Ratgeber für Arbeitgeber · mit Muster
Betriebsurlaub anordnen: was Arbeitgeber dürfen und wie sie ihn ankündigen
Sommerpause, Brückentage, die Tage zwischen den Jahren: Wann Sie Betriebsurlaub für alle festlegen dürfen, wann der Betriebsrat zustimmen muss, was mit neuen Mitarbeitenden ohne genug Urlaub passiert, und ein Muster für die Ankündigung.
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Betriebsurlaub, auch Betriebsferien genannt, ist Urlaub, den der Arbeitgeber für den ganzen Betrieb oder einzelne Abteilungen zur selben Zeit festlegt. Er wird vom Jahresurlaub der Beschäftigten abgezogen. Das Bundesurlaubsgesetz kennt den Begriff nicht, erlaubt ihn aber: Nach § 7 Abs. 1 BUrlG treten die Urlaubswünsche Einzelner zurück, wenn dringende betriebliche Belange entgegenstehen, und wirksam eingeführte Betriebsferien sind nach dem Bundesarbeitsgericht ein solcher Belang (BAG, Beschluss vom 28. Juli 1981, 1 ABR 79/79).
Dieser Ratgeber zeigt, was dabei gilt, wenn es einen Betriebsrat gibt und wenn nicht, wie viel des Jahresurlaubs sich festlegen lässt, wie Sie mit neuen Mitarbeitenden umgehen, die noch nicht genug Urlaub haben, und gibt Ihnen ein Muster für die Ankündigung.
Wann Arbeitgeber Betriebsurlaub anordnen dürfen
Den Zeitpunkt des Urlaubs legt der Arbeitgeber fest. Nach § 7 Abs. 1 BUrlG muss er dabei die Wünsche der Beschäftigten berücksichtigen, es sei denn, dringende betriebliche Belange oder die sozial vorrangigen Wünsche anderer stehen entgegen. Betriebsurlaub ist genau so ein Fall: Der Betrieb schließt, und die Wünsche Einzelner treten für diese Tage zurück.
Das Bundesarbeitsgericht hat dazu 1981 entschieden (1 ABR 79/79), dass Betriebsferien nicht erst zulässig sind, wenn schon vorher dringende betriebliche Belange bestehen. Umgekehrt begründen rechtswirksam eingeführte Betriebsferien selbst solche Belange, und die abweichenden Wünsche Einzelner müssen zurückstehen. Als Gründe ließ das Gericht organisatorische und wirtschaftliche Vorteile der gemeinsamen Schließung gelten.
Wie der Betriebsurlaub wirksam eingeführt wird, hängt davon ab, ob es im Betrieb einen Betriebsrat gibt. Gibt es keinen, legen Sie ihn als Arbeitgeber fest. Prüfen Sie in beiden Fällen auch Arbeits- und Tarifverträge, denn sie können eigene Regeln zur Lage des Urlaubs enthalten.
Mit Betriebsrat: Betriebsferien sind mitbestimmungspflichtig
Nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG bestimmt der Betriebsrat bei der Aufstellung allgemeiner Urlaubsgrundsätze und des Urlaubsplans mit. Einheitlicher Urlaub für alle oder für ganze Gruppen ist eine solche Frage allgemeiner Urlaubsgrundsätze; das Bundesarbeitsgericht hat im Beschluss 1 ABR 79/79 ausdrücklich festgehalten, dass die Einführung von Betriebsferien der Mitbestimmung unterliegt.
In der Praxis schließen Arbeitgeber und Betriebsrat dazu eine Betriebsvereinbarung, entweder für ein Jahr oder als dauerhafte Regel, etwa „jedes Jahr zwischen Weihnachten und Neujahr“. Einigen sie sich nicht, entscheidet nach § 87 Abs. 2 BetrVG die Einigungsstelle. Ohne Zustimmung des Betriebsrats oder Spruch der Einigungsstelle ist der Betriebsurlaub nicht wirksam eingeführt.
