Wer ist wann weg – auf einen Blick
Abwesenheitsplanung, die Engpässe verhindert statt sie zu dokumentieren
Ein gemeinsamer Abwesenheitskalender für Urlaub, Krankheit und alles dazwischen – mit Überschneidungs-Warnungen, Sperrzeiten und Feiertagen je Standort. Bis 15 Personen kostenlos.
Abwesenheitsplanung ist die vorausschauende Koordination aller Abwesenheiten im Team – mit gemeinsamem Kalender, Überschneidungs-Warnungen und Sperrzeiten, damit nie zu viele gleichzeitig fehlen. Sie ist mehr als das Genehmigen von Urlaubsanträgen: Es ist die Frage, ob nächste Woche überhaupt noch jemand im Support sitzt, ob zwei Schlüsselpersonen gleichzeitig weg sind und ob das Team um die Feiertage herum arbeitsfähig bleibt. Genau diese Fragen beantwortet eine Excel-Tabelle nicht – sie dokumentiert Abwesenheiten, aber sie plant nicht.
Absenca macht aus der Liste einen Plan: ein gemeinsamer Kalender und Wandplaner zeigen, wer wann fehlt; Warnungen schlagen an, bevor sich zu viele Abwesenheiten überschneiden; Sperrzeiten schützen kritische Phasen; und Feiertage werden je Standort automatisch berücksichtigt. Bis 15 Personen ist das volle Produkt kostenlos, danach kostet es pauschal 0,75 $ pro Person und Monat.
Abwesenheitskalender & Wandplaner
Das ganze Team – oder nur eine Abteilung, ein Standort – auf einer Zeitleiste. Urlaub, Krankheit, Homeoffice-Tage und eigene Typen, farblich sauber getrennt.
Überschneidungen früh erkennen
Beim Genehmigen sehen Führungskräfte sofort, wer im selben Zeitraum fehlt. Eine Obergrenze je Abteilung verhindert, dass zu viele gleichzeitig frei nehmen.
Sperrzeiten für kritische Phasen
Jahresabschluss, Messewoche, Go-live: In definierten Zeiträumen sind Anträge blockiert oder brauchen eine ausdrückliche Ausnahme – mit klarer Begründung im System.
Feiertage je Standort
Gesetzliche Feiertage für 190+ Länder werden je Standort automatisch hinterlegt. Kantonale oder regionale Tage – etwa Fronleichnam nur in einzelnen Kantonen – ergänzen Sie pro Büro als eigene Feiertage.
Was gute Abwesenheitsplanung ausmacht
Eine brauchbare Abwesenheitsplanung beantwortet drei Fragen, bevor sie jemand stellt: Wer fehlt heute? Wer fehlt in den nächsten Wochen? Und wo wird es dadurch eng? Dafür braucht es einen Kalender, den alle sehen, Salden, die automatisch stimmen, und Regeln, die im Hintergrund mitdenken – nicht noch eine Tabelle, die eine einzelne Person pflegt.
In Absenca beantragen Mitarbeitende ihre Abwesenheit selbst – im Web, per E-Mail-Benachrichtigung oder direkt in Slack, Microsoft Teams und Google Chat. Die Genehmigung landet automatisch bei der richtigen Führungskraft, inklusive Hinweis auf Überschneidungen im Team. So entsteht der Plan nebenbei, während alle einfach ihrer Arbeit nachgehen.
Planung um Feiertage – der Schweiz-Fall
Wer über mehrere Standorte plant, kennt das Problem: Der 1. August ist in der ganzen Schweiz frei, Fronleichnam nur in bestimmten Kantonen, und das deutsche Büro hat wieder andere Tage. Absenca hinterlegt die gesetzlichen Feiertage jedes Landes automatisch je Standort und zieht sie korrekt vom Anspruch ab; kantonale Besonderheiten wie Fronleichnam fügen Sie pro Büro als eigene Feiertage hinzu. So bildet jeder Standort seine tatsächlich freien Tage ab – ohne drei Kalender abzugleichen.
