Ratgeber für Arbeitgeber · mit Mustern
Hinweispflicht vor dem Urlaubsverfall: was Arbeitgeber schreiben müssen
Urlaub verfällt in Deutschland nur, wenn der Arbeitgeber vorher konkret darauf hingewiesen hat. Was der Hinweis enthalten muss, wann er rausgeht und zwei Muster, die Sie direkt übernehmen können.
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Die Hinweispflicht beim Urlaubsverfall bedeutet: Gesetzlicher Urlaub verfällt am Jahresende oder am 31. März nur, wenn der Arbeitgeber die Beschäftigten vorher rechtzeitig aufgefordert hat, ihren Urlaub zu nehmen, ihnen ihren konkreten Resturlaub genannt und klar gesagt hat, dass er sonst verfällt. So hat es das Bundesarbeitsgericht am 19. Februar 2019 entschieden (9 AZR 541/15), nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (C-684/16). Fachlich heißt das Mitwirkungsobliegenheit des Arbeitgebers.
Ohne diesen Hinweis sammelt sich Urlaub Jahr für Jahr an und verjährt auch nicht. Dieser Ratgeber zeigt, was der Hinweis enthalten muss, wann Sie ihn verschicken, und gibt Ihnen zwei Muster: einen für den Urlaub des laufenden Jahres im Herbst und einen für übertragene Tage im Januar.
Was die Hinweispflicht verlangt
Nach § 7 Abs. 3 BUrlG muss Urlaub im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung ins nächste Jahr ist nur aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen zulässig, und dann muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des Folgejahres genommen werden. Der Gesetzestext klingt nach einem automatischen Verfall. So wird er seit 2019 nicht mehr gelesen.
Der Europäische Gerichtshof hat am 6. November 2018 entschieden (C-684/16, Max-Planck-Gesellschaft), dass Beschäftigte ihren Urlaub nicht schon deshalb verlieren, weil sie ihn nicht beantragt haben. Der Arbeitgeber muss sie in die Lage versetzen, ihn zu nehmen, und das im Streitfall beweisen. Das Bundesarbeitsgericht (9 AZR 541/15) hat § 7 BUrlG daraufhin so ausgelegt: Urlaub verfällt nur, wenn der Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheiten erfüllt hat und die Beschäftigten den Urlaub trotzdem freiwillig nicht genommen haben. Der Hinweis braucht drei Bestandteile:
- Konkreter Anspruch. Wie viele Urlaubstage der Person für ein bestimmtes Urlaubsjahr noch zustehen, nicht nur ein allgemeiner Satz über Urlaub.
- Aufforderung. Die Bitte, den Urlaub so rechtzeitig zu beantragen, dass er im Urlaubsjahr oder im Übertragungszeitraum noch genommen werden kann.
- Folgen. Der klare Hinweis, dass nicht beantragter Urlaub zum genannten Datum verfällt.
Das Gericht verlangt dabei völlige Transparenz und nennt als Beispiel eine Mitteilung in Textform. Eine E-Mail an jede einzelne Person genügt dieser Form, ein Aushang am Schwarzen Brett oder ein Satz im Arbeitsvertrag nennt dagegen keinen konkreten Anspruch. Weil der Arbeitgeber beweisen muss, dass er hingewiesen hat, lohnt es sich, jede Mitteilung mit Datum aufzubewahren.
Resturlaub verfällt: muss der Arbeitgeber informieren?
Ja. Ohne rechtzeitigen, konkreten Hinweis verfällt Resturlaub weder am 31. Dezember noch am 31. März. Nach dem Leitsatz des Bundesarbeitsgerichts tritt der nicht verfallene Urlaub dann zu dem Anspruch hinzu, der am 1. Januar des Folgejahres entsteht, und für ihn gelten dieselben Regeln wie für den neuen Urlaub. Der Arbeitgeber kann den alten Urlaub also im neuen Jahr noch zum Verfall bringen, aber nur, indem er jetzt ordnungsgemäß hinweist.
Das gilt für den gesetzlichen Mindesturlaub von 20 Tagen bei einer Fünftagewoche und nach dem BAG-Urteil auch für vertraglichen Mehrurlaub, solange Arbeits- oder Tarifvertrag nichts Abweichendes regeln.
