Urlaubsplanung in der Arztpraxis: Empfang, Labor und Sprechstunde besetzt

Mindestbesetzung: wie viele dürfen gleichzeitig fehlen?

In einer Hausarztpraxis braucht die Anmeldung morgens zwei bis drei Personen, sonst staut sich das Wartezimmer bis auf die Straße. Labor und Blutabnahme brauchen in der Frühschicht mindestens eine MFA, und die Abrechnung muss zum Quartalsende besetzt sein. Diese Mindestbesetzung ist die eigentliche Regel jeder Urlaubsplanung in der Praxis, nicht der Resturlaub.

In Absenca legen Sie dafür Ihre Teams als Abteilungen an und tragen je Abteilung ein, wie viele Personen höchstens gleichzeitig abwesend sein dürfen. Aus der Mindestbesetzung wird so eine Obergrenze: Hat der Empfang vier MFA und müssen drei da sein, ist die Grenze eins. Ein Antrag, der die Grenze überschreiten würde, wird beim Absenden mit Begründung abgelehnt, weil schon genug genehmigte Abwesenheiten in dem Zeitraum liegen. Halbe Tage zählen dabei als halbe Abwesenheit.

In der Wandtafel sehen Sie für jedes Team und jeden Tag, wie viele fehlen und wie viele erlaubt sind, etwa 1/1 am Empfang. So erkennen Sie Engpässe, bevor Sie einen Antrag freigeben.

Praxisurlaub: die Schließung einmal für alle eintragen

Viele Praxen schließen zwei oder drei Wochen im Sommer und zwischen Weihnachten und Neujahr. Statt dass jede MFA diese Tage einzeln beantragt, tragen Sie den Praxisurlaub als genehmigten Urlaub für alle Mitarbeitenden des Standorts in einem Schritt ein. Eine Vorschau zeigt vorher für jede Person, wie viele Tage abgezogen werden und bei wem es nicht klappt, etwa weil dort schon ein Antrag in dem Zeitraum liegt. Erst wenn Sie bestätigen, wird gebucht.

Abgezogen wird nach dem Arbeitszeitmodell jeder Person: Wer montags, dienstags und donnerstags arbeitet, verliert für eine Schließwoche drei Tage, nicht fünf. Teamgrenzen und Sperrzeiten gelten beim Praxisurlaub nicht, denn die Schließung betrifft alle gleichzeitig. Alle Beteiligten werden benachrichtigt, und die Schließung steht im Kalender. Ihren eigenen Urlaub tragen Sie dabei nicht selbst ein, sondern beantragen ihn wie alle anderen oder lassen ihn von einem zweiten Admin eintragen.

Wie viele Tage des Jahresurlaubs die Praxis als Praxisurlaub festlegt, entscheiden Sie im Rahmen der Arbeitsverträge. Bewährt hat sich, die Schließzeiten für das kommende Jahr früh bekannt zu geben, damit alle ihre restlichen Tage planen können.

MFA in Teilzeit: Anspruch und Abzug

In vielen Praxen arbeitet ein großer Teil der MFA in Teilzeit, oft an festen Tagen. Für den Urlaubsanspruch gilt die übliche Umrechnung nach Arbeitstagen: Arbeitet jemand an drei von fünf Tagen und hätte in Vollzeit 30 Tage, sind es 30 × 3 / 5 = 18 Urlaubstage. Damit hat die Teilzeitkraft genauso viele Wochen Urlaub wie alle anderen.

In Absenca bekommt jede Person ein Arbeitszeitmodell, zum Beispiel Montag, Dienstag und Donnerstag. Urlaub wird nur an diesen Tagen abgezogen, Feiertage des Standorts bleiben außen vor. Den anteiligen Anspruch hinterlegen Sie einmal als persönlichen Anspruch für die Abwesenheitsart; tritt jemand im Laufe des Jahres ein, rechnet Absenca den Anspruch für das Eintrittsjahr anteilig. Was Ihre Praxis gewährt, ob nach Tarifvertrag für MFA oder nach Arbeitsvertrag, legen Sie fest.

Stichtag für die Urlaubswünsche des nächsten Jahres

Wer zuerst beantragt, bekommt die Sommerferien: Diese Regel sorgt in Praxen zuverlässig für Ärger. Fairer ist ein Stichtag, etwa der 30. November, bis zu dem alle ihre Wünsche für das nächste Jahr abgeben. Danach entscheidet die Praxisleitung in einem Durchgang und gleicht Überschneidungen aus, zum Beispiel nach Schulferien, nach dem, wer im Vorjahr zurückstecken musste, oder im Gespräch.

