Datenschutzerklärung

Teil 1: RRYME LTD als Verantwortlicher

In diesem Teil ist RRYME LTD Verantwortlicher nach der UK GDPR und, soweit sie für uns gilt, der EU-DSGVO.

1. Wer wir sind und wie Sie uns erreichen

RRYME LTD, 128 City Road, London, EC1V 2NX, United Kingdom. Company Number 17017522, eingetragen in England und Wales.

Zu Ihren personenbezogenen Daten schreiben Sie an privacy@absenca.com, zu allem anderen an info@absenca.com oder über unser Kontaktformular.

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, da das Gesetz dies für unsere Verarbeitung nicht verlangt.

2. Was wir erheben, warum und wie lange

Die Daten stammen überwiegend von Ihnen, teils von Ihrem Arbeitgeber (Einladung, Import aus einer Tabelle oder aus Slack), vom gewählten Anmeldeanbieter (Google, Microsoft oder Slack: Name und E-Mail-Adresse) und von Stripe (ob eine Zahlung erfolgt ist).

• Login: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als gesalzener Hash), Konto-ID des Anmeldeanbieters, Sitzungen mit IP-Adresse und Browser. Zweck: Konto und Sicherheit. Rechtsgrundlage: Vertrag und berechtigtes Interesse an Sicherheit. Empfänger: unser Hosting-Anbieter und der gewählte Anmeldeanbieter. Dauer: solange das Konto besteht; eine Sitzung endet 30 Tage nach der letzten Nutzung.
• Abrechnung: Name und E-Mail-Adresse des Rechnungskontakts, Name, Rechnungsadresse und ggf. Steuernummer der Organisation, Tarif und Rechnungen. Kartendaten gehen direkt an Stripe; wir sehen oder speichern sie nie. Rechtsgrundlage: Vertrag und gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Stripe ist für uns tätig und für Betrugsprävention und Geldwäscheprüfung zugleich eigenständiger Verantwortlicher. Dauer: solange Steuer- und Buchhaltungsrecht es verlangen.
• Service-E-Mails: Name, E-Mail-Adresse und Inhalt (Einladungen, Anmelde- und Passwort-E-Mails, Abwesenheits- und Abrechnungsmitteilungen). Rechtsgrundlage: Vertrag. Empfänger: unser Hosting-Anbieter, der die E-Mails versendet, und Resend, ein Ersatz-E-Mail-Anbieter in den USA, der Zustellprotokolle nach eigener Richtlinie aufbewahrt. Unzustellbare Nachrichten werden erneut versucht und nach 14 Tagen gelöscht; zugestellte Nachrichten bewahren wir nicht auf.
• Analyse, nur mit Ihrer Einwilligung: Microsoft Clarity (siehe Abschnitt 5).
• Support, Datenschutzanfragen und Beschwerden: Name, E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an der Antwort und gesetzliche Pflicht bei Betroffenenanfragen. Empfänger: unsere Hosting- und E-Mail-Anbieter. Dauer: solange zur Bearbeitung nötig.
• Sicherheits- und Betriebsprotokolle: Benutzer-ID, Organisations-ID, aufgerufene Adresse und Fehler. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an Sicherheit und Zuverlässigkeit. Dauer: 30 Tage in unserem Anwendungsprotokoll, bis zu 7 Tage in den Anfrageprotokollen des Hosting-Anbieters.
• Produkt-Feedback aus den Feedback-, Fehler- und Funktionswunsch-Formularen der App, mit Ihrem Konto verknüpft. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an der Verbesserung des Dienstes. Dauer: bis Ihr Konto gelöscht wird.
• Geschäftsstatistiken: Zahlen je Organisation (z. B. Plätze, Abwesenheitsanträge, Anmeldungen). Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse am Geschäftsbetrieb. Empfänger: niemand außerhalb von RRYME LTD und unserem Hosting-Anbieter. Dauer: als aggregierte Werte ohne festes Ende.

4. Internationale Datenübermittlungen

RRYME LTD ist im Vereinigten Königreich niedergelassen. Die Europäische Kommission erkennt dem Vereinigten Königreich ein angemessenes Schutzniveau zu (Beschluss im Dezember 2025 erneuert); die Schweiz ebenso.

