Datenstandort und Übertragbarkeit
Diese Seite beschreibt, wo sich die Infrastruktur von Absenca befindet, wie wir auf Anfragen von Behörden nach Daten reagieren und wie Sie Ihre Daten mitnehmen können. Es sind die Informationen, deren Veröffentlichung der EU Data Act von Cloud-Anbietern verlangt.
Infrastruktur und Rechtsordnung
RRYME LTD unterliegt britischem Recht. Die Infrastruktur stellt Cloudflare bereit, ein US-Unternehmen, in seinem globalen Netzwerk; bestimmte Regionen werden nicht garantiert.
Die anderen Unternehmen, die Daten für uns verarbeiten, und ihre Standorte sind auf unserer Seite der Unterauftragsverarbeiter aufgeführt.
Zugriff durch Behörden
Wir geben Kundendaten nur dann an eine Behörde heraus, wenn eine gültige, verbindliche rechtliche Anordnung dies verlangt. Wir prüfen jede Anfrage auf Rechtmäßigkeit und Umfang, fechten sie an, wenn sie rechtswidrig oder zu weit gefasst ist, legen nur das erforderliche Minimum offen und informieren den betroffenen Kunden vorab, sofern das Gesetz dies nicht verbietet.
Daten werden bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt, und der Zugriff unserer Mitarbeitenden auf Abwesenheitsdaten der Kunden ist beschränkt und wird protokolliert. Die Zusagen unserer Anbieter zu Behördenanfragen sind Teil ihrer Auftragsverarbeitungsverträge mit uns.
So exportieren Sie Ihre Daten
- Selbstbedienung: Admins können Abwesenheitsberichte, Salden und Verläufe jederzeit unter Berichte als CSV, Excel oder PDF exportieren und alles, was Absenca über eine Person speichert, als JSON-Datei herunterladen.
- Vollständiger Export: Ein Admin kann jederzeit in den Organisationseinstellungen „Alle Daten exportieren“ wählen. Absenca erstellt eine JSON-Datei mit allen Daten der Organisation, benachrichtigt den Admin per E-Mail, sobald sie bereitsteht, und hält sie 7 Tage zum Download bereit. Das Datenverzeichnis unten listet ihren Inhalt. Alternativ stellt support@absenca.com den Export auf Anfrage innerhalb von 30 Tagen bereit.
- Keine Frist: Sie können jederzeit exportieren, während Ihres Vertrags und mindestens 30 Tage nach dessen Ende.
Wechsel zu einem anderen Dienst
Teilen Sie uns mit, wenn Sie zu einem anderen Anbieter oder zu eigenen Systemen wechseln. Wir unterstützen eine Übergangszeit von bis zu 30 Tagen, in der der Dienst weiterläuft und wir die oben genannten Exporte bereitstellen. Nach Ihrem Ausscheiden haben Sie mindestens 30 Tage Zeit, Ihre Daten abzurufen, sofern Sie sie nicht sofort löschen; danach löschen wir sie. Die Ausstiegsbedingungen stehen in Abschnitt 17 unserer Nutzungsbedingungen.
Gebühren
Es gibt keine Wechsel-, Ausstiegs- oder Datenexportgebühren.
Datenverzeichnis des vollständigen Exports
Der vollständige Export ist eine JSON-Datei, absenca-export.json. Sie enthält exportedAt (wann die Datei erstellt wurde), organizationId und je eine Liste für jede der folgenden Entitäten. Jede Liste enthält ein Objekt pro Datensatz mit den angegebenen Feldern.
- Zeitpunkte wie createdAt, updatedAt und reviewedAt sind ISO-8601-Zeitstempel in UTC, zum Beispiel 2026-10-13T09:30:00.000Z.
- Daten von Abwesenheiten, Feiertagen, Sperrzeiten, Beschäftigung und Freizeitausgleich haben das Format JJJJ-MM-TT.
- IDs sind Text. Ein Feld ohne Wert ist null. Ein- oder ausgeschaltete Einstellungen sind true oder false. Tage, Stunden und Mengen sind Zahlen.
- approvalReminderDays, yearSplit und metadata enthalten JSON als Text.
