Conditions d'utilisation

1. Les parties

Absenca est fourni par RRYME LTD, société à responsabilité limitée immatriculée en Angleterre et au pays de Galles (numéro 17017522), siège social 128 City Road, London, EC1V 2NX, United Kingdom. Vous acceptez ces conditions en créant une organisation ou en souscrivant une offre payante ; la personne qui les accepte confirme être habilitée à engager l'organisation.

2. Usage professionnel uniquement

Absenca s'adresse aux entreprises, organismes publics, associations et autres organisations pour gérer les congés de leur personnel. Vous confirmez agir pour une telle organisation et non en tant que consommateur.

3. Documents contractuels

Le contrat comprend ces conditions, notre accord de traitement des données (le « DPA »), qui en fait partie, et les politiques auxquelles elles renvoient, comme notre politique de confidentialité. En cas de conflit, le DPA prévaut sur ces conditions, qui prévalent sur les politiques.

4. Le service

Absenca est un service cloud de suivi des congés et absences, que nous pouvons faire évoluer. Nous visons une disponibilité de 99,9 %, objectif et non garantie : nous ne garantissons pas un service ininterrompu ou sans erreur, ni un préavis pour la maintenance.

5-6. Comptes et utilisation acceptable

Vous fournissez des informations exactes, répondez des personnes à qui vous donnez accès et protégez les identifiants ; signalez tout accès non autorisé à info@absenca.com. Vous ne devez pas utiliser Absenca illégalement, saisir de diagnostic ou d'information médicale détaillée dans les champs libres (indiquez qu'une personne est absente pour maladie, pas pourquoi ; joignez l'arrêt maladie si votre procédure l'exige), tenter d'accéder aux données d'autres clients ou à nos systèmes, perturber le service, le copier, le décompiler ou le revendre, ni y stocker des données sans rapport avec la gestion des congés.

7. Pas de conseil RH ou juridique

Les types de congé, modèles, règles d'acquisition, jours fériés, calculateurs et rapports sont des aides, pas des conseils RH ou en droit du travail. Vous définissez vos politiques et êtes responsable de leur conformité, et de celle de votre usage d'Absenca, au droit du travail, au temps de travail et à la protection des données, y compris toute obligation d'informer ou de consulter les représentants du personnel.

8. Offres, facturation, renouvellement, résiliation et remboursements

• L'offre Starter est gratuite, dans ses limites.
• Les offres payantes sont facturées d'avance, mensuellement ou annuellement, via Stripe. Pro est facturé pour l'ensemble de ses licences ; un Custom Pack par utilisateur. Le prix est affiché avant paiement.
• Renouvellement automatique à la fin de chaque période, pour la même durée, jusqu'à résiliation.
• Résiliation à tout moment dans les paramètres de facturation : l'offre reste active jusqu'à la fin de la période payée, puis vous pouvez continuer sur l'offre gratuite. La résiliation ne supprime rien.
• Les frais d'une période commencée ne sont pas remboursés, sauf disposition contraire de ces conditions ou de la loi.
• Changement de prix : préavis d'au moins 30 jours, application au prochain renouvellement ; vous pouvez résilier avant.
• Les prix s'entendent hors TVA et autres taxes, ajoutées le cas échéant.
• Impayé : si un paiement échoue et n'est pas régularisé pendant le délai de grâce indiqué, nous pouvons limiter votre organisation à l'offre gratuite ou la suspendre jusqu'au paiement.

9. Vos données

Vous êtes propriétaire de vos données. Nous les hébergeons, traitons et affichons uniquement pour fournir, sécuriser et assister le service, et comme le permet le DPA, en tant que sous-traitant.

10. Données agrégées

Nous pouvons créer des statistiques agrégées et désidentifiées pour exploiter, sécuriser et améliorer Absenca. Elles n'identifient personne et nous ne les vendons pas.

11. Services tiers

L'usage de Slack, Microsoft Teams, Google Workspace, Microsoft 365 ou d'un autre service tiers relève de votre contrat avec son fournisseur. Nous n'en sommes pas responsables et pouvons modifier ou arrêter une intégration si le fournisseur modifie ou arrête son service.