Absenca wird im globalen Netzwerk von Cloudflare gehostet; bestimmte Regionen werden nicht garantiert.

Unsere Mitarbeitenden können auch von außerhalb des Vereinigten Königreichs zugreifen, etwa aus dem Kosovo, ausschließlich über unsere Cloud-Systeme und ohne Kundendaten auf eigenen Geräten zu speichern.

Für US-Anbieter stützen wir uns auf die Standardvertragsklauseln (mit dem UK Addendum für Daten aus dem Vereinigten Königreich) und zusätzlich, sofern zertifiziert, auf das EU-US Data Privacy Framework und dessen UK Extension. Unsere Liste der Unterauftragsverarbeiter nennt die Garantie je Anbieter.

5. Analyse: Microsoft Clarity

Nur wenn Sie Analyse-Cookies akzeptieren, laden absenca.com und die Web-App Microsoft Clarity. Clarity zeichnet Seitenaufrufe, Klicks, Scrollen und Mausbewegungen als Sitzungsaufzeichnungen und Heatmaps auf, zusammen mit Gerät, Browser und ungefährem Standort.

In der Web-App wird alles auf der Seite maskiert, bevor es Ihren Browser verlässt; Clarity erhält nur Ihre Benutzer-ID und Rolle, nie Namen oder E-Mail-Adresse. Auf absenca.com verbirgt die Standardmaskierung sensible Eingaben wie E-Mail-Adressen und Zahlen.

Microsoft ist dafür eigenständiger Verantwortlicher gemäß der Microsoft-Datenschutzerklärung. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung. Aufzeichnungen werden 30 Tage aufbewahrt, Favoriten und eine Zufallsstichprobe bis zu 9 Monate.

Sie können Ihre Wahl jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Fußbereich jeder Seite ändern. Ein Widerruf stoppt die Aufzeichnung ab diesem Zeitpunkt.

• _clck: speichert eine Clarity-Benutzer-ID für diese Website. Laufzeit 1 Jahr.
• _clsk: fasst Seitenaufrufe zu einer Sitzungsaufzeichnung zusammen. Laufzeit 1 Tag.
• Microsoft kann zudem eigene Kennungen verwenden.
• Unbedingt erforderlich, ohne Einwilligung: das Anmelde-Sitzungscookie der Web-App sowie Ihre Cookie-Wahl und Ihr Farbschema im Browser.

6. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft und Kopie, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch gegen Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen und jederzeitigen Widerruf einer Einwilligung (ohne Wirkung für die Vergangenheit). Ausschließlich automatisierte Entscheidungen treffen wir nicht.

7. Ausübung Ihrer Rechte und Beschwerden

Schreiben Sie an privacy@absenca.com. Wir antworten innerhalb eines Monats; bei komplexen Anfragen kann sich dies um bis zu zwei weitere Monate verlängern, worüber wir Sie mit Begründung informieren.

Wenn Sie unzufrieden sind, wenden Sie sich bitte zuerst an uns: an privacy@absenca.com oder über „Datenschutzbeschwerde“ in unserem Kontaktformular. Wir bestätigen jede Beschwerde und antworten innerhalb von 30 Tagen.

Sie können sich auch an die britische Aufsichtsbehörde, die Information Commission (ico.org.uk), oder an die Datenschutzbehörde des EU-Landes wenden, in dem Sie leben oder arbeiten oder in dem das Problem entstanden ist.

Teil 2: Wenn Ihr Arbeitgeber Absenca nutzt

Die Organisation ist Verantwortlicher für die Abwesenheitsdaten, die sie einträgt (Namen, Arbeitsangaben, Anträge, Salden, Genehmigungen, Begründungen, Notizen und Anhänge wie Krankmeldungen). RRYME LTD verarbeitet sie nur auf ihre Weisung gemäß unserem Auftragsverarbeitungsvertrag.

Fragen oder Anträge zu Ihren Abwesenheitsdaten richten Sie bitte an Ihren Arbeitgeber; schreiben Sie uns, leiten wir Ihr Anliegen weiter und helfen bei der Antwort.

