Localisation et portabilité des données
Cette page indique où se trouve l'infrastructure d'Absenca, comment nous répondons aux demandes de données des autorités publiques, et comment vous pouvez emporter vos données. Ce sont les informations que le règlement européen sur les données (Data Act) demande aux fournisseurs cloud de publier.
Infrastructure et juridiction
RRYME LTD est soumise au droit britannique. L'infrastructure est fournie par Cloudflare, une société américaine, sur son réseau mondial ; aucune région précise n'est garantie.
Les autres sociétés qui traitent des données pour nous, et leur localisation, sont listées sur notre page des sous-traitants.
Accès des autorités publiques
Nous ne communiquons les données des clients à une autorité publique que si une décision de justice valide et contraignante l'exige. Nous vérifions la validité juridique et la portée de chaque demande, la contestons lorsqu'elle est illégale ou trop large, ne divulguons que le strict minimum requis, et prévenons d'abord le client concerné, sauf si la loi l'interdit.
Les données sont chiffrées en transit et au repos, et l'accès de notre personnel aux données de congés des clients est limité et journalisé. Les engagements de nos fournisseurs face aux demandes des autorités font partie de leurs accords de traitement des données avec nous.
Comment exporter vos données
- En libre-service : les administrateurs peuvent exporter à tout moment les rapports de congés, les soldes et l'historique en CSV, Excel ou PDF depuis Rapports, et télécharger tout ce qu'Absenca détient sur une personne dans un fichier JSON.
- Export complet : un administrateur peut choisir à tout moment « Exporter toutes les données » dans les paramètres de l'organisation. Absenca prépare un fichier JSON contenant toutes les données de l'organisation, prévient l'administrateur par e-mail lorsqu'il est prêt et le garde téléchargeable pendant 7 jours. Le dictionnaire de données ci-dessous en détaille le contenu. Vous pouvez aussi le demander à support@absenca.com, qui le fournit sous 30 jours.
- Aucun préavis : vous pouvez exporter à tout moment, pendant votre contrat et pendant au moins 30 jours après sa fin.
Passer à un autre service
Prévenez-nous si vous passez à un autre fournisseur ou à vos propres systèmes. Nous assurons une période de transition jusqu'à 30 jours, pendant laquelle le service continue et nous fournissons les exports ci-dessus. Après votre départ, vous disposez d'au moins 30 jours pour récupérer vos données, sauf si vous choisissez de les effacer immédiatement ; nous les effaçons ensuite. Les conditions de sortie figurent à la section 17 de nos conditions d'utilisation.
Frais
Il n'y a aucuns frais de changement de fournisseur, de sortie ou d'export de données.
Dictionnaire de données de l'export complet
L'export complet est un fichier JSON, absenca-export.json. Il contient exportedAt (date de création du fichier), organizationId et une liste pour chaque entité ci-dessous. Chaque liste contient un objet par enregistrement, avec les champs indiqués.
- Les horodatages comme createdAt, updatedAt et reviewedAt sont au format ISO 8601 en UTC, par exemple 2026-10-13T09:30:00.000Z.
- Les dates de congés, de jours fériés, de périodes d'interdiction, d'emploi et de récupération sont au format AAAA-MM-JJ.
- Les identifiants sont du texte. Un champ sans valeur vaut null. Les réglages activés ou non valent true ou false. Les jours, heures et montants sont des nombres.
- approvalReminderDays, yearSplit et metadata contiennent du JSON écrit sous forme de texte.
