Urlaubsplaner Excel-Vorlage 2027: kostenlos, mit Resturlaub und Feiertagen

Was in der Vorlage steckt

Die Datei hat drei Blätter. Im Blatt „Urlaubsplaner 2027“ steht jede Person in einer eigenen Zeile: Name, Abteilung, Bundesland, Arbeitstage pro Woche, der Anspruch bei einer 5-Tage-Woche und der Übertrag aus 2026. Daneben folgen zwölf Monatsspalten von Januar bis Dezember, in die Sie die genommenen Urlaubstage eintragen. Die Spalten Anspruch 2027, Gesamt, Genommen und Resturlaub rechnen sich selbst, und eine Summenzeile zeigt den Stand des ganzen Teams.

Das Blatt „Feiertage“ enthält alle gesetzlichen Feiertage 2027 als Tabelle: eine Zeile pro Feiertag, eine Spalte pro Bundesland, ein Kreuz, wo der Tag landesweit gilt. Das dritte Blatt, „Anleitung“, fasst die Schritte unten zusammen. Vier Beispielzeilen der fiktiven NovaTech GmbH, darunter Greta Vogel aus Bayern, zeigen, wie ausgefüllte Zeilen aussehen; löschen Sie sie, bevor Sie Ihr Team eintragen.

So nutzen Sie den Urlaubsplaner in fünf Schritten

1. Personen anlegen. Pro Mitarbeiterin und Mitarbeiter eine Zeile mit Name und Abteilung. Die Vorlage ist für 30 Personen vorbereitet; für mehr kopieren Sie die letzte Zeile nach unten, die Formeln wandern mit.
2. Bundesland wählen. Die Spalte bietet die 16 Kürzel als Auswahlliste an, etwa BY für Bayern oder NW für Nordrhein-Westfalen. Maßgeblich ist der Arbeitsort, nicht der Wohnort. Die letzte Spalte zeigt dann, wie viele Feiertage 2027 dort auf Montag bis Freitag fallen.
3. Anspruch eintragen. In Arbeitstage pro Woche steht, an wie vielen Tagen die Person arbeitet, in Anspruch bei 5-Tage-Woche der Urlaub, den eine Vollzeitkraft mit fünf Tagen hätte, also etwa 25, 28 oder 30 Tage laut Vertrag oder Tarifvertrag. Die Vorlage rechnet daraus den Anspruch 2027.
4. Übertrag ergänzen. Resturlaub aus 2026, der noch nicht verfallen ist, gehört in Übertrag aus 2026. Die Spalte Gesamt zeigt, wie viele Tage 2027 insgesamt zur Verfügung stehen.
5. Genommene Tage pro Monat buchen. Wer im August zwei Wochen Urlaub hat, bekommt in der Spalte Aug eine 10. Halbe Tage tragen Sie als 0,5 ein. Feiertage und Tage, an denen die Person ohnehin nicht arbeitet, zählen nicht mit.

Teilzeit richtig umrechnen

Der Urlaubsanspruch hängt an den Arbeitstagen, nicht an den Stunden. Wer an drei statt fünf Tagen arbeitet, bekommt drei Fünftel des Vollzeitanspruchs, aber jeder Urlaubstag deckt dann auch einen ganzen Arbeitstag ab. Die Vorlage rechnet deshalb:

Anspruch 2027 = Anspruch bei 5-Tage-Woche × Arbeitstage pro Woche ÷ 5

Im Beispiel arbeitet Sara Lind aus dem Vertrieb drei Tage pro Woche bei einem Vollzeitanspruch von 30 Tagen. Ihr Anspruch 2027 liegt bei 30 × 3 ÷ 5 = 18 Tagen. Jonas Weber arbeitet vier Tage bei 28 Tagen Vollzeitanspruch, das ergibt 22,4 Tage. Die Vorlage rundet nicht: Ob und wie Sie Bruchteile runden, entscheiden Sie nach Arbeitsvertrag, Tarifvertrag und § 5 Abs. 2 BUrlG, der das Aufrunden ab einem halben Tag nur für Teilurlaub regelt. Den gesetzlichen Mindestanspruch nennt § 3 BUrlG: 24 Werktage bei einer 6-Tage-Woche, umgerechnet 20 Arbeitstage bei fünf Tagen.

Ändert sich die Zahl der Arbeitstage im Lauf des Jahres, etwa beim Wechsel von Vollzeit in Teilzeit, reicht eine Zeile nicht mehr. Teilen Sie die Person dann in zwei Zeilen für die beiden Zeiträume und rechnen Sie den Anspruch je Zeitraum anteilig. Gleiches gilt für Eintritte und Austritte im Jahr: Tragen Sie dort den anteiligen Anspruch direkt ein, statt den Jahreswert stehen zu lassen.

Resturlaub und Übertrag im Blick behalten

Der Resturlaub ist schlicht Gesamt minus Genommen. Die Zahl ist nur so aktuell wie die letzte Eintragung: Wer einen genehmigten Urlaub nicht in die Tabelle überträgt, sieht einen zu hohen Rest. Tragen Sie deshalb geplante Urlaube erst ein, wenn sie genommen sind, oder führen Sie eine eigene Kopie für geplante Tage.

Für den Übertrag ins nächste Jahr kopieren Sie das Blatt, benennen es in „Urlaubsplaner 2028“ um und tragen den Resturlaub aus 2027 als Übertrag ein. Nach § 7 Abs. 3 BUrlG muss Urlaub grundsätzlich im laufenden Jahr genommen werden; ein Übertrag ist bis zum 31. März des Folgejahres möglich, wenn dringende betriebliche oder persönliche Gründe vorliegen. Seit der Rechtsprechung von EuGH und Bundesarbeitsgericht verfällt Urlaub zudem nur, wenn der Arbeitgeber rechtzeitig auf den drohenden Verfall hingewiesen hat. Wie Sie diesen Hinweis gestalten, lesen Sie im Ratgeber zur Hinweispflicht beim Urlaubsverfall. Die Tabelle selbst erinnert niemanden; diese Aufgabe bleibt bei Ihnen.

Feiertage 2027 je Bundesland

Feiertage sind keine Urlaubstage. Fällt ein Feiertag auf einen Arbeitstag, braucht niemand dafür Urlaub, und eine Urlaubswoche mit Feiertag kostet nur vier Tage. Weil jedes Bundesland eigene Feiertage hat, zählt bei verteilten Teams der Arbeitsort jeder einzelnen Person. 2027 fallen der Tag der Arbeit auf einen Samstag, der Tag der Deutschen Einheit und der Reformationstag auf einen Sonntag und beide Weihnachtstage auf das Wochenende. Landesweit gelten in allen Ländern: Neujahr (Fr, 01.01.), Karfreitag (Fr, 26.03.), Ostermontag (Mo, 29.03.), Tag der Arbeit (Sa, 01.05.), Christi Himmelfahrt (Do, 06.05.), Pfingstmontag (Mo, 17.05.), Tag der Deutschen Einheit (So, 03.10.), 1. Weihnachtstag (Sa, 25.12.), 2. Weihnachtstag (So, 26.12.).

Dazu kommen diese Feiertage nur in einzelnen Ländern oder Regionen:

• Heilige Drei Könige, Mi, 06.01.: Baden-Württemberg, Bayern, Sachsen-Anhalt
• Internationaler Frauentag, Mo, 08.03.: Berlin, Mecklenburg-Vorpommern
• Ostersonntag, So, 28.03.: Brandenburg
• Pfingstsonntag, So, 16.05.: Brandenburg
• Fronleichnam, Do, 27.05.: Baden-Württemberg, Bayern, Hessen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz, Saarland – Außerdem in einzelnen Gemeinden Sachsens (Landkreis Bautzen) und Thüringens (Landkreis Eichsfeld, Teile des Unstrut-Hainich- und des Wartburgkreises).
• Augsburger Friedensfest, So, 08.08. – Nur im Stadtgebiet Augsburg (Bayern).
• Mariä Himmelfahrt, So, 15.08.: Saarland – In Bayern nur in Gemeinden mit überwiegend katholischer Bevölkerung.
• Weltkindertag, Mo, 20.09.: Thüringen
• Reformationstag, So, 31.10.: Brandenburg, Bremen, Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Schleswig-Holstein, Thüringen
• Allerheiligen, Mo, 01.11.: Baden-Württemberg, Bayern, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz, Saarland
• Buß- und Bettag, Mi, 17.11.: Sachsen

So viele Feiertage fallen 2027 im jeweiligen Land auf Montag bis Freitag. Die Zahl steht in der Vorlage in der letzten Spalte jeder Zeile:

Feiertage 2027 von Montag bis Freitag je Bundesland

Bundesland	Feiertage Mo–Fr
Baden-Württemberg (BW)	8
Bayern (BY)	8
Berlin (BE)	6
Brandenburg (BB)	5
Bremen (HB)	5
Hamburg (HH)	5
Hessen (HE)	6
Mecklenburg-Vorpommern (MV)	6
Niedersachsen (NI)	5
Nordrhein-Westfalen (NW)	7
Rheinland-Pfalz (RP)	7
Saarland (SL)	7
Sachsen (SN)	6
Sachsen-Anhalt (ST)	6
Schleswig-Holstein (SH)	5
Thüringen (TH)	6

Regionale Feiertage, die nur in einzelnen Gemeinden gelten, etwa Fronleichnam im Eichsfeld oder Mariä Himmelfahrt in katholisch geprägten Gemeinden Bayerns, zählt die Vorlage nicht mit. Arbeitet jemand in einer solchen Gemeinde, ist dieser Tag für sie zusätzlich frei: Buchen Sie ihn nicht als Urlaub, auch wenn er in der Zählung fehlt. Die Liste haben wir am 21.10.2026 mit den Feiertagsgesetzen der Länder abgeglichen; prüfen Sie Sonderfälle vor Ort trotzdem bei Ihrer Gemeinde.

Tipps für den Alltag mit der Tabelle

• Eine Person pflegt die Datei. Wenn mehrere gleichzeitig eintragen, entstehen Kopien mit unterschiedlichen Ständen. Legen Sie fest, wer bucht und wo die gültige Datei liegt.
• Urlaubswünsche früh sammeln. Brückentage wie Freitag, der 7. Mai, nach Christi Himmelfahrt sind begehrt. Wie Sie Wünsche fair verteilen, zeigt der Leitfaden zum Urlaubsplaner 2027.
• Mindestbesetzung prüfen. Die Monatsspalten zeigen, wer wie viele Tage nimmt, aber nicht, ob am selben Tag zu viele fehlen. Dafür brauchen Sie einen Blick auf die einzelnen Tage, wie ihn die Abwesenheitsplanung beschreibt.
• Krankheit getrennt halten. Krankheitstage gehören nicht in die Urlaubsspalten. Wer im Urlaub krank wird und ein ärztliches Attest vorlegt, bekommt die Tage nach § 9 BUrlG zurück; ziehen Sie sie dann im betreffenden Monat wieder ab.

Brauchen Sie nur ein schlichtes Protokoll einzelner Urlaubsanträge, gibt es auch unsere englischsprachige Excel leave tracker template als CSV.

Wann Excel nicht mehr reicht

Eine Tabelle dokumentiert Urlaub, aber sie organisiert ihn nicht. Spätestens in diesen Fällen kostet die Excel-Liste mehr Zeit, als sie spart:

• Das Team wächst über etwa zehn Personen, und eine Person verliert den Überblick.
• Anträge kommen per Mail, Chat und Zuruf, und niemand weiß, welcher genehmigt ist.
• Mehrere Führungskräfte genehmigen, und jede führt ihre eigene Kopie.
• Standorte in mehreren Bundesländern brauchen eigene Feiertagskalender.
• Teilzeit, Eintritte im Jahr und Übertrag müssen pro Person sauber nachvollziehbar sein.
• Das Team will selbst sehen, wer wann fehlt, ohne die Datei herumzuschicken.

Absenca übernimmt genau das: Mitarbeitende stellen Anträge online, Führungskräfte genehmigen mit einem Klick, und Anspruch, Übertrag und Resturlaub rechnen sich bei jeder Genehmigung neu. Ein gemeinsamer Kalender zeigt, wer wann fehlt, Sperrzeiten und eine Obergrenze je Abteilung verhindern Engpässe, und die Feiertage legen Sie je Standort fest. Absenca ist für bis zu 10 Personen kostenlos; danach kostet Pro 37,50 $ im Monat für bis zu 50 Personen. Mehr dazu auf der Seite zur kostenlosen Urlaubsverwaltung und im Überblick zur Urlaubsverwaltung für kleine Unternehmen.