Abwesenheitsdaten können Gesundheitsinformationen enthalten. Ihr Arbeitgeber kann Abwesenheitsarten als privat markieren, sodass Kolleginnen und Kollegen im Kalender und in den Teamansichten der App nur „Abwesend“ sehen. Kanal-Zusammenfassungen, Kalender-Feeds, geteilte Teamkalender, geplante Berichte und Abwesenheitsnotizen zeigen die Abwesenheitsart vorerst noch. Krankmeldungen können nur Sie und die Personen öffnen, die Ihre Anträge genehmigen. Diagnosen oder medizinische Details sollen nicht eingetragen werden.

Ihr Arbeitgeber entscheidet über die Aufbewahrung und darüber, was beim Ausscheiden geschieht. Ihr Absenca-Login fällt unter Teil 1.

8. Integrationen

Integrationen sind optional, werden von einem Admin Ihrer Organisation (oder von Ihnen für den eigenen Kalender) verbunden und können jederzeit getrennt werden. Jede ist ein Werkzeug Ihrer Organisation unter deren eigenem Vertrag mit dem Anbieter. Daten werden gespeichert, solange die Verbindung besteht. Die Löschung gespeicherter Tokens und Verknüpfungen können Sie unter privacy@absenca.com beantragen.

• Slack: Abwesenheitsmitteilungen, Zusammenfassungen (wer wann abwesend ist, mit Abwesenheitsart) und Antworten auf Befehle. Gespeichert: Workspace-ID, Bot-Token (verschlüsselt) und verknüpfte Slack-Benutzer-IDs; der Verzeichnisimport liest Namen, E-Mail-Adressen, Berufsbezeichnungen und Abteilungen. Trennen in den Absenca-Einstellungen oder Entfernen der App beendet jeden Zugriff.
• Microsoft Teams: Mitteilungen, Zusammenfassungen und Bot-Antworten über den Bot-Dienst von Microsoft, unseren Unterauftragsverarbeiter. Gespeichert: Tenant-ID, Unterhaltungen und verknüpfte Teams-Benutzer-IDs. Entfernen der App entfernt die Unterhaltungen.
• Google Chat: Mitteilungen und Zusammenfassungen in Bereichen, denen die App hinzugefügt wurde. Gespeichert: Bereichs-IDs und verknüpfte Google-Benutzer-IDs. Entfernen der App aus einem Bereich entfernt diesen.
• Google Kalender: genehmigte Abwesenheiten als Termine; Berechtigungen calendar.events, userinfo.email und für einen Teamkalender calendar.app.created. Gespeichert: Tokens (verschlüsselt) und IDs der erstellten Termine; andere Termine werden nicht gelesen. Zugriff widerrufen unter myaccount.google.com/permissions. Die Nutzung von Daten aus Google-APIs entspricht der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen: nur für die Kalenderfunktion, kein Verkauf, keine Werbung, kein Training von KI-Modellen; Einsicht durch RRYME LTD nur mit Ihrer Erlaubnis, zur Sicherheit oder wenn das Gesetz es verlangt.
• Outlook und Microsoft 365: genehmigte Abwesenheiten als Termine; Berechtigungen Calendars.ReadWrite, offline_access und User.Read. Gespeichert: Tokens (verschlüsselt) und IDs der erstellten Termine. Zugriff in den Einstellungen Ihres Microsoft-Kontos entfernen.

9. Wie wir Daten schützen

Verschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand durch unseren Hosting-Anbieter; Tokens verbundener Werkzeuge verschlüsselt Absenca zusätzlich. Zugriff nach Rollen; unsere Mitarbeitenden nutzen ein separates Admin-System, ihr Zugriff auf Abwesenheitsdaten wird protokolliert. Passwörter nur als gesalzene Hashes. Details auf unserer Sicherheitsseite.

10. Änderungen

Jede Version ist datiert, frühere Versionen bleiben unter eigenen Adressen abrufbar. Vor einer wesentlichen Änderung informieren wir die Admins der Organisationen per E-Mail oder in der App.