Wer ist wann weg – auf einen Blick
Abwesenheitskalender für das ganze Team
Urlaub, Krankheit, Homeoffice und eigene Abwesenheitsarten auf einer gemeinsamen Zeitleiste – mit Obergrenzen je Abteilung, Sperrzeiten, Feiertagen je Standort und klaren Regeln, wer was sieht. Bis 10 Personen kostenlos.
Kostenlos für bis zu 10 Personen · 11 bis 50 Personen: 37,50 $ im Monat im Pro-Tarif
Ein Abwesenheitskalender ist eine gemeinsame Zeitleiste, die zeigt, wer im Team wann fehlt – wegen Urlaub, Krankheit, Fortbildung oder Homeoffice. Er beantwortet die Frage „Ist nächste Woche jemand da?“, bevor sie gestellt wird, und macht Überschneidungen sichtbar, solange man sie noch verhindern kann.
Absenca liefert diesen Kalender und dahinter die Regeln, die ihn verlässlich machen: Salden, Obergrenzen, Sperrzeiten und Feiertage je Standort. Bis 10 Personen ist Absenca kostenlos; danach kostet Pro 37,50 $ im Monat für bis zu 50 Personen.
Das bekommen Sie
Das ganze Team auf einer Zeitleiste
Das ganze Team – oder nur eine Abteilung oder ein Standort – auf einer Zeitleiste. Urlaub, Krankheit, Homeoffice-Tage und eigene Typen, farblich sauber getrennt.
Obergrenze je Abteilung
Wer im selben Zeitraum fehlt, steht im Kalender direkt untereinander. Eine Obergrenze je Abteilung verhindert, dass zu viele gleichzeitig frei nehmen.
Feiertage mit einem Klick
Gesetzliche Feiertage für 190+ Länder übernehmen Sie mit einem Klick je Standort. Regionale oder kantonale Tage ergänzen Sie pro Büro.
Kalender abonnieren
Ein Live-Feed (.ics) lässt sich in Google Kalender, Outlook oder jeder Kalender-App abonnieren. Feeds für das ganze Team gibt es im Pro-Tarif.
Kalender und Wandplaner
Absenca zeigt Abwesenheiten auf zwei Arten. Der Kalender zeigt einen Monat mit allen Abwesenheiten und Feiertagen. Der Wandplaner listet jede Person in einer eigenen Zeile und die Tage nebeneinander – so sieht eine Führungskraft auf einen Blick, wo in den nächsten Wochen Lücken entstehen.
Beide Ansichten lassen sich nach Abteilung und Standort filtern. Genehmigte Abwesenheiten erscheinen sofort, egal ob sie im Web oder in Slack beantragt wurden.
Abwesenheitskalender in Excel vs. Software
Für ein kleines Team reicht am Anfang eine Excel-Tabelle: eine Zeile je Person, eine Spalte je Tag, farbig markiert. Unsere kostenlose Excel-Vorlage rechnet dazu Anspruch, genommene Tage und Resturlaub je Person und enthält die Feiertage aller 16 Bundesländer, ohne Anmeldung.
Die Grenzen zeigen sich, sobald mehrere Personen planen: Anträge kommen per E-Mail oder Zuruf, jemand trägt sie von Hand ein, niemand wird benachrichtigt, und keine Zelle prüft, wie viele aus einer Abteilung gleichzeitig fehlen. Eine Software wie Absenca nimmt die Anträge entgegen, prüft Obergrenzen und Sperrzeiten beim Antrag, zeigt genehmigte Abwesenheiten sofort im Kalender und hält die Salden aktuell.
Überschneidungen sofort sehen
Ein Abwesenheitskalender ist nur so gut wie die Regeln dahinter. In Absenca legen Sie je Abteilung fest, wie viele Personen gleichzeitig fehlen dürfen: Wer einen Antrag stellt, der die Grenze überschreiten würde, bekommt eine Meldung mit dem Grund, und der Antrag geht nicht durch. Sperrzeiten wie der Jahresabschluss blockieren Anträge im Zeitraum und zeigen die Begründung gleich mit an.
Wie Sie die passende Obergrenze aus Ihrer Mindestbesetzung ableiten, zeigt das Rechenbeispiel auf der Seite Abwesenheitsplanung.
Wer sieht was? Datenschutz im Teamkalender
Krankheitsdaten sind Gesundheitsdaten und damit nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt. Ein Teamkalender muss deshalb zeigen, dass jemand fehlt, ohne allen zu verraten, warum. In Absenca markieren Sie eine Abwesenheitsart wie Krankheit als privat. Dann sieht das Team nur „Abwesend“, und die Art bleibt den Personen vorbehalten, die sie für ihre Aufgabe brauchen (Tabelle unten).