Wie viel Jahresurlaub sich als Betriebsurlaub festlegen lässt
Eine feste Obergrenze nennt das Gesetz nicht. Im Fall von 1981 hatte das Bundesarbeitsgericht eine Regelung gebilligt, die etwa drei Fünftel des Jahresurlaubs als Betriebsferien festlegte, und dabei betont, dass den Beschäftigten für zwei Fünftel die freie Wahl blieb. Daraus wird oft eine Faustregel von drei Fünfteln gemacht; das Gericht hat sie aber für diesen Einzelfall begründet und nicht als allgemeine Grenze aufgestellt.
Wie viel Sie festlegen, ist Ihre Entscheidung. Rechnen Sie dabei mit dem Anspruch, den alle haben, nicht nur mit dem gesetzlichen Mindesturlaub, und lassen Sie genug Tage übrig, damit Familien Ferien und Feiertage selbst planen können.
| Betriebsurlaub | Tage | Anteil | Frei planbar |
|---|---|---|---|
| Zwischen den Jahren | 3 bis 5 | 10 bis 17 % | 25 bis 27 Tage |
| Zwei Wochen im Sommer | 10 | 33 % | 20 Tage |
| Sommer und zwischen den Jahren | 15 | 50 % | 15 Tage |
| Drei Fünftel wie im BAG-Fall | 18 | 60 % | 12 Tage |
Wann Sie den Betriebsurlaub ankündigen
Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Da der Betriebsurlaub die Urlaubswünsche verdrängt, lohnt es sich, ihn zu nennen, bevor die Beschäftigten ihren übrigen Urlaub planen, also im Herbst für das kommende Jahr. Wer schon gebucht hat, bevor die Schließung feststand, hat einen schweren Stand, und bereits genehmigter Urlaub kann nicht einfach zurückgenommen werden. Ein früher Termin erspart diesen Konflikt.
Wenn Sie zum Jahreswechsel ohnehin den Hinweis auf verfallenden Resturlaub verschicken, nennen Sie den Betriebsurlaub des neuen Jahres gleich mit; wie dieser Hinweis aussieht, zeigt der Ratgeber Hinweispflicht beim Urlaubsverfall.
Neue Mitarbeitende ohne genug Urlaub
Den vollen Urlaubsanspruch gibt es erst nach sechs Monaten (§ 4 BUrlG). Wer im laufenden Jahr eintritt und die Wartezeit nicht mehr erfüllt, hat nach § 5 BUrlG ein Zwölftel des Jahresurlaubs je vollem Monat; Bruchteile von mindestens einem halben Tag werden auf volle Tage aufgerundet. Bei einer Schließung im Sommer oder zum Jahresende reicht das oft nicht.
Fehlen Urlaubstage, können Sie die Person nicht einfach unbezahlt nach Hause schicken. Bietet sie ihre Arbeit an und Sie nehmen sie nicht an, schulden Sie nach § 615 BGB die Vergütung, ohne dass sie die Zeit nacharbeiten muss. So hat es zum Beispiel das Landesarbeitsgericht Rheinland-Pfalz für einen Mitarbeiter entschieden, der seinen anteiligen Urlaub schon verbraucht hatte (27. April 2017, 5 Sa 497/16). Unbezahlter Urlaub setzt eine Vereinbarung mit der Person voraus.
Planen Sie deshalb für neue Mitarbeitende mit: Bleibt während der Schließung Arbeit, etwa ein Notdienst, können sie dort eingesetzt werden. Sonst stellen Sie die fehlenden Tage bezahlt frei. Welche Lösung Sie wählen, entscheiden Sie; nennen Sie sie in der Ankündigung, dann gibt es keine Überraschung.