Wann der Hinweis rausgeht
Das Gesetz nennt keinen Termin, verlangt aber, dass der Urlaub nach dem Hinweis noch genommen werden kann. Das Bundesarbeitsgericht nennt als Beispiel eine Mitteilung zu Beginn des Kalenderjahres. Viele Arbeitgeber schicken zusätzlich im Herbst eine Erinnerung mit dem dann aktuellen Resturlaub, weil sich Zahlen im Laufe des Jahres ändern. Welche Termine Sie wählen, ist Ihre Entscheidung; die Tabelle zeigt einen verbreiteten Rhythmus.
| Zeitpunkt | Wofür | Muster |
|---|---|---|
| Januar | Jahresanspruch des neuen Jahres und übertragene Tage aus dem Vorjahr, die am 31. März verfallen | Muster 2 |
| September oder Oktober | Resturlaub des laufenden Jahres, der am 31. Dezember verfällt | Muster 1 |
| Eintritt im Laufe des Jahres | Anteiliger Anspruch für das Eintrittsjahr | Muster 1, angepasst |
Muster 1: Hinweis im Herbst für den Urlaub des laufenden Jahres
Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern und schicken Sie den Text an jede Person einzeln, zum Beispiel per E-Mail. Die Formulierung ist ein Vorschlag; wie Sie sie an Ihren Betrieb anpassen, entscheiden Sie.
Betreff: Ihr Resturlaub [Jahr]: bitte bis [Datum] beantragen
Liebe/r [Vorname Nachname],
nach unserer Urlaubsübersicht stehen Ihnen für das Urlaubsjahr [Jahr] mit Stand [Datum] noch [Anzahl] Urlaubstage zu.
Bitte beantragen Sie diese Tage so rechtzeitig, dass Sie sie bis zum 31. Dezember [Jahr] nehmen können. Wir empfehlen, Ihren Antrag bis zum [Datum, z. B. 15. November] zu stellen, damit wir ihn mit der Planung im Team abstimmen können.
Bitte beachten Sie: Urlaub, den Sie bis zum 31. Dezember [Jahr] nicht beantragen und nehmen, verfällt mit Ablauf dieses Tages. Eine Übertragung ins nächste Jahr ist nach § 7 Abs. 3 BUrlG nur aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen möglich; übertragener Urlaub verfällt dann mit Ablauf des 31. März [Folgejahr].
Bei Fragen zu Ihrem Urlaubskonto melden Sie sich gern bei [Ansprechperson].
Mit freundlichen Grüßen
[Name, Funktion]
[Unternehmen]
Muster 2: Hinweis im Januar für übertragene Tage bis 31. März
Dieser Hinweis gilt den Tagen, die aus dem Vorjahr übertragen wurden, und eignet sich auch, um Urlaub aus früheren Jahren zu erfassen, für den noch kein ordnungsgemäßer Hinweis vorlag. Nennen Sie die Tage getrennt nach Jahr, damit der Anspruch konkret bleibt.
Betreff: Ihr Urlaub [Jahr]: übertragene Tage bis 31. März nehmen
Liebe/r [Vorname Nachname],
für das Urlaubsjahr [Jahr] stehen Ihnen [Anzahl] Urlaubstage zu. Zusätzlich wurden [Anzahl] Tage aus [Vorjahr] auf dieses Jahr übertragen.
Bitte beantragen Sie die übertragenen Tage so rechtzeitig, dass Sie sie bis zum 31. März [Jahr] nehmen können. Übertragener Urlaub, den Sie bis dahin nicht beantragen und nehmen, verfällt mit Ablauf des 31. März [Jahr] (§ 7 Abs. 3 BUrlG).
Ihren Jahresurlaub [Jahr] beantragen Sie bitte so, dass Sie ihn bis zum 31. Dezember [Jahr] nehmen können. Urlaub, den Sie bis dahin nicht beantragen und nehmen, verfällt mit Ablauf dieses Tages, soweit er nicht aus dringenden Gründen übertragen wird.
Bei Fragen zu Ihrem Urlaubskonto melden Sie sich gern bei [Ansprechperson].
Mit freundlichen Grüßen
[Name, Funktion]
[Unternehmen]
Was passiert, wenn der Hinweis fehlt
Fehlt der Hinweis, verfällt der Urlaub nicht und wandert ins nächste Jahr. Auch die Verjährung hilft dann nicht: Der Europäische Gerichtshof hat am 22. September 2022 entschieden (C-120/21), dass der Urlaubsanspruch nicht nach der regulären dreijährigen Frist verjähren kann, solange der Arbeitgeber die Person nicht in die Lage versetzt hat, ihn zu nehmen. Das Bundesarbeitsgericht (9 AZR 266/20) hat das am 20. Dezember 2022 übernommen: Die Verjährungsfrist beginnt erst am Ende des Jahres, in dem der Arbeitgeber über den konkreten Anspruch und die Verfallsfristen informiert hat.
