Abwesenheitsmanagement-Software, die HR den Rücken freihält

Alle Fehlzeiten an einem Ort

Geplante Abwesenheiten wie Urlaub, Fortbildung oder Elternzeit werden beantragt und genehmigt. Ungeplante wie Krankheit oder ein krankes Kind werden erfasst – oft am selben Morgen. Beides gehört in dasselbe System, denn nur dann zeigt der Plan, wer wirklich da ist, und nur dann stimmen die Kennzahlen.

Wie Sie aus diesen Daten eine Mindestbesetzung je Team ableiten, zeigt die Seite Abwesenheitsplanung; Anspruch, Übertrag und Genehmigung beschreibt die Seite Urlaubsverwaltung Software.

Kennzahlen: Fehlzeitenquote und Bradford-Faktor

Fehlzeitenquote = Fehltage ÷ Soll-Arbeitstage × 100. Ein Beispiel: Das Supportteam von NovaTech hat 12 Personen mit je 220 Soll-Arbeitstagen im Jahr, zusammen 2.640. Bei 79 Krankheitstagen liegt die Quote bei 79 ÷ 2.640 × 100 ≈ 3,0 %. Die Fehltage je Abteilung und Person liefern die Berichte von Absenca; die Quote rechnen Sie daraus in einer Zeile nach.

Bradford-Faktor B = S² × D. S ist die Zahl der Abwesenheitsepisoden (zusammenhängende Abwesenheiten), D die Zahl der Fehltage im betrachteten Zeitraum, meist 52 Wochen. Weil S quadriert wird, wiegen viele kurze Ausfälle schwerer als ein langer – siehe Tabelle.

Einheitliche Grenzwerte gibt es nicht. Absenca ordnet Werte ab 50, 200 und 500 als mittel, hoch und kritisch ein – Orientierungswerte, keine Norm. Welche Abwesenheitsarten mitzählen, legen Sie je Art fest. Der Wert ist ein Anlass für ein Gespräch, nie eine Entscheidung für sich. Der Bradford-Faktor ist im Pro-Tarif und im Custom Pack enthalten, nicht im kostenlosen Starter-Tarif; Formel, Beispiele und Kritik zeigt der Bradford-Faktor-Rechner, die Funktion selbst die englische Seite zum Bradford-Faktor.

Krankmeldungen und Fehlzeiten sauber erfassen

Krankmeldungen sind der schwierigste Teil des Abwesenheitsmanagements: Sie kommen kurzfristig, oft per Telefon oder Chat, und werden im Alltag schnell vergessen. In Absenca erfassen Sie eine Krankmeldung in Sekunden – rückwirkend, falls nötig –, auf Wunsch mit Attest als Anhang. Der Saldo aktualisiert sich sofort, und nichts geht im Postfach verloren.

Weil jede Fehlzeit denselben Weg nimmt, entsteht automatisch eine vollständige Historie. Was gilt, wenn jemand im Urlaub krank wird, erklärt der Beitrag Krank im Urlaub, und wie viele Tage Eltern bei einem kranken Kind zustehen, der Beitrag zu den Kinderkrankentagen.

Was Betriebsrat und Datenschutz verlangen

§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: Der Betriebsrat bestimmt bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen mit, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Ob und wie Sie Auswertungen wie den Bradford-Faktor nutzen, klären Sie deshalb vor der Einführung mit dem Betriebsrat, am besten in einer Betriebsvereinbarung.

§ 167 Abs. 2 SGB IX: Sind Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig, klärt der Arbeitgeber mit Zustimmung der betroffenen Person, wie die Arbeitsunfähigkeit überwunden und einer erneuten vorgebeugt werden kann – das betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM). Absenca liefert die vollständige Fehlzeitenhistorie, aus der Sie ablesen, ob diese Schwelle erreicht ist.

Art. 9 DSGVO: Krankheitsdaten sind Gesundheitsdaten und besonders geschützt. In Absenca markieren Sie Krankheit als private Abwesenheitsart: Kolleginnen und Kollegen sehen im Kalender dann nur „Abwesend“, die Art sehen die Person, ihre Führungskraft, die Standort-Admins und die Admins. Kanal-Digests, Feeds, geteilte Teamkalender, Berichte und automatische Abwesenheitsnotizen zeigen die Art vorerst noch an.

Diese Hinweise geben den Gesetzestext für Deutschland wieder und sind keine Rechtsberatung.

Berichte und Export

Die Berichte zeigen Anspruch, genommene und offene Tage je Abteilung und je Person, eine Heatmap der Abwesenheiten über das Jahr und den Monatstrend. Alles lässt sich als CSV, XLSX oder PDF exportieren. Berichte sehen Admins und Standort-Admins; Führungskräfte sehen die Salden ihrer Abteilungen.

Geplante Berichte, die zum Beispiel monatlich an die Geschäftsführung gehen, sind im Pro-Tarif und im Custom Pack enthalten, nicht im kostenlosen Starter-Tarif.

Abwesenheitsmanagement statt überladener HR-Suite

Große HR-Plattformen wollen alles abdecken – Lohn, Onboarding, Performance –, und das Thema Abwesenheit ist dort meist ein Nebenmodul, das bei Anspruch, Übertrag und Sonderfällen schnell an Grenzen stößt. Absenca macht genau diesen einen Bereich gründlich: Staffelung nach Betriebszugehörigkeit, anteilige Berechnung beim Eintritt, Übertragsregeln, Sperrzeiten und gesetzliche Feiertage für über 190 Länder, automatisch je Standort angewendet.

Genau dieser Fokus ist der Grund, warum ein kleines Team Absenca an einem Nachmittag einführt – ohne Projektplan und ohne Schulungstag. Und es ergänzt Ihr bestehendes HR-System: Nutzen Sie es als Abwesenheitsebene, exportieren Sie Daten bei Bedarf, und behalten Sie den Rest, wie er ist. Eine Übersicht aller Funktionen finden Sie auf der Funktionsseite.

Zuletzt geprüft: 21. Oktober 2026 · Absenca-Team