Bis 10 Personen dauerhaft kostenlos
Urlaubsverwaltung Software für Teams – ohne Tabellen-Chaos
Urlaubsanträge, Genehmigungen, Resturlaub und Feiertage an einem Ort – mit Salden, denen das ganze Team vertraut. Bis 10 Personen kostenlos, ohne Kreditkarte und ohne Testphase mit Countdown.
Kostenlos für bis zu 10 Personen · 11 bis 50 Personen: 37,50 $ im Monat im Pro-Tarif
Eine Urlaubsverwaltung Software erfasst Urlaubsanträge, Genehmigungen, Urlaubsanspruch, Resturlaub und Feiertage an einem Ort und hält jeden Saldo automatisch korrekt, statt in einer Excel-Tabelle. Sobald ein Team über eine Handvoll Leute hinauswächst, kippt die Urlaubsverwaltung per Excel: zwei Leute buchen dieselbe Woche, ein Resturlaub stimmt nicht, ein Krankheitstag wird nie eingetragen. Absenca ersetzt die Tabelle durch eine echte Urlaubsverwaltung, in der Anträge, Genehmigungen, Anspruch, Übertrag und Feiertage zusammenspielen.
Gemacht für die Person, die Abwesenheiten nebenbei verantwortet – die HR-Koordinatorin, die Office-Managerin, den Gründer mit zwölf Jobs. Bis 10 Personen ist Absenca kostenlos, ohne Kreditkarte. Wer darüber hinauswächst, nutzt Pro: 37,50 $ im Monat für bis zu 50 Personen.
Das bekommen Sie
Bis 10 Personen kostenlos
Kalender, Genehmigungen, Urlaubsanspruch, Feiertage und Berichte für bis zu 10 Personen gratis. Keine Kreditkarte, keine ablaufende Testphase.
Gemeinsamer Urlaubskalender
Das ganze Team sieht auf einen Blick, wer wann frei hat – nach Abteilung oder Standort. Schluss mit der ewigen Frage, wer in einer Woche überhaupt erreichbar ist.
Anträge mit einem Klick genehmigen
Urlaubsanträge landen automatisch bei der zuständigen Führungskraft und werden im Web oder in Slack (im Pro-Tarif) mit einem Klick genehmigt oder abgelehnt.
Resturlaub, der immer stimmt
Jeder genehmigte Tag aktualisiert den Saldo sofort. Urlaubsanspruch, monatlicher Anteil, Übertrag und Teilzeit werden automatisch berechnet – kein Abgleich zum Jahresende mehr.
Was eine Urlaubsverwaltung leisten muss: 8 Kriterien
Bevor Sie Anbieter vergleichen, lohnt eine Liste dessen, was die Software im Alltag wirklich können muss. Diese acht Punkte trennen eine Urlaubsverwaltung von einem Kalender mit Formular:
| Kriterium | Warum es zählt | In Absenca |
|---|---|---|
| 1. Anträge in Selbstbedienung | Nur wer selbst beantragt, hält das System aktuell | Antrag im Web; per Slack im Pro-Tarif |
| 2. Genehmigung durch die richtige Person | Anträge dürfen nicht im Postfach liegen bleiben | Führungskräfte je Abteilung, eine Vertretung für den Fall, dass alle weg sind, und Erinnerungen an offene Anträge |
| 3. Resturlaub in Echtzeit | Genehmigt wird nur, was noch da ist | Saldo aus Anspruch, Übertrag und gebuchten Tagen, sofort aktualisiert |
| 4. Anteiliger Anspruch beim Eintritt | Wer im Jahr anfängt, hat nicht den vollen Urlaub | Wird ab dem Eintrittsdatum automatisch berechnet |
| 5. Übertrag mit Verfallsfrist | Resturlaub ist nicht unbegrenzt übertragbar | Obergrenze und Verfallsfrist je Richtlinie und Standort |
| 6. Feiertage je Standort | Ein Feiertag darf keinen Urlaubstag kosten | 190+ Länder, je Standort mit einem Klick übernommen, regionale Tage pro Büro |
| 7. Engpässe vermeiden | Zu viele gleichzeitig weg legt ein Team lahm | Sperrzeiten und Obergrenze je Abteilung |
| 8. Nachweis und Export | Wenn ein Saldo angezweifelt wird, zählt der Verlauf | Berichte und Export als CSV, XLSX und PDF; Audit-Log im Pro-Tarif |
Anträge und Genehmigung
Mitarbeitende beantragen Urlaub selbst und sehen dabei ihren aktuellen Saldo. Der Antrag geht an die Führungskraft der eigenen Abteilung; sind alle Führungskräfte selbst im Urlaub, entscheidet eine hinterlegte Vertretung. Offene Anträge erinnern die Genehmigenden automatisch, und jede Entscheidung landet per E-Mail bei der antragstellenden Person. Wie ein guter Antrag aussieht und welche Fristen üblich sind, zeigt der Beitrag Urlaubsantrag schreiben: Muster und Fristen.
