votre appareil, votre navigateur et votre localisation approximative.

Dans l'application web, tout le contenu de la page est masqué avant de quitter votre navigateur ; nous ne transmettons à Clarity que votre identifiant utilisateur et votre rôle, jamais votre nom ni votre adresse e-mail. Sur absenca.com, le masquage par défaut de Clarity cache les saisies sensibles.

Microsoft est responsable indépendant de ces données, selon la déclaration de confidentialité de Microsoft. Base légale : votre consentement. Clarity conserve les enregistrements 30 jours ; les favoris et un échantillon aléatoire jusqu'à 9 mois.

Rien n'est chargé avant votre accord, et vous pouvez changer d'avis à tout moment via « Paramètres des cookies » en pied de page. Le retrait arrête l'enregistrement pour l'avenir, sans effet sur ce qui a été enregistré auparavant.

• _clck : conserve un identifiant utilisateur Clarity pour ce site. Durée : 1 an.
• _clsk : regroupe vos pages vues en un enregistrement de session. Durée : 1 jour.
• Microsoft peut aussi utiliser ses propres identifiants, comme le décrit sa déclaration de confidentialité.
• Strictement nécessaires, sans consentement : le cookie de session de l'application web, ainsi que votre choix de cookies et votre thème, stockés dans votre navigateur.

6. Vos droits

Vous avez le droit d'accéder à vos données et d'en obtenir une copie, de les faire rectifier ou effacer, d'en limiter l'utilisation, de les recevoir dans un format lisible par machine ou de les faire transmettre à un tiers (portabilité), de vous opposer aux traitements fondés sur notre intérêt légitime, de retirer votre consentement à tout moment (sans effet sur les traitements antérieurs) et de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé. Nous ne prenons aucune décision de ce type.

7. Exercer vos droits et réclamations

Écrivez à privacy@absenca.com. Nous répondons sous un mois, prolongeable de deux mois au plus pour une demande complexe, en vous expliquant pourquoi.

Si vous n'êtes pas satisfait, dites-le-nous d'abord : écrivez à privacy@absenca.com ou choisissez « Réclamation relative à la vie privée » dans notre formulaire de contact. Nous accusons réception de chaque réclamation et répondons sous 30 jours.

Vous pouvez aussi saisir l'autorité britannique, l'Information Commission (ico.org.uk), ou l'autorité de protection des données du pays de l'UE où vous vivez ou travaillez, ou où le problème est survenu.

Partie 2 : lorsque votre employeur utilise Absenca

L'organisation qui utilise Absenca est responsable du traitement des données de congés qu'elle y saisit (noms, informations professionnelles, demandes, soldes, validations, motifs, notes, pièces jointes comme les arrêts maladie). RRYME LTD ne les traite que sur ses instructions, dans le cadre de notre accord de traitement des données.

Pour toute demande sur vos données de congés (copie, rectification, effacement), contactez votre employeur. Si vous nous écrivez, nous lui transmettrons votre demande et l'aiderons à y répondre.

Certaines données de congés peuvent révéler des informations de santé. Votre employeur peut rendre un type de congé privé : les collègues voient alors « Absent » au lieu de son nom dans le calendrier et les vues d'équipe de l'application. Les récapitulatifs des canaux, les flux de calendrier, les calendriers d'équipe partagés, les rapports programmés et les réponses d'absence automatiques affichent encore le type de congé pour l'instant. Les arrêts maladie ne peuvent être ouverts que par vous et les personnes qui valident vos demandes, et nous demandons que personne ne saisisse de diagnostic ni de détail médical.

Votre employeur décide de la durée de conservation des données de congés et de leur sort à votre départ. Votre connexion à Absenca relève de la partie 1.

8. Intégrations

Les intégrations sont facultatives : un administrateur de votre organisation (ou vous, pour votre propre agenda) les connecte et peut les déconnecter à tout moment. Chacune est un outil de votre organisation, régi par son propre contrat avec l'éditeur. Les données sont conservées tant que l'intégration est connectée ; pour faire effacer les jetons et liens restants, écrivez à privacy@absenca.com.

• Slack : reçoit notifications, récapitulatifs (qui est absent, quand, et le type de congé) et réponses aux commandes. Absenca stocke l'identifiant de l'espace de travail, le jeton du bot (chiffré) et les identifiants Slack liés ; l'import de l'annuaire lit noms, e-mails, intitulés de poste et départements. Autorisations : channels:join, channels:read, chat:write, commands, groups:read, im:write, users:read et users:read.email. Déconnexion dans les paramètres d'Absenca ou suppression de l'app dans Slack.
• Microsoft Teams : reçoit notifications, récapitulatifs et réponses au bot, via le service de bot de Microsoft (notre sous-traitant). Absenca stocke l'identifiant du tenant, les conversations et les identifiants Teams liés. Supprimer l'app de Teams supprime les conversations.
• Google Chat : reçoit notifications et récapitulatifs dans les espaces où l'app est ajoutée. Absenca stocke les identifiants des espaces et les identifiants Google liés. Retirer l'app d'un espace supprime cet espace.
• Google Agenda : inscrit vos congés validés comme événements (ou dans un agenda d'équipe créé par Absenca). Autorisations : calendar.events, userinfo.email et, pour un agenda d'équipe, calendar.app.created. Absenca stocke les jetons (chiffrés) et les identifiants des événements créés, et ne lit pas vos autres événements. Déconnectez l'agenda dans Absenca et révoquez l'accès dans votre compte Google (myaccount.google.com/permissions). L'utilisation des données reçues des API Google respecte la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences de Limited Use : nous ne les utilisons que pour la fonction d'agenda activée, ne les vendons pas, ne les utilisons ni pour la publicité ni pour entraîner des modèles d'IA, et le personnel de RRYME LTD ne les lit qu'avec votre permission, pour la sécurité du service ou lorsque la loi l'exige.
• Outlook et Microsoft 365 : inscrit vos congés validés dans votre agenda Outlook ou un agenda d'équipe. Autorisations : Calendars.ReadWrite, offline_access et User.Read. Absenca stocke les jetons (chiffrés) et les identifiants des événements créés. Déconnectez l'agenda dans Absenca et retirez l'accès dans les paramètres de votre compte Microsoft.

9. Comment nous protégeons les données

Les données sont chiffrées en transit, et au repos par notre hébergeur ; Absenca chiffre en plus les jetons des outils connectés. L'accès suit les rôles. Notre personnel utilise un système d'administration distinct, et ses accès aux données de congés des clients sont journalisés. Les mots de passe ne sont stockés que sous forme de hachages salés. Détails sur notre page sécurité.

10. Modifications

Chaque version est datée et les versions précédentes restent disponibles, listées en haut de cette page. Avant toute modification importante, nous prévenons les administrateurs des organisations par e-mail ou dans l'application.