Urlaubsrückstellung berechnen
Zum Jahresabschluss braucht jeder Arbeitgeber eine Rückstellung für den Urlaub, den seine Beschäftigten noch nicht genommen haben. Der Rechner ermittelt sie getrennt für die Handelsbilanz und die Steuerbilanz, für eine Person oder eine Gruppe mit ähnlichem Gehalt. Die Rechnung läuft in Ihrem Browser, es wird nichts übertragen.
Steuerbilanz
1.568,16 €
Handelsbilanz
1.835,46 €
Warum eine Rückstellung für Urlaub?
Hat eine Person am Bilanzstichtag noch Urlaub offen, hat sie im abgelaufenen Jahr gearbeitet, ohne die bezahlte Freistellung schon erhalten zu haben. Der Arbeitgeber ist mit dieser Leistung im Rückstand und muss sie im Folgejahr als Urlaubsentgelt zahlen oder beim Ausscheiden abgelten. Dafür ist nach § 249 Abs. 1 HGB eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden, die über § 5 Abs. 1 EStG auch in der Steuerbilanz steht. Bewertet wird sie in beiden Bilanzen aber unterschiedlich.
Die Formel
Formel
Urlaubsrückstellung = Jahreskosten ÷ Arbeitstage × offene Urlaubstage
Jahreskosten = (Bruttoentgelt + Urlaubsgeld + feste Sonderzahlungen) × (1 + Nebenkostensatz)
Was in die Jahreskosten gehört, legen die amtlichen Hinweise zum Einkommensteuergesetz fest (H 6.11 EStH, „Urlaubsverpflichtung“, nach BFH vom 6. Dezember 1995, BStBl II 1996 S. 406): das Bruttoarbeitsentgelt, die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, das Urlaubsgeld und andere lohnabhängige Nebenkosten. Nicht dazu gehören jährlich vereinbarte Sondervergütungen wie Weihnachtsgeld, Tantiemen oder Zuführungen zu Pensions- und Jubiläumsrückstellungen sowie Gehaltssteigerungen nach dem Bilanzstichtag.
Ein 13. Gehalt, das fest im Arbeits- oder Manteltarifvertrag zugesagt ist, hat das Finanzgericht Rheinland-Pfalz dagegen einbezogen (Urteil vom 15. März 2006, 1 K 2369/03): Es ist keine jährlich neu vereinbarte Sondervergütung, sondern Gegenleistung für die laufende Arbeit. Der Bundesfinanzhof hat diese Frage für ein vertraglich festes 13. Gehalt bisher nicht selbst entschieden. Tragen Sie solche Zahlungen im Feld „Fest zugesagte Sonderzahlungen“ ein, freiwillige Gratifikationen nicht.
Den Satz für die Nebenkosten kennen Sie aus der Lohnabrechnung: die Arbeitgeberanteile zur Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung und weitere lohnabhängige Kosten. Die 21 % im Rechner sind ein Beispielwert.
Handelsbilanz und Steuerbilanz: die Unterschiede
| Steuerbilanz | Handelsbilanz | |
|---|---|---|
| Wertmaßstab | Wertverhältnisse am Stichtag, § 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. f EStG | Notwendiger Erfüllungsbetrag, § 253 Abs. 1 S. 2 HGB |
| Gehaltssteigerungen | nicht berücksichtigt | berücksichtigt, wenn sie bis zur Gewährung des Urlaubs erwartet werden |
| Divisor | reguläre Arbeitstage (BFH, Beschluss vom 29. Januar 2008, I B 100/07) | verbreitet: tatsächliche Arbeitstage, also abzüglich Jahresurlaub und erwarteter Fehltage |
| Abzinsung | keine bei Laufzeit unter zwölf Monaten, § 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. e EStG | keine bei Restlaufzeit bis zu einem Jahr, § 253 Abs. 2 HGB |
Steuerlich gilt das Stichtagsprinzip: § 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. f EStG verbietet, künftige Preis- und Kostensteigerungen zu berücksichtigen. Handelsrechtlich ist die Rückstellung nach § 253 Abs. 1 Satz 2 HGB mit dem Betrag anzusetzen, der zur Erfüllung voraussichtlich nötig ist. Steht eine Tariferhöhung oder eine Gehaltsrunde fest, die vor dem Urlaub wirksam wird, geht sie dort ein.
Beim Divisor hat der Bundesfinanzhof die Linie seiner früheren Urteile bestätigt: Das Jahresgehalt wird durch die regulären Arbeitstage geteilt, ohne die Urlaubstage des Folgejahres abzuziehen (BFH, Beschluss vom 29. Januar 2008, I B 100/07). Bei einer 5-Tage-Woche sind das 260 Wochentage abzüglich der Feiertage, die auf einen Werktag fallen, je nach Bundesland und Jahr also um die 250. Für die Handelsbilanz teilt die verbreitete Praxis durch die Tage, an denen tatsächlich gearbeitet wird. Das ergibt einen höheren Tagessatz. Möchten Sie handelsrechtlich ebenfalls mit den regulären Arbeitstagen rechnen, setzen Sie Jahresurlaub und Fehltage auf 0.