12-13. Propriété intellectuelle et confidentialité

Absenca nous appartient ; pendant le contrat, vous pouvez l'utiliser pour les besoins internes de votre organisation. Nous pouvons utiliser librement vos suggestions. Chaque partie garde confidentielles les informations de l'autre, sauf exceptions usuelles (informations publiques, déjà connues, développées indépendamment ou à divulguer par la loi), pendant trois ans après la fin du contrat et aussi longtemps qu'elles restent un secret d'affaires.

14. Garanties d'éviction

Nous vous défendons contre une réclamation d'un tiers alléguant qu'Absenca, tel que nous le fournissons, viole ses droits de propriété intellectuelle (hors réclamations dues à vos données, à une combinaison avec un élément non fourni par nous ou à un usage contraire aux conditions). Vous nous défendez contre une réclamation liée à vos données ou à un usage contraire à la section 6. La partie protégée prévient l'autre rapidement, lui laisse la conduite de la défense et l'aide raisonnablement, aux frais de l'autre.

15. Responsabilité

• Rien ne limite ni n'exclut la responsabilité en cas de décès ou de dommage corporel causé par une négligence, de fraude ou de déclaration frauduleuse, ni pour tout ce que la loi ne permet pas de limiter.
• Sous cette réserve, aucune partie n'est responsable des pertes de bénéfices, de chiffre d'affaires, d'activité, de clientèle ou d'économies escomptées, ni des pertes indirectes ou consécutives.
• Sous cette réserve, la responsabilité totale de chaque partie, sur toute période de 12 mois, est limitée au plus élevé de : (a) les frais que vous nous avez payés dans les 12 mois précédant le fait générateur ; et (b) 100 £.
• Ces limites ne s'appliquent pas à votre obligation de payer.

16. Durée, suspension et résiliation

Le contrat dure tant que votre organisation existe dans Absenca. Vous pouvez y mettre fin à tout moment ; nous, avec un préavis d'au moins 30 jours. Chaque partie peut résilier immédiatement en cas de manquement grave non corrigé dans les 14 jours suivant notification. Nous pouvons suspendre l'accès sans délai pour stopper un usage illicite ou un risque de sécurité, puis le rétablir. Les conditions de sortie de la section 17 s'appliquent ensuite.

17. Sortie : export, changement de fournisseur et suppression

• Export à tout moment, sans préavis, pendant le contrat et au moins 30 jours après : via les exports de l'application, dont « Exporter toutes les données » dans les paramètres de l'organisation, qui fournit un export complet dans un format structuré et lisible par machine (JSON), ou sur demande auprès du support sous 30 jours.
• Changement de fournisseur : période de transition jusqu'à 30 jours, pendant laquelle le service continue.
• Après la fin du contrat, au moins 30 jours pour récupérer vos données, sauf effacement immédiat à votre demande.
• Ensuite, effacement du service actif ; les sauvegardes expirent dans les 30 jours suivants.
• Aucuns frais de changement, de sortie ou d'export.
• Notre page localisation et portabilité des données décrit la procédure.

18. Modifications

Avant toute modification importante, nous prévenons vos administrateurs par e-mail au moins 30 jours à l'avance ; si vous refusez, vous pouvez mettre fin au contrat avant son entrée en vigueur, avec les conditions de sortie. Chaque version est datée et reste disponible.

19. Dispositions générales

Cession soumise à notre accord (nous pouvons céder à un successeur, en vous prévenant) ; force majeure ; pas de renonciation par retard ; divisibilité ; intégralité de l'accord ; aucun droit pour les tiers (le Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999 ne s'applique pas) ; notifications par e-mail à vos administrateurs, et de votre part à info@absenca.com.

20. Droit applicable et tribunaux

Ces conditions et tout litige s'y rapportant, y compris non contractuel, sont régis par le droit de l'Angleterre et du pays de Galles. Les tribunaux d'Angleterre et du pays de Galles ont compétence exclusive.

21. Langue

Ces conditions sont rédigées en anglais. Les traductions et résumés sont fournis pour information ; en cas de divergence, la version anglaise prévaut.