Jeder Standort bekommt zudem seine eigene Arbeitswoche und sein eigenes Urlaubsjahr. Die Gesamtsicht bleibt trotzdem eine einzige: ein Kalender, der zeigt, wer in Zürich, Berlin oder Wien gerade fehlt.
Vom Plan zur Auswertung
Abwesenheitsplanung endet nicht beim Kalender. Absenca zeigt Auslastungstrends, häufige Kurzabwesenheiten (Bradford-Faktor) und einen Burnout-Indikator, exportiert Berichte als CSV, XLSX und PDF und dokumentiert jede Aktion in einem lückenlosen Audit-Log. HR bekommt damit die Zahlen für Kapazitätsplanung und Nachweispflichten – ohne manuelle Pflege.
Absenca ist dabei bewusst kein komplettes HR-System: keine Lohnabrechnung, kein Recruiting. Es ist die dedizierte Ebene für Abwesenheiten – schnell eingeführt, präzise, und kompatibel mit dem HR-Stack, den Sie schon haben.
Warum Teams Absenca wählen
- Gemeinsamer Abwesenheitskalender und Wandplaner für das ganze Team
- Überschneidungs-Warnungen und Obergrenzen je Abteilung
- Sperrzeiten für kritische Geschäftsphasen
- Gesetzliche Feiertage je Land automatisch, kantonale Tage pro Büro ergänzbar
- Anträge auch per Slack, Microsoft Teams und Google Chat
- Bis 15 Personen kostenlos, danach 0,75 $ pro Person und Monat
Häufige Fragen
- Was ist Abwesenheitsplanung?
- Abwesenheitsplanung ist die vorausschauende Koordination aller Abwesenheiten im Team – Urlaub, Krankheit, Fortbildung, Elternzeit – mit dem Ziel, Engpässe zu vermeiden. Sie umfasst einen gemeinsamen Kalender, klare Genehmigungswege und Regeln wie Sperrzeiten oder Obergrenzen, damit die Arbeitsfähigkeit jederzeit gesichert bleibt.
- Reicht dafür nicht eine Excel-Tabelle?
- Für drei Personen vielleicht. Ab etwa zehn wird die Tabelle zum Risiko: Salden stimmen nicht, Überschneidungen fallen erst auf, wenn beide weg sind, und niemand pflegt Feiertage je Standort nach. Ein Abwesenheitsplaner automatisiert genau diese Fehlerquellen.
- Berücksichtigt Absenca kantonale Feiertage in der Schweiz?
- Die gesetzlichen Feiertage jedes Landes werden je Standort automatisch hinterlegt. Kantonale Besonderheiten – etwa Fronleichnam nur in bestimmten Kantonen – fügen Sie pro Büro einmalig als eigene Feiertage hinzu; ein Büro in Zürich und eines in Genf haben so jeweils ihre korrekten freien Tage.
- Können Mitarbeitende ihre Abwesenheiten selbst beantragen?
- Ja – im Web oder direkt in Slack, Microsoft Teams und Google Chat. Der Antrag geht automatisch an die richtige Führungskraft, die ihn mit einem Klick genehmigt oder ablehnt. Salden und Kalender aktualisieren sich sofort.
- Ist Absenca kostenlos?
- Bis 15 Personen ja – mit vollem Funktionsumfang, ohne Kreditkarte und ohne ablaufende Testphase. Darüber hinaus kostet Absenca pauschal 0,75 $ pro Person und Monat (ca. 0,70 €).
- Worin unterscheidet sich Abwesenheitsplanung von Urlaubsverwaltung?
- Urlaubsverwaltung kümmert sich um Anträge, Genehmigungen und Salden; Abwesenheitsplanung nutzt diese Daten, um Kapazität zu sichern – wer fehlt wann, wo drohen Engpässe, welche Zeiträume sind geschützt. Absenca deckt beides in einem Werkzeug ab.