Muster: Ankündigung des Betriebsurlaubs
Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern. Gibt es einen Betriebsrat, verweisen Sie auf die Betriebsvereinbarung; gibt es keinen, streichen Sie den Satz. Die Formulierung ist ein Vorschlag; wie Sie sie an Ihren Betrieb anpassen, entscheiden Sie.
Betreff: Betriebsurlaub [Jahr]
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
[Unternehmen] schließt im Jahr [Jahr] an folgenden Tagen:
[Datum] bis [Datum] ([Anzahl] Arbeitstage)
[Datum] bis [Datum] ([Anzahl] Arbeitstage)Grund ist [z. B. die Sommerpause unserer Kunden / die Wartung der Anlagen / der Jahresabschluss]. [Die Regelung beruht auf der Betriebsvereinbarung vom [Datum].]
Diese Tage werden als Urlaub von Ihrem Jahresurlaub [Jahr] abgezogen, bei Teilzeit nur an Ihren Arbeitstagen. Ihre übrigen [Anzahl] Urlaubstage planen Sie wie gewohnt; bitte stellen Sie Ihre Anträge bis zum [Datum].
Wer zum Betriebsurlaub noch nicht genug Urlaubsanspruch hat, [wird in dieser Zeit im Notdienst eingesetzt / wird für die fehlenden Tage bezahlt freigestellt]. Ihre Führungskraft spricht Sie dazu an.
Bei Fragen melden Sie sich gern bei [Ansprechperson].
Mit freundlichen Grüßen
[Name, Funktion]
[Unternehmen]
Den Betriebsurlaub in Absenca für alle eintragen
Statt dass alle die Schließtage einzeln beantragen, tragen Sie sie in Absenca einmal als genehmigten Urlaub ein:
- Büro und Personen wählen. Unter „Urlaub eintragen“ wählen Sie das Büro und mit „Alle in [Büro] auswählen“ alle Mitarbeitenden auf einmal, oder Sie wählen einzelne Personen aus.
- Abwesenheitsart und Zeitraum. Wählen Sie die Abwesenheitsart, zum Beispiel eine eigene Art „Betriebsurlaub“, die im Antragsformular ausgeblendet bleibt, und den ersten und letzten Tag.
- Vorschau prüfen. Die Vorschau zeigt für jede Person, wie viele Tage abgezogen werden, gerechnet nach ihrem Arbeitszeitmodell und ohne die Feiertage ihres Büros. Wer nicht eingetragen werden kann, steht mit Grund daneben, etwa weil an diesen Tagen schon Urlaub liegt oder das Guthaben nicht reicht. Gebucht wird noch nichts.
- Bestätigen. Der Urlaub ist sofort genehmigt, vom Konto abgezogen und steht im Kalender; die Beteiligten werden benachrichtigt.
Sperrzeiträume und die Obergrenze gleichzeitiger Abwesenheiten je Abteilung gelten dabei nicht, denn die Schließung betrifft alle zur selben Zeit. Eintragen können Admins für alle und Führungskräfte für die Personen, deren Urlaub sie genehmigen. Ihren eigenen Urlaub tragen Sie nicht selbst ein, sondern beantragen ihn wie alle anderen.
Personen, deren Guthaben nicht reicht, überspringt Absenca, es sei denn, Sie haben für das Büro oder die Abwesenheitsart ein negatives Guthaben erlaubt. Für sie tragen Sie die Tage ein, die ihr Anspruch deckt, und regeln den Rest so, wie Sie es angekündigt haben.
Ein Beispiel: Betriebsurlaub 2027 bei NovaTech
NovaTech ist ein erfundenes Unternehmen mit 40 Beschäftigten an einem Standort und ohne Betriebsrat. Alle haben in Vollzeit 30 Urlaubstage. Im Oktober 2026 kündigt Personalleiterin Greta Vogel den Betriebsurlaub 2027 mit dem Muster an: 2. bis 13. August und 27. bis 31. Dezember, zusammen 15 Arbeitstage, also die Hälfte des Jahresurlaubs.