Ein Beispiel: Greta Vogel bei NovaTech
Greta Vogel verdient bei NovaTech 54.000 € brutto im Jahr, ohne Urlaubsgeld und ohne feste Sonderzahlungen. NovaTech rechnet mit 21 % Arbeitgeberanteilen und Nebenkosten. Am 31. Dezember hat sie noch 6 Urlaubstage offen, ihr Jahresurlaub beträgt 30 Tage, und zum 1. Januar steigen die Gehälter um 3 %.
- Steuerbilanz: 54.000 × 1,21 = 65.340 € ÷ 250 = 261,36 € je Tag × 6 = 1.568,16 €.
- Handelsbilanz: 65.340 × 1,03 = 67.300,20 € ÷ (250 − 30) = 305,91 € je Tag × 6 = 1.835,46 €.
Die Differenz von 267,30 € entsteht durch die Gehaltssteigerung und den kleineren Divisor. Sie ist ein Unterschied zwischen Handels- und Steuerbilanz, den Sie im Abschluss entsprechend behandeln.
Einzeln oder mit Durchschnittswerten
Genau ist die Rechnung je Person. Für Gruppen mit ähnlichem Gehalt, etwa ein Team oder eine Tarifgruppe, ist eine Rechnung mit Durchschnittswerten verbreitet: Tragen Sie das durchschnittliche Jahresentgelt der Gruppe ein und als offene Urlaubstage die Summe aller Tage der Gruppe. Je weiter die Gehälter auseinanderliegen, desto eher lohnt sich die Rechnung je Person.
Die offenen Urlaubstage zum Stichtag ermitteln
Die Rechnung ist nur so gut wie die Zahl der offenen Tage. Maßgeblich ist der Urlaub, der am Stichtag noch besteht, einschließlich übertragener Tage aus dem Vorjahr, soweit sie noch nicht verfallen sind. Ob Resturlaub zum 31. März verfällt, hängt in Deutschland davon ab, ob Sie Ihre Beschäftigten rechtzeitig auf den Verfall hingewiesen haben; wie, zeigt der Ratgeber zur Hinweispflicht beim Urlaubsverfall. Den Urlaubsanspruch bei Eintritt, Austritt oder Teilzeit rechnet der Urlaubsrechner nach.
Diese Hinweise geben Gesetz, Verwaltungsanweisungen und Rechtsprechung für Deutschland wieder und ersetzen keine steuerliche Beratung. Der Rechner geht von einem Wirtschaftsjahr aus, das mit dem Kalenderjahr übereinstimmt.
Zuletzt geprüft: · Absenca-Team
Häufige Fragen
- Wie berechne ich die Urlaubsrückstellung?
- Urlaubsrückstellung = Jahreskosten ÷ Arbeitstage × offene Urlaubstage. Zu den Jahreskosten gehören das Bruttoarbeitsentgelt, das Urlaubsgeld, die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung und andere lohnabhängige Nebenkosten. Steuerlich teilen Sie durch die regulären Arbeitstage, in der Handelsbilanz verbreitet durch die tatsächlichen Arbeitstage.
- Gehört das Weihnachtsgeld in die Urlaubsrückstellung?
- Jährlich vereinbarte Sondervergütungen wie Weihnachtsgeld oder Tantiemen bleiben steuerlich außen vor (H 6.11 EStH). Ist ein 13. Gehalt dagegen fest im Arbeits- oder Tarifvertrag zugesagt, hat das FG Rheinland-Pfalz es einbezogen (Urteil vom 15. März 2006, 1 K 2369/03).
- Wird die Urlaubsrückstellung abgezinst?
- In der Regel nicht. Der Urlaub wird meist im Folgejahr genommen oder abgegolten. Handelsrechtlich sind nur Rückstellungen mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr abzuzinsen (§ 253 Abs. 2 HGB), steuerlich sind Laufzeiten unter zwölf Monaten von der Abzinsung ausgenommen (§ 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. e EStG).
- Darf ich mit Durchschnittswerten rechnen?
- Für Gruppen mit ähnlichem Gehalt ist das verbreitet: durchschnittliches Jahresentgelt der Gruppe × Summe der offenen Urlaubstage. Liegen die Gehälter weit auseinander, rechnen Sie je Person; sonst verschiebt sich der Betrag zu den Tagen der Gruppe mit dem höheren oder niedrigeren Gehalt.
Resturlaub zum Stichtag ohne Nachzählen
Die offenen Urlaubstage zum Stichtag stehen in Absenca je Person und Abwesenheitsart bereit: Anspruch, genommen, beantragt, Übertrag und verfügbar, als Export nach CSV oder Excel (in jedem Tarif enthalten, auch im kostenlosen Starter-Tarif). Kostenlos für bis zu 10 Personen.