Endet das Arbeitsverhältnis, ist Urlaub, der nicht mehr genommen werden kann, nach § 7 Abs. 4 BUrlG abzugelten, also auszuzahlen, einschließlich der Tage, die sich ohne Hinweis über Jahre angesammelt haben.
Ein Beispiel: Greta Vogel hat bei NovaTech im Oktober 2026 noch 5 Tage Urlaub aus 2026. Bekommt sie dann einen Hinweis nach Muster 1 und nimmt die Tage trotzdem nicht, verfallen sie am 31. Dezember 2026. Bekommt sie keinen Hinweis, stehen ihr die 5 Tage am 1. Januar 2027 zusätzlich zu ihrem neuen Anspruch zu, und NovaTech kann sie nur noch mit einem Hinweis in 2027 zum Verfall bringen.
Resturlaub und Verfallsdatum je Person im Blick
Für den Hinweis brauchen Sie für jede Person eine Zahl: den Resturlaub eines bestimmten Urlaubsjahres. Absenca zeigt für jede Person den verbleibenden Urlaub je Urlaubsjahr, die übertragenen Tage und das Datum, an dem sie verfallen. Damit haben Sie die Angaben für Muster 1 und 2 auf einen Blick, statt sie zum Jahresende aus einer Tabelle zusammenzusuchen.
Den Hinweis selbst verschicken Sie; Absenca sendet ihn nicht. Übertragene Tage nimmt Absenca zu dem Verfallsdatum aus dem Konto, das Sie für den Standort eingestellt haben. Haben Sie für eine Person keinen ordnungsgemäßen Hinweis verschickt, verfallen die Tage rechtlich nicht, und Sie tragen sie einmal als Korrektur auf ihrem Konto ein. Wie Übertrag, Obergrenzen und Verfallsfristen eingerichtet werden, zeigt die Seite Übertrag von Resturlaub (auf Englisch); den Überblick über alle Funktionen gibt die Seite Urlaubsverwaltung Software.
Diese Hinweise geben den Gesetzestext und die Rechtsprechung für Deutschland wieder und sind keine Rechtsberatung. In Österreich und der Schweiz gelten eigene Regeln.
Zuletzt geprüft: · Absenca-Team
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- Resturlaub je Person und Urlaubsjahr, immer aktuell
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Häufige Fragen
- Muss der Arbeitgeber auf den Verfall von Resturlaub hinweisen?
- Ja. Nach dem Bundesarbeitsgericht (9 AZR 541/15) verfällt Urlaub nach § 7 Abs. 3 BUrlG nur, wenn der Arbeitgeber die Person rechtzeitig aufgefordert hat, den Urlaub zu nehmen, ihr den konkreten Resturlaub genannt und klar auf den Verfall hingewiesen hat.
- Reicht ein allgemeiner Hinweis im Arbeitsvertrag oder am Schwarzen Brett?
- In der Regel nicht. Der Hinweis muss sich auf den konkreten Urlaubsanspruch eines bestimmten Jahres beziehen. Ein Satz im Arbeitsvertrag oder ein Aushang nennt keine persönliche Zahl. Eine E-Mail an jede einzelne Person mit ihrem Resturlaub erfüllt das.
- Wann sollte der Hinweis verschickt werden?
- So rechtzeitig, dass der Urlaub danach noch genommen werden kann. Das Bundesarbeitsgericht nennt den Beginn des Kalenderjahres als Beispiel; viele Arbeitgeber erinnern im Herbst zusätzlich mit dem aktuellen Resturlaub und im Januar an übertragene Tage, die am 31. März verfallen.
- Was passiert mit Urlaub, wenn der Hinweis fehlt?
- Er verfällt nicht, sondern kommt zum Anspruch des Folgejahres hinzu. Er verjährt auch nicht, solange der Arbeitgeber nicht hingewiesen hat (EuGH C-120/21, BAG 9 AZR 266/20). Bei Ende des Arbeitsverhältnisses wird er nach § 7 Abs. 4 BUrlG ausgezahlt.
- Verschickt Absenca den Hinweis automatisch?
- Nein. Absenca zeigt Ihnen für jede Person den Resturlaub je Urlaubsjahr und das Verfallsdatum übertragener Tage. Den Hinweis verschicken Sie selbst, zum Beispiel mit einem der beiden Muster auf dieser Seite.