Ratgeber für Arbeitgeber · mit Muster
Urlaubssperre: wann Arbeitgeber sie verhängen dürfen und wie sie sie ankündigen
Jahresabschluss, Inventur, Hochsaison: Wann eine Urlaubssperre zulässig ist, was mit bereits genehmigtem Urlaub passiert, wann der Betriebsrat mitredet, und ein Muster für die Ankündigung.
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Eine Urlaubssperre ist ein Zeitraum, in dem der Arbeitgeber keinen Urlaub gewährt, für den ganzen Betrieb, einen Standort oder eine Abteilung. Zulässig ist sie, wenn dringende betriebliche Belange den Urlaubswünschen entgegenstehen; so steht es in § 7 Abs. 1 BUrlG. Bereits genehmigter Urlaub bleibt davon unberührt.
Dieser Ratgeber zeigt, welche Gründe eine Urlaubssperre tragen, was sie nicht darf, wann der Betriebsrat zustimmen muss, und gibt Ihnen ein Muster, mit dem Sie sie ankündigen.
Wann eine Urlaubssperre zulässig ist
Nach § 7 Abs. 1 BUrlG sind bei der Festlegung des Urlaubs die Wünsche der Beschäftigten zu berücksichtigen. Ablehnen darf der Arbeitgeber sie nur, wenn dringende betriebliche Belange oder die sozial vorrangigen Wünsche anderer entgegenstehen. Eine Urlaubssperre ist nichts anderes als diese Abwägung, im Voraus für einen bestimmten Zeitraum getroffen.
„Dringend“ heißt mehr als lästig. Typische Anlässe sind Zeiträume, in denen der Betrieb ohne nahezu alle Beschäftigten nicht laufen kann: der Jahresabschluss in der Buchhaltung, die Inventur im Lager, die Hochsaison im Handel oder eine Messe, für die das ganze Vertriebsteam gebraucht wird. Je länger die Sperre dauert und je mehr Menschen sie trifft, desto genauer sollten Sie begründen können, warum gerade dieser Zeitraum und gerade diese Gruppe.
Begrenzen Sie die Sperre deshalb auf die Wochen und die Teams, um die es geht, statt das halbe Jahr für alle zu sperren. Eine Ausnahme nennt das Gesetz selbst: Urlaub, der im Anschluss an eine medizinische Vorsorge- oder Rehabilitationsmaßnahme verlangt wird, ist nach § 7 Abs. 1 Satz 2 BUrlG zu gewähren.
Genehmigter Urlaub bleibt genehmigt
Eine Urlaubssperre gilt für Anträge, über die noch nicht entschieden ist. Urlaub, den Sie schon gewährt haben, können Sie nicht nachträglich wieder streichen. Das Bundesarbeitsgericht hat am 20. Juni 2000 entschieden (9 AZR 405/99), dass der Arbeitgeber Beschäftigte nicht aus bereits gewährtem Urlaub zurückrufen kann, selbst wenn das vorher vereinbart war; eine solche Abrede ist nach § 13 BUrlG unwirksam. Ob der Urlaub bewilligt wird, muss vorher entschieden werden.
Das ist der wichtigste Grund, eine Urlaubssperre früh anzukündigen: am besten, bevor die Urlaubsplanung für das Jahr beginnt. Was für den umgekehrten Fall gilt, dass alle zur selben Zeit Urlaub nehmen müssen, erklärt der Ratgeber Betriebsurlaub anordnen.
Mit Betriebsrat: die Sperre ist ein Urlaubsgrundsatz
Nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG bestimmt der Betriebsrat bei der Aufstellung allgemeiner Urlaubsgrundsätze und des Urlaubsplans mit. Eine Regel, die für einen Zeitraum allen oder einer ganzen Gruppe den Urlaub verwehrt, wird zu diesen Grundsätzen gezählt. Gibt es einen Betriebsrat, vereinbaren Sie die Urlaubssperre deshalb mit ihm, meist in einer Betriebsvereinbarung; einigen Sie sich nicht, entscheidet nach § 87 Abs. 2 BetrVG die Einigungsstelle.
Gibt es keinen Betriebsrat, legen Sie die Sperre als Arbeitgeber fest. Maßstab bleibt § 7 Abs. 1 BUrlG: Lehnen Sie später einen Antrag in der Sperrzeit ab, muss der dringende betriebliche Grund tatsächlich bestehen.
Wie Sie die Urlaubssperre ankündigen
Eine Form schreibt das Gesetz nicht vor. Damit alle die Sperre bei ihrer Planung kennen, sollte die Ankündigung fünf Dinge enthalten:
- Zeitraum. Erster und letzter Tag der Sperre.
- Wen sie betrifft. Den ganzen Betrieb, einen Standort oder bestimmte Abteilungen.
- Grund. Den betrieblichen Anlass, in einem Satz.
- Ausnahmen. Wie Sie mit Härtefällen umgehen, etwa einer Hochzeit in der Familie, und an wen man sich wendet.
- Genehmigter Urlaub. Die Zusage, dass bereits genehmigter Urlaub bestehen bleibt.
Schicken Sie die Ankündigung an alle Betroffenen, zum Beispiel per E-Mail, und heben Sie sie auf. Die Sperre zusätzlich dort sichtbar zu machen, wo Urlaub beantragt wird, verhindert Anträge, die Sie dann ablehnen müssten.
Muster: Ankündigung einer Urlaubssperre
Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern. Gibt es einen Betriebsrat, verweisen Sie auf die Betriebsvereinbarung; gibt es keinen, streichen Sie den Satz. Die Formulierung ist ein Vorschlag; wie Sie sie an Ihren Betrieb anpassen, entscheiden Sie.
Betreff: Urlaubssperre vom [Datum] bis [Datum]
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
vom [Datum] bis [Datum] können wir für [den gesamten Betrieb / den Standort [Ort] / die Abteilung [Name]] keinen Urlaub gewähren.
Grund ist [z. B. der Jahresabschluss / die Inventur / unsere Hauptsaison], für den wir in dieser Zeit alle Kolleginnen und Kollegen brauchen. [Die Regelung beruht auf der Betriebsvereinbarung vom [Datum].]
Urlaub, der für diesen Zeitraum bereits genehmigt ist, bleibt bestehen. Bitte planen Sie Ihren übrigen Urlaub außerhalb dieser Tage.
Gibt es einen wichtigen persönlichen Grund, warum Sie in dieser Zeit frei brauchen, sprechen