- Chaque pièce jointe a un downloadUrl vers le fichier, valable aussi longtemps que l'export (7 jours).
| Entité | Contenu | Champs |
|---|---|---|
Personnes users | Toutes les personnes de l'organisation, avec leur rôle, bureau, service, politique de congés, horaire de travail et données d'emploi. Les personnes qui ont quitté l'organisation n'apparaissent qu'avec leur identifiant, nom et e-mail. | id, name, email, role, membershipStatus, employeeId, departmentId, officeLocationId, leavePolicyId, startDate, endDate, countryOfResidence, countryOfWork, holidayMode, timezoneId, createdAt, workSchedule |
Bureaux offices | Pays, fuseau horaire et réglages de l'année de congés de chaque bureau. | id, organizationId, name, address, countryCode, timezoneId, isActive, leaveYearStartMonth, carryOverExpiryMonths, allowNegativeBalance, probationDays, approvalReminderDays, approvalExpirationDay, approvalExpirationEnabled, autoShiftWeekendHolidays, allowNegativeCarryOver, expirationMessage, leaveYearMode, autoYearEndProcessing, isDefault, createdAt, updatedAt |
Horaires de travail workSchedules | Les horaires de travail de chaque bureau : jours travaillés, heure de début et de fin de chaque jour, et celui qui est l'horaire par défaut du bureau. | id, organizationId, officeLocationId, name, pattern, isDefault, createdAt, updatedAt |
Services departments | Les services, leur bureau, leur service parent et leurs limites d'absences. | id, organizationId, officeLocationId, name, description, maxSimultaneousAbsences, backupApproverId, parentDepartmentId, createdAt, updatedAt |
Types de congé leaveTypes | Les types de congé de chaque bureau et leurs règles. | id, officeLocationId, name, description, defaultDaysPerYear, maxCarryOverDays, requiresApproval, isPaid, isActive, color, sortOrder, minNoticeDays, minDays, maxDays, accrualFrequency, maxAccrualBalance, allowNegativeBalance, requiresAttachment, isReasonRequired, allowDuringProbation, trackingUnit, allowHalfDays, countsForBradford, isPrivate, isUnlimited, pausesAccrual, isHidden, allowRetroactive, isToil, toilConversionRate, toilExpiryDays, toilRequestsAllowedForUsers, hourIncrement, allowAdvanceRequests, createdAt, updatedAt |
Politiques de congés leavePolicies | Les politiques de congés et leur bureau. | id, organizationId, officeLocationId, name, description, isDefault, isActive, createdAt, updatedAt |
Droits par politique leavePolicyEntitlements | Les jours par an que chaque politique accorde pour chaque type de congé. | id, leavePolicyId, leaveTypeId, daysPerYear, createdAt, updatedAt |
Demandes de congé leaveRequests | Chaque demande de congé, avec ses dates, son statut, son motif et sa validation. | id, userId, leaveTypeId, status, startDate, endDate, totalDays, yearSplit, hours, startDayType, endDayType, reason, reviewedBy, reviewedAt, reviewNote, delegateApproval, cancelledAt, reminderCount, lastReminderAt, createdAt, updatedAt |
Soldes balances | Droits, jours pris, reports et ajustements de chaque personne par type de congé et par année. | id, userId, leaveTypeId, year, entitled, used, pending, carryOver, adjustment, accrualFrequency, createdAt, updatedAt |
Récupération timeOffInLieu | Les heures supplémentaires effectuées et leur conversion en congé. | id, userId, leaveTypeId, status, date, hours, dayType, convertedDays, reason, reviewedBy, reviewedAt, reviewNote, expiresAt, processedAt, createdAt, updatedAt |
Jours fériés holidays | Les jours fériés légaux et d'entreprise de chaque bureau. | officeLocationId, isRecurring, name, date, countryCode |
Périodes d'interdiction blackoutPeriods | Les périodes où les congés sont restreints, et à qui elles s'appliquent. | id, organizationId, officeLocationId, name, startDate, endDate, scope, scopeId, message, createdAt, updatedAt |
Journal d'audit auditEntries | Le journal d'audit de l'organisation : qui a fait quoi, et quand. | id, userId, organizationId, action, entityType, entityId, metadata, performedBy, createdAt |
Pièces jointes attachments | Les fichiers joints aux demandes de congé, chacun avec un lien de téléchargement. | id, leaveRequestId, fileName, mimeType, fileSize, createdAt, downloadUrl |