Congés payés après un arrêt maladie : le courrier que l'employeur doit envoyer

Ce que l'employeur doit communiquer à la reprise

Selon l'article L.3141-19-3 du Code du travail, au terme d'un arrêt de travail pour maladie ou accident, l'employeur porte à la connaissance du salarié, dans le mois qui suit la reprise du travail :

1. Le nombre de jours de congé dont il dispose, y compris ceux acquis pendant l'arrêt.
2. La date jusqu'à laquelle ces jours peuvent être pris, c'est-à-dire la fin de la période de prise ou du report.

L'information se fait par tout moyen qui donne une date certaine à sa réception, et le texte cite le bulletin de paie en exemple. La remise en main propre contre signature et la lettre recommandée avec accusé de réception donnent aussi cette date. L'obligation vaut après chaque arrêt, maladie ou accident, professionnel ou non, quelle qu'en soit la durée (service-public.gouv.fr). Le moyen retenu est votre choix ; gardez une trace datée de chaque envoi.

Combien de jours s'acquièrent pendant l'arrêt

Depuis le 24 avril 2024, l'arrêt maladie ouvre droit à des congés payés. L'article L.3141-5 assimile à du travail effectif les arrêts pour maladie ou accident non professionnel (7°) et pour accident du travail ou maladie professionnelle (5°), sans la limite d'un an qui s'appliquait avant. Pour un arrêt non professionnel, l'article L.3141-5-1 fixe l'acquisition à 2 jours ouvrables par mois, dans la limite de 24 jours ouvrables par période de référence à ce titre. La période de référence court en principe du 1er juin au 31 mai, sauf accord collectif.

Le report de 15 mois et son point de départ

Si la maladie ou l'accident a empêché le salarié de prendre tout ou partie de ses congés pendant la période de prise, il bénéficie d'une période de report de quinze mois pour les utiliser. Selon l'article L.3141-19-1, ce délai débute à la date à laquelle le salarié reçoit, après sa reprise, l'information prévue à l'article L.3141-19-3. Sans courrier, le délai ne démarre donc pas.

L'article L.3141-19-2 prévoit un cas particulier pour les congés acquis pendant l'arrêt lui-même : si, à la fin de la période de référence, le contrat est suspendu depuis au moins un an pour maladie ou accident, le report commence à la fin de cette période de référence. Si le salarié reprend avant l'expiration du report, celui-ci est suspendu jusqu'à ce qu'il reçoive votre information. Un accord d'entreprise ou de branche peut prévoir un report plus long. Les jours non pris à l'issue du report sont perdus.

Modèle de courrier ou d'e-mail au salarié

Remplacez les indications entre crochets et remettez le texte à la personne concernée par un moyen qui date sa réception. La formulation est une proposition ; vous décidez de l'adapter à votre entreprise et à votre convention collective.

Objet : vos congés payés à la suite de votre reprise du [date de reprise]

Madame, Monsieur [Nom],

À la suite de votre arrêt de travail du [date de début] au [date de fin] et de votre reprise le [date de reprise], nous vous informons, conformément à l'article L.3141-19-3 du Code du travail, de la situation de vos congés payés à la date du [date].

Vous disposez de [nombre] jours ouvrables de congés payés, dont [nombre] jours acquis pendant votre arrêt.

Ces jours peuvent être pris jusqu'au [date limite]. [Pour les [nombre] jours que votre arrêt vous a empêché de prendre, ce délai correspond à la période de report de quinze mois prévue à l'article L.3141-19-1, qui court à compter de la réception de ce courrier.] Les jours non pris à cette date seront perdus.

Nous vous invitons à poser vos demandes suffisamment tôt pour que nous puissions les organiser avec votre équipe. Pour toute question sur votre compteur, vous pouvez contacter [interlocuteur].

Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.

[Nom, fonction]
[Entreprise]

Reçu le : ____________ Signature du salarié : ____________

Check-list à chaque reprise après un arrêt

1. Noter la date de reprise et calculer la date limite d'envoi, un mois plus tard.
2. Recompter les congés acquis pendant l'arrêt : 2 jours ouvrables par mois pour un arrêt non professionnel, 2,5 pour un accident du travail ou une maladie professionnelle.
3. Identifier les jours que l'arrêt a empêché de prendre et fixer leur date limite selon le report de 15 mois.
4. Vérifier si votre convention collective ou un accord prévoit des règles plus favorables.
5. Remettre le courrier par un moyen qui date la réception : bulletin de paie, remise contre signature ou recommandé.
6. Conserver la preuve datée et mettre à jour le compteur de congés du salarié.

Un exemple : la reprise de Greta Vogel chez NovaTech

Greta Vogel est en arrêt maladie non professionnel de février à avril 2026, soit trois mois. Pendant cette période, elle acquiert 2 jours ouvrables par mois, donc 6 jours, au lieu des 7,5 qu'elle aurait acquis en travaillant. Elle avait aussi 8 jours de la période précédente à prendre avant le 30 avril 2026, qu'elle n'a pas pu poser à cause de son arrêt.

Elle reprend le 4 mai 2026. NovaTech doit l'informer au plus tard le 4 juin 2026. Le courrier lui est remis contre signature le 12 mai 2026 : les 8 jours reportés peuvent alors être pris pendant quinze mois, jusqu'au 12 août 2027. Si NovaTech n'envoie rien, le report ne commence pas et les 8 jours restent dus.

Les soldes et les dates d'expiration du report dans Absenca

Pour le courrier, il vous faut pour chaque salarié un nombre de jours et une date. Absenca affiche pour chaque personne le solde restant par année de congés, les jours reportés et la date à laquelle ils expirent, selon le délai de report réglé pour son site. Vous avez ainsi les chiffres du courrier sous les yeux au lieu de les reconstituer dans un tableur.

Absenca ne calcule pas les jours acquis pendant un arrêt maladie au rythme de 2 jours par mois, ne fixe pas le report de 15 mois propre à chaque salarié et n'envoie pas le courrier : c'est vous qui l'envoyez. Vous inscrivez les jours acquis pendant l'arrêt par un ajustement de son compteur. Le suivi des arrêts eux-mêmes est décrit sur la page Suivi des absences, et l'ensemble des fonctions sur la page Logiciel de gestion des congés.

Ces informations reprennent le Code du travail applicable en France et ne constituent pas un conseil juridique. Une convention collective ou un accord d'entreprise peut prévoir des règles plus favorables.

Dernière vérification: 21 octobre 2026 · l'équipe Absenca