In Absenca stellen alle ihre Wünsche bis zum Stichtag als normalen Antrag für das nächste Urlaubsjahr. Die Teamgrenze prüft jeden Antrag gegen bereits genehmigte Abwesenheiten, offene Wünsche blockieren sich also nicht gegenseitig. Sie stehen als ausstehend im Kalender, und nach dem Stichtag sehen Sie in der Wandtafel, wo sich zu viele aus einem Team überschneiden, bevor Sie freigeben. Das Konto für das nächste Jahr legt Absenca dabei automatisch an.

Ein Beispiel: die Hausarztpraxis NovaTech

Die Hausarztpraxis NovaTech ist ein erfundenes Beispiel. Greta Vogel leitet dort als Praxismanagerin ein Team aus neun Personen in drei Teams. Alle haben in Vollzeit 30 Urlaubstage.

So plant Greta Vogel das Jahr 2027

1. Schließzeiten festlegen. Im Oktober 2026 gibt Greta den Praxisurlaub 2027 bekannt: 9. bis 20. August und 27. bis 31. Dezember. Sie trägt beide Zeiträume für alle ein. Vollzeitkräfte verlieren 15 Tage, die Teilzeit-MFA mit Montag, Dienstag und Donnerstag 9 Tage von ihren 18.
2. Wünsche sammeln. Bis zum 30. November stellen alle ihre übrigen Wünsche als Antrag für 2027.
3. Entscheiden. In der ersten Dezemberwoche zeigt die Wandtafel: In der zweiten Herbstferienwoche wollen zwei aus dem Empfang frei. Greta spricht mit beiden, eine verschiebt um eine Woche, dann gibt Greta alle Anträge frei.
4. Engpässe sperren. Für die ersten drei Arbeitstage jedes Quartals und für die Wochen der Grippeimpfungen im Oktober legt sie Sperrzeiten für den Empfang an. Wer dort später Urlaub beantragt, erfährt den Grund direkt im Antrag.

Wird im Laufe des Jahres ein Tag am Empfang frei, weil jemand storniert, kann die nächste Person ihn beantragen, und die Teamgrenze prüft wieder automatisch. Kosten für die neun Personen der Praxis: kostenlos im Starter-Tarif.

Urlaubsplanung in der Zahnarztpraxis

In der Zahnarztpraxis hängt die Besetzung an den Behandlungszimmern: Jede Behandlerin braucht eine ZFA am Stuhl, sonst fallen Termine aus. Dazu kommen die Prophylaxe mit eigenen Terminbüchern, die Rezeption und oft ein Praxislabor. Legen Sie diese Bereiche als eigene Teams an, mit eigener Obergrenze: In der Assistenz darf bei drei Zimmern und vier ZFA zum Beispiel höchstens eine fehlen, in der Prophylaxe vielleicht keine, solange nur eine ZMP Termine führt.

Arbeitet eine Zahnärztin selbst nur an bestimmten Tagen, bilden Sie das mit ihrem Arbeitszeitmodell ab. Praxisurlaub, Teilzeit und Stichtag funktionieren genauso wie in der Arztpraxis.

Was Absenca nicht macht: kein Dienstplan

Absenca ist eine Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, kein Dienstplan. Es plant keine Schichten, verteilt keine Früh- und Spätdienste, erfasst keine Arbeitszeit und verbindet sich nicht mit Ihrer Praxissoftware oder dem Terminkalender der Patienten. Wer Dienste rotieren lassen oder Überstunden stempeln muss, braucht dafür ein eigenes Werkzeug.

Was Absenca liefert, ist die Grundlage für jeden Dienstplan: wer an welchem Tag fehlt, wie viele aus jedem Team, und wie viele Urlaubstage jede Person noch hat. Viele Praxen mit festen Sprechzeiten brauchen nicht mehr.

Starten, ohne IT-Projekt

Anlegen, Teams und Obergrenzen eintragen, Mitarbeitende per CSV importieren oder einladen: Eine Praxismanagerin richtet das an einem Nachmittag ein. Bis 10 Personen ist Absenca kostenlos, danach kostet Pro 37,50 $ im Monat für bis zu 50 Personen. Wie Anträge im Alltag ablaufen, zeigt die Seite Urlaubsantrag digital; einen Überblick für kleine Betriebe gibt die Seite Urlaubsverwaltung für kleine Unternehmen, alle Funktionen die Seite Urlaubsverwaltung Software. Wie Sie Abwesenheiten übers Jahr verteilen, beschreibt die Seite Abwesenheitsplanung, und was gratis enthalten ist, die Seite Urlaubsverwaltung kostenlos.

Zuletzt geprüft: 21. Oktober 2026 · Absenca-Team