Wer den ganzen Tag in Slack arbeitet, beantragt und genehmigt dort; der Slack-Bot ist im Pro-Tarif und im Custom Pack enthalten, nicht im kostenlosen Starter-Tarif. Ein Bot für Microsoft Teams ist noch nicht verfügbar.
Urlaubsanspruch, Übertrag und Feiertage
Sie legen den Jahresanspruch fest und wie er entsteht – anteilig pro Monat oder pauschal zu Jahresbeginn –, und Absenca rechnet ihn automatisch hoch. Teilzeitkräfte werden nach ihrem Arbeitszeitmodell berechnet, Resturlaub wird mit Obergrenze und Verfallsfrist ins neue Jahr übertragen.
Ein Beispiel: Greta Vogel beginnt am 1. September 2026 bei NovaTech, vertraglich mit 30 Urlaubstagen im Jahr. Die sechsmonatige Wartezeit nach § 4 BUrlG kann sie 2026 nicht mehr erfüllen, also steht ihr nach § 5 Abs. 1 BUrlG ein Zwölftel je vollem Monat zu: 30 × 4 ÷ 12 = 10 Tage. Mit einem pauschalen Jahresanspruch zeigt Absenca genau das ab ihrem ersten Tag. Nimmt sie davon nur 6, gehen 4 Tage ins Jahr 2027 über; bei einer Verfallsfrist von drei Monaten zeigt ihr Konto sie bis zum 31. März 2027 an. Verfallen kann Resturlaub nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (9 AZR 541/15) allerdings nur, wenn der Arbeitgeber rechtzeitig auf den drohenden Verfall hingewiesen hat; wie dieser Hinweis aussieht, zeigt der Ratgeber Hinweispflicht beim Urlaubsverfall mit zwei Mustern. Eine Ausnahme kennt das Gesetz: Verlangt Greta es, wird dieser Teilurlaub nach § 7 Abs. 3 BUrlG auf das nächste Kalenderjahr übertragen, nicht nur auf dessen erste drei Monate – dann tragen Sie die Tage einmal als Korrektur auf ihrem Konto ein. Wann Resturlaub tatsächlich verfällt, erklärt der Beitrag Wann verfällt Resturlaub?
Gesetzliche Feiertage für über 190 Länder übernehmen Sie mit einem Klick je Standort, und sie werden nicht vom Anspruch abgezogen; regionale Tage wie Fronleichnam ergänzen Sie pro Büro. Diese Hinweise sind keine Rechtsberatung.
Excel, HR-Suite oder Spezial-Tool?
Drei Wege führen zu einer Urlaubsverwaltung, und jeder passt zu einer anderen Lage – siehe Tabelle.
Absenca ist bewusst keine HR-Suite mit Lohnabrechnung und Recruiting, sondern die Ebene für Urlaub und Abwesenheit – und arbeitet problemlos neben dem HR-System, das Sie bereits nutzen.
| Excel-Tabelle | HR-Suite | Spezial-Tool wie Absenca | |
|---|---|---|---|
| Passt für | Bis etwa 5 Personen | Unternehmen, die Lohn, Recruiting und Personalakte in einem System wollen | Teams, die Urlaub und Abwesenheit gründlich lösen wollen |
| Einführung | Sofort | Ein Projekt mit Wochen bis Monaten | Am selben Tag |
| Resturlaub und Übertrag | Von Hand | Meist enthalten, oft starr | Automatisch, mit Verfallsfristen und Teilzeit |
| Genehmigung | Per E-Mail | Im System | Im Web oder in Slack |
| Preislogik | Ihre Arbeitszeit | Meist pro Person und Monat, oft mit Mindestlaufzeit | Kostenlos bis 10 Personen, danach ein fester Monatspreis |
Was kostet eine Urlaubsverwaltung?
Die meisten Anbieter rechnen pro Person und Monat ab: Jede Einstellung erhöht die Rechnung. Absenca rechnet anders. Bis 10 Personen zahlen Sie nichts. Pro kostet einen festen Betrag und rechnet immer 50 Plätze zu je 0,75 $ im Monat ab, ob Ihr Team 11 oder 50 Personen hat. Über 50 Personen zeigt die App den Preis für ein Custom Pack, bevor Sie zahlen.
Bei jährlicher Zahlung sinkt Pro auf 405 $ im Jahr. Alle Tarife im Detail auf der Seite Preise, und was der kostenlose Tarif genau enthält, auf der Seite kostenlos für bis zu 10 Personen.
| Teamgröße | Absenca |
|---|---|
| 10 Personen | kostenlos im Starter-Tarif |
| 25 Personen | 37,50 $ im Monat im Pro-Tarif |
| 50 Personen | 37,50 $ im Monat im Pro-Tarif |
Mehrere Standorte
Wer mehrere Standorte führt, gibt jedem Büro seine eigene Arbeitswoche, sein eigenes Urlaubsjahr, eigene Abwesenheitsarten und seinen eigenen Feiertagskalender, bei einer gemeinsamen Sicht über die ganze Organisation. Pro umfasst 2 Standorte, weitere kommen mit einem Custom Pack.
Zuletzt geprüft: · Absenca-Team
Warum Teams Absenca wählen
- Bis 10 Personen dauerhaft kostenlos – ohne Kreditkarte
- Genehmigung durch die Führungskraft je Abteilung, mit Vertretung
- Anspruch, anteiliger Eintritt, Übertrag und Teilzeit automatisch
- Gesetzliche Feiertage für 190+ Länder, je Standort hinterlegt
- Sperrzeiten und Obergrenze gleichzeitiger Abwesenheiten je Abteilung
- Pro: 37,50 $ im Monat für bis zu 50 Personen
Häufige Fragen
- Was ist eine Urlaubsverwaltung Software?
- Eine Urlaubsverwaltung Software erfasst und steuert die Abwesenheiten von Mitarbeitenden – Urlaubsanträge, Genehmigungen, Resturlaub, Urlaubsanspruch und Feiertage – an einem Ort. Sie ersetzt Excel-Tabellen und E-Mail-Ketten, hält jeden Saldo automatisch korrekt und zeigt Führungskräften, wer wann frei hat.
- Ist Absenca wirklich kostenlos?
- Ja. Bis 10 Personen ist Absenca kostenlos – mit Kalender, Genehmigungen, Urlaubsanspruch, Übertrag, Feiertagen und Berichten, ohne Kreditkarte und ohne ablaufende Testphase. Die Slack-Integration ist im Pro-Tarif und im Custom Pack enthalten, nicht im kostenlosen Starter-Tarif.
- Was kostet Absenca, wenn wir über 10 Personen wachsen?
- Dann gilt Pro: 37,50 $ im Monat für bis zu 50 Personen oder 405 $ im Jahr. Bei 30 Personen sind das 37,50 $ im Monat im Pro-Tarif.
- Kann jede Abteilung eigene Genehmigende haben?
- Ja. Anträge gehen an die Führungskräfte der jeweiligen Abteilung. Für den Fall, dass alle gleichzeitig im Urlaub sind, hinterlegen Sie je Abteilung eine Vertretung, die stattdessen entscheidet.
- Welche Abwesenheitsarten kann ich verwalten?
- Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub, Elternzeit, unbezahlten Urlaub und eigene Typen, jeweils mit eigenen Regeln für Genehmigung und Anspruch; im kostenlosen Tarif sind 2 Arten gleichzeitig aktiv. Halbe Tage und stundenweise Abwesenheit werden ebenso berechnet.
- Ist Absenca ein HR-System mit Lohnabrechnung?
- Nein. Absenca ist eine spezialisierte Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, kein vollständiges HR-System, keine Lohnabrechnung und keine Zeiterfassung. Es erledigt den Urlaubsteil gründlich und arbeitet neben dem HR-Tool, das Sie bereits einsetzen.
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