- Jeder Anhang hat eine downloadUrl zur Datei selbst, gültig so lange wie der Export (7 Tage).
| Entität | Inhalt | Felder |
|---|---|---|
Personen users | Alle Personen der Organisation mit Rolle, Standort, Abteilung, Abwesenheitsrichtlinie, Arbeitszeitmodell und Beschäftigungsdaten. Wer die Organisation verlassen hat, erscheint nur mit ID, Name und E-Mail-Adresse. | id, name, email, role, membershipStatus, employeeId, departmentId, officeLocationId, leavePolicyId, startDate, endDate, countryOfResidence, countryOfWork, holidayMode, timezoneId, createdAt, workSchedule |
Standorte offices | Land, Zeitzone und Urlaubsjahr-Einstellungen jedes Standorts. | id, organizationId, name, address, countryCode, timezoneId, isActive, leaveYearStartMonth, carryOverExpiryMonths, allowNegativeBalance, probationDays, approvalReminderDays, approvalExpirationDay, approvalExpirationEnabled, autoShiftWeekendHolidays, allowNegativeCarryOver, expirationMessage, leaveYearMode, autoYearEndProcessing, isDefault, createdAt, updatedAt |
Arbeitszeitmodelle workSchedules | Die Arbeitszeitmodelle jedes Standorts: Arbeitstage, Beginn und Ende jedes Tages und welches das Standardmodell des Standorts ist. | id, organizationId, officeLocationId, name, pattern, isDefault, createdAt, updatedAt |
Abteilungen departments | Abteilungen, ihr Standort, ihre übergeordnete Abteilung und Abwesenheitsgrenzen. | id, organizationId, officeLocationId, name, description, maxSimultaneousAbsences, backupApproverId, parentDepartmentId, createdAt, updatedAt |
Abwesenheitsarten leaveTypes | Die Abwesenheitsarten jedes Standorts und ihre Regeln. | id, officeLocationId, name, description, defaultDaysPerYear, maxCarryOverDays, requiresApproval, isPaid, isActive, color, sortOrder, minNoticeDays, minDays, maxDays, accrualFrequency, maxAccrualBalance, allowNegativeBalance, requiresAttachment, isReasonRequired, allowDuringProbation, trackingUnit, allowHalfDays, countsForBradford, isPrivate, isUnlimited, pausesAccrual, isHidden, allowRetroactive, isToil, toilConversionRate, toilExpiryDays, toilRequestsAllowedForUsers, hourIncrement, allowAdvanceRequests, createdAt, updatedAt |
Abwesenheitsrichtlinien leavePolicies | Abwesenheitsrichtlinien und ihr Standort. | id, organizationId, officeLocationId, name, description, isDefault, isActive, createdAt, updatedAt |
Ansprüche je Richtlinie leavePolicyEntitlements | Die Tage pro Jahr, die jede Richtlinie je Abwesenheitsart gewährt. | id, leavePolicyId, leaveTypeId, daysPerYear, createdAt, updatedAt |
Abwesenheitsanträge leaveRequests | Jeder Abwesenheitsantrag mit Daten, Status, Grund und Prüfung. | id, userId, leaveTypeId, status, startDate, endDate, totalDays, yearSplit, hours, startDayType, endDayType, reason, reviewedBy, reviewedAt, reviewNote, delegateApproval, cancelledAt, reminderCount, lastReminderAt, createdAt, updatedAt |
Salden balances | Anspruch, Verbrauch, Übertrag und Korrekturen jeder Person je Abwesenheitsart und Jahr. | id, userId, leaveTypeId, year, entitled, used, pending, carryOver, adjustment, accrualFrequency, createdAt, updatedAt |
Freizeitausgleich timeOffInLieu | Geleistete Mehrstunden und ihre Umwandlung in Abwesenheit. | id, userId, leaveTypeId, status, date, hours, dayType, convertedDays, reason, reviewedBy, reviewedAt, reviewNote, expiresAt, processedAt, createdAt, updatedAt |
Feiertage holidays | Die gesetzlichen und betrieblichen Feiertage jedes Standorts. | officeLocationId, isRecurring, name, date, countryCode |
Sperrzeiten blackoutPeriods | Zeiträume, in denen Abwesenheiten eingeschränkt sind, und für wen sie gelten. | id, organizationId, officeLocationId, name, startDate, endDate, scope, scopeId, message, createdAt, updatedAt |
Audit-Log auditEntries | Das Audit-Log der Organisation: wer wann was getan hat. | id, userId, organizationId, action, entityType, entityId, metadata, performedBy, createdAt |
Anhänge attachments | An Abwesenheitsanträge angehängte Dateien, jeweils mit Download-Link. | id, leaveRequestId, fileName, mimeType, fileSize, createdAt, downloadUrl |