Dann trägt sie beide Zeiträume für alle ein. Die Vorschau zeigt: Vollzeitkräfte verlieren 15 Tage, eine Teilzeitkraft mit drei festen Arbeitstagen pro Woche 9. Ein Entwickler, der im November 2027 anfängt, hat nach § 5 BUrlG für 2027 nur einen kleinen Teilanspruch. Greta bucht ihn nach seinem Eintritt genauso; reicht sein Guthaben nicht für die fünf Tage zwischen den Jahren, zeigt die Vorschau ihn dann als übersprungen. Sie trägt für ihn so viele Tage ein, wie sein Guthaben deckt, und stellt ihn an den übrigen bezahlt frei, wie es in der Ankündigung steht.
Wann der Betrieb zwar offen ist, aber niemand Urlaub nehmen soll, etwa zur Inventur, regelt nicht der Betriebsurlaub, sondern eine Sperrzeit; das erklärt der Ratgeber Urlaubssperre. Wie Praxen ihre Schließzeiten planen, zeigt die Seite Urlaubsplanung in der Arztpraxis, wie Sie Abwesenheiten über das Jahr verteilen, die Seite Abwesenheitsplanung, und alle Funktionen die Seite Urlaubsverwaltung Software.
Diese Hinweise geben den Gesetzestext und die Rechtsprechung für Deutschland wieder und sind keine Rechtsberatung. In Österreich und der Schweiz gelten eigene Regeln.
Zuletzt geprüft: · Absenca-Team
Warum Teams Absenca wählen
- Betriebsurlaub in einem Schritt für alle eintragen
- Vorschau mit den Tagen je Person, bevor etwas gebucht wird
- Abzug nach dem Arbeitszeitmodell jeder Person
- Feiertage je Büro bleiben außen vor
- Eigene, im Antrag ausgeblendete Abwesenheitsart möglich
- Bis 10 Personen dauerhaft kostenlos
Häufige Fragen
- Darf der Arbeitgeber Betriebsurlaub anordnen?
- Ja. Nach § 7 Abs. 1 BUrlG treten die Urlaubswünsche Einzelner hinter dringende betriebliche Belange zurück, und wirksam eingeführte Betriebsferien begründen nach dem Bundesarbeitsgericht (1 ABR 79/79) einen solchen Belang. Gibt es einen Betriebsrat, muss er nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG zustimmen.
- Wie viele Urlaubstage darf der Betriebsurlaub umfassen?
- Das Gesetz nennt keine Grenze. Das Bundesarbeitsgericht hat 1981 eine Regelung gebilligt, die etwa drei Fünftel des Jahresurlaubs festlegte und zwei Fünftel zur freien Wahl ließ. Eine allgemeine Obergrenze hat es daraus nicht gemacht.
- Was gilt für neue Mitarbeitende, die noch nicht genug Urlaub haben?
- Fehlende Tage dürfen nicht einfach unbezahlt bleiben: Nimmt der Arbeitgeber die angebotene Arbeit nicht an, schuldet er nach § 615 BGB die Vergütung. Unbezahlter Urlaub braucht eine Vereinbarung. Üblich sind ein Einsatz im Notdienst oder eine bezahlte Freistellung.
- Wie früh muss Betriebsurlaub angekündigt werden?
- Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Kündigen Sie ihn an, bevor die Beschäftigten ihren übrigen Urlaub planen, am besten im Herbst für das nächste Jahr, denn bereits genehmigter Urlaub kann nicht einfach zurückgenommen werden.
- Wie trage ich den Betriebsurlaub in Absenca ein?
- Unter „Urlaub eintragen“ wählen Sie Büro, alle Mitarbeitenden, Abwesenheitsart und Zeitraum. Die Vorschau zeigt die Tage je Person und wer übersprungen wird; nach der Bestätigung ist der Urlaub genehmigt und vom Konto abgezogen.