Diese Regel gilt im Kalender und in den Teamansichten von Absenca. Kanal-Digests, Kalender-Feeds, geteilte Teamkalender, Berichte und automatische Abwesenheitsnotizen zeigen die Art vorerst noch an; prüfen Sie deshalb, wer einen Feed oder Digest erhält. Wie HR Fehlzeiten darüber hinaus auswertet, zeigt die Seite Abwesenheitsmanagement. Mehr zum Umgang mit Ihren Daten auf der Seite Sicherheit, und was gilt, wenn jemand im Urlaub krank wird, im Beitrag Krank im Urlaub.
| Rolle | Wessen Abwesenheiten | Art bei privaten Typen (z. B. Krankheit) |
|---|---|---|
| Mitarbeitende | Die eigene Abteilung | Nur „Abwesend“ |
| Die Person selbst | Die eigenen, mit Saldo | Sichtbar |
| Führungskraft | Die Abteilungen, die sie leitet | Sichtbar |
| Standort-Admin | Alle Personen der zugewiesenen Standorte | Sichtbar |
| Admin | Die ganze Organisation | Sichtbar |
In Outlook und Google Kalender abonnieren
Wer lieber im eigenen Kalender plant, abonniert einen Live-Feed (.ics). Der Feed mit den eigenen Abwesenheiten ist in jedem Tarif enthalten, auch im kostenlosen Starter-Tarif. Team-Feeds sind im Pro-Tarif und im Custom Pack enthalten, nicht im kostenlosen Starter-Tarif: für die eigene Abteilung, für Admins und Standort-Admins auch für einen Standort und für Admins für die ganze Organisation. Der Feed ist nur lesbar: Änderungen entstehen in Absenca, und Ihre Kalender-App holt sie beim nächsten Abgleich ab.
Zusätzlich kann jede Person ihren genehmigten Urlaub direkt in ihren Google- oder Outlook-Kalender schreiben lassen. Diese Kalendersynchronisation ist in jedem Tarif enthalten, auch im kostenlosen Starter-Tarif.
Feiertage je Standort
Die gesetzlichen Feiertage für Deutschland, Österreich, die Schweiz und über 190 weitere Länder übernehmen Sie mit einem Klick je Standort, und Absenca zeigt sie im Kalender. Regionale Tage – Fronleichnam in einzelnen Bundesländern, kantonale Feiertage in der Schweiz – ergänzen Sie einmal pro Büro. Ein Feiertag kostet so nie versehentlich einen Urlaubstag.
Für ein oder viele Büros
Jeder Standort bekommt seine eigene Arbeitswoche, sein eigenes Urlaubsjahr und seinen eigenen Feiertagskalender – bei einer gemeinsamen Gesamtsicht. So sehen Sie in einem Kalender, wer in Zürich, Berlin oder Wien gerade fehlt, ohne drei Tabellen abzugleichen.
Zuletzt geprüft: · Absenca-Team
Warum Teams Absenca wählen
- Gemeinsamer Abwesenheitskalender und Wandplaner für das ganze Team
- Farbcodierung nach Abwesenheitsart, Filter nach Abteilung und Standort
- Private Abwesenheitsarten: Kolleginnen und Kollegen sehen nur „Abwesend“
- Obergrenzen je Abteilung und Sperrzeiten mit Begründung
- Live-Feed (.ics) für Google Kalender, Outlook und jede Kalender-App
- Bis 10 Personen kostenlos; Pro 37,50 $ im Monat für bis zu 50
Häufige Fragen
- Was ist ein Abwesenheitskalender?
- Ein Abwesenheitskalender zeigt auf einer gemeinsamen Zeitleiste, welche Teammitglieder wann abwesend sind – durch Urlaub, Krankheit, Homeoffice oder andere Gründe. Er hilft, Meetings und Vertretungen zu planen und Engpässe zu vermeiden, bevor sie entstehen.
- Sehen alle, wenn jemand krank ist?
- Sie sehen, dass jemand abwesend ist, aber nicht warum – sofern Sie die Abwesenheitsart Krankheit als privat markieren. Die Art sehen dann nur die Person selbst, ihre Führungskraft, die Standort-Admins und die Admins. Kanal-Digests, Feeds, geteilte Teamkalender, Berichte und automatische Abwesenheitsnotizen zeigen die Art vorerst noch an.
- Kann ich den Kalender in Google Kalender oder Outlook abonnieren?
- Ja. Den Live-Feed (.ics) mit den eigenen Abwesenheiten abonnieren Sie in Google Kalender, Outlook oder jeder Kalender-App; er ist in jedem Tarif enthalten, auch im kostenlosen Starter-Tarif. Feeds für die Abteilung, einen Standort oder die ganze Organisation sind im Pro-Tarif und im Custom Pack enthalten, nicht im kostenlosen Starter-Tarif.
- Ist der Abwesenheitskalender kostenlos?
- Ja. Bis 10 Personen ist Absenca kostenlos – mit Kalender, Genehmigungen und Feiertagen. Darüber hinaus kostet Pro 37,50 $ im Monat für bis zu 50 Personen.
- Funktioniert der Kalender über mehrere Standorte?
- Ja. Jeder Standort hat seine eigene Arbeitswoche, sein eigenes Urlaubsjahr und seine eigenen Feiertage, bei einer gemeinsamen Gesamtsicht über die ganze Organisation.