Vom Antrag bis zum Kalender
Urlaubsantrag digital: vom Antrag zur Freigabe in einem Ablauf
Mitarbeitende stellen den Urlaubsantrag in der Web-App oder in Slack, Absenca prüft Resturlaub, Teamgrenzen und Sperrzeiten, und die Führungskraft gibt mit einem Klick frei. Danach steht der Urlaub im Kalender.
Kostenlos für bis zu 10 Personen · 11 bis 50 Personen: 37,50 $ im Monat im Pro-Tarif
Ein digitaler Urlaubsantrag ersetzt den Papierzettel im Fach der Chefin und die E-Mail, die im Postfach untergeht. Mit Absenca wählen Mitarbeitende Abwesenheitsart und Zeitraum, sehen vor dem Absenden ihren Resturlaub und schicken den Antrag ab. Die zuständige Führungskraft wird benachrichtigt, entscheidet mit einem Klick, und der genehmigte Urlaub landet im Teamkalender und auf Wunsch im eigenen Google- oder Outlook-Kalender.
Der Unterschied zum Formular liegt in der Prüfung: Absenca rechnet die Arbeitstage nach dem Arbeitszeitmodell der Person und den Feiertagen des Standorts aus und weist einen Antrag ab, der den Resturlaub übersteigt, in eine Sperrzeit fällt oder mehr Leute aus einem Team gleichzeitig abziehen würde, als Sie erlauben. Bis 10 Personen ist das kostenlos.
Das bekommen Sie
Antrag in unter einer Minute
Art, Zeitraum, halber Tag oder Stunden, optional ein Kommentar oder ein Anhang. Der Resturlaub steht direkt daneben.
Prüfung vor dem Absenden
Resturlaub, Teamgrenze, Sperrzeiten, Vorlauffrist und Überschneidungen werden geprüft, bevor der Antrag überhaupt bei der Führungskraft ankommt.
Freigabe per Klick
Genehmigen oder ablehnen in der Web-App, einzeln oder mehrere auf einmal. Mit dem Slack-Bot direkt aus der Nachricht; der Bot ist im Pro-Tarif und im Custom Pack enthalten, nicht im kostenlosen Starter-Tarif.
Danach im Kalender
Genehmigter Urlaub erscheint im Teamkalender und über den persönlichen Kalender-Feed in Google Kalender oder Outlook.
So läuft der digitale Urlaubsantrag ab
- Antrag stellen. Die Person wählt in der Web-App die Abwesenheitsart und den Zeitraum. Ganze Tage, halbe Tage oder einzelne Stunden sind möglich, je nachdem, was Sie für die Art erlauben.
- Automatisch prüfen. Absenca zählt die Arbeitstage nach ihrem Arbeitszeitmodell, lässt Feiertage des Standorts aus und prüft Resturlaub, Sperrzeiten, Vorlauffrist und die Obergrenze für gleichzeitige Abwesenheiten im Team. Was nicht passt, wird mit Begründung abgelehnt, bevor jemand entscheiden muss.
- Freigeben. Der Antrag geht an die Führungskräfte der Abteilung, ohne Führungskraft an die Admins. Sie bekommen eine E-Mail-Benachrichtigung und entscheiden in der Web-App oder, mit dem Slack-Bot, direkt in Slack.
- Im Kalender sehen. Die Person erfährt die Entscheidung sofort. Genehmigter Urlaub steht im Teamkalender, wird vom Urlaubskonto abgezogen und erscheint über den Kalender-Feed in Google Kalender oder Outlook.
Genehmigt wird in der Web-App oder in Slack, nicht per Antwort auf eine E-Mail. Die Benachrichtigung führt mit einem Link direkt zum Antrag.
Was gegen Zettel, Excel und E-Mail spricht
Der Papierantrag ist schnell ausgefüllt, aber danach beginnt die Handarbeit: Jemand muss nachsehen, wie viele Tage noch übrig sind, ob schon jemand aus dem Team in derselben Woche fehlt und ob der Antrag in die Inventur oder den Quartalsabschluss fällt. Dann wird das Ergebnis in eine Tabelle übertragen und dem Team mitgeteilt. Bei jedem Schritt kann etwas verloren gehen.
Ein digitaler Urlaubsantrag dreht die Reihenfolge um: Die Regeln stehen einmal im System, und jeder Antrag wird automatisch danach geprüft. Die Führungskraft entscheidet nur noch über das, was zulässig ist, und der Resturlaub stimmt ohne Nachrechnen. Ablage gibt es keine mehr, weil jeder Antrag mit Datum, Entscheidung und entscheidender Person gespeichert bleibt.
Wer genehmigt und was passiert, wenn niemand da ist
Anträge gehen an die Führungskräfte der Abteilung, in der die Person arbeitet. Hat eine Abteilung keine Führungskraft, entscheiden die Admins. Für Zeiten, in denen alle Führungskräfte selbst im Urlaub sind, hinterlegen Sie je Abteilung eine Vertretung, die dann freigibt.
Bleibt ein Antrag liegen, erinnert Absenca die zuständigen Personen; die Erinnerungen sind in jedem Tarif enthalten, auch im kostenlosen Starter-Tarif. Eine mehrstufige Freigabekette, bei der erst die Teamleitung und danach die Geschäftsführung zustimmt, gibt es nicht: Eine Entscheidung genügt.
Genehmigen in Slack, und was für Teams und Google Chat gilt
Arbeitet Ihr Team in Slack, beantragen Mitarbeitende Urlaub mit /absenca leave, und die Führungskraft entscheidet mit Approve oder Reject direkt in der Nachricht. Dabei gelten dieselben Prüfungen wie in der Web-App. Der Slack-Bot ist im Pro-Tarif und im Custom Pack enthalten, nicht im kostenlosen Starter-Tarif. Wie das im Alltag aussieht, zeigt die Seite Urlaubsverwaltung in Slack.
Bots für Microsoft Teams und Google Chat sind in Arbeit, lassen sich aber noch nicht installieren. Bis dahin genehmigen Teams ohne Slack in der Web-App.
Nach der Freigabe: Kalender und Konto
Genehmigter Urlaub wird sofort vom Urlaubskonto abgezogen und erscheint im Teamkalender, gefiltert nach Standort und Abteilung. Jede Person kann ihren eigenen Urlaub als Kalender-Feed in Google Kalender oder Outlook abonnieren; die Kalendersynchronisation ist in jedem Tarif enthalten, auch im kostenlosen Starter-Tarif. Einen Feed für das ganze Team gibt es im Pro-Tarif. Mehr dazu auf der Seite Abwesenheitskalender.
Wird ein genehmigter Urlaub vor Beginn storniert, bekommt die Person die Tage zurück, und der Eintrag verschwindet aus dem Kalender. Für die Planung über das ganze Jahr hilft die Seite zur Abwesenheitsplanung.
Für wen sich der Umstieg lohnt
Für kleine Teams, in denen bisher eine Person Anträge sammelt und eine Tabelle pflegt, ist der digitale Urlaubsantrag der schnellste Gewinn. Bis 10 Personen ist Absenca kostenlos, ohne Kreditkarte; danach kostet Pro 37,50 $ im Monat für bis zu 50 Personen. Einen Überblick für kleine Betriebe gibt die Seite Urlaubsverwaltung für kleine Unternehmen, alle Funktionen zeigt die Seite Urlaubsverwaltung Software.
Zuletzt geprüft: · Absenca-Team
Warum Teams Absenca wählen
- Urlaubsantrag in der Web-App oder in Slack
- Prüfung von Resturlaub, Teamgrenze und Sperrzeiten vor dem Absenden
- Freigabe per Klick, mit Vertretung je Abteilung
- Erinnerungen an offene Anträge
- Persönlicher Kalender-Feed für Google Kalender und Outlook
- Bis 10 Personen kostenlos; Pro 37,50 $ im Monat für bis zu 50
Häufige Fragen
- Wie funktioniert ein digitaler Urlaubsantrag?
- Die Person wählt in der Web-App oder in Slack Abwesenheitsart und Zeitraum. Absenca prüft Resturlaub, Sperrzeiten und Teamgrenzen, benachrichtigt die zuständige Führungskraft, und die gibt mit einem Klick frei. Danach steht der Urlaub im Kalender und ist vom Konto abgezogen.
- Kann die Führungskraft per E-Mail genehmigen?
- Nein. Die E-Mail benachrichtigt nur und verlinkt auf den Antrag. Genehmigt wird in der Web-App oder mit dem Slack-Bot direkt in Slack.
- Gibt es mehrstufige Genehmigungen?
- Nein. Ein Antrag geht an die Führungskräfte der Abteilung, ohne Führungskraft an die Admins, und eine Entscheidung genügt. Für Abwesenheiten der Führungskräfte hinterlegen Sie je Abteilung eine Vertretung.
- Funktioniert das auch mit Microsoft Teams oder Google Chat?
- Noch nicht. Die Bots für Microsoft Teams und Google Chat sind in Arbeit, lassen sich aber noch nicht installieren. Bis dahin wird in der Web-App genehmigt, mit Slack direkt im Chat.
- Was kostet der digitale Urlaubsantrag?
- Bis 10 Personen nichts. Danach kostet Pro 37,50 $ im Monat für bis zu 50 Personen, ohne Jahresvertrag. Der Slack-Bot ist im Pro-Tarif und im Custom Pack enthalten, nicht im kostenlosen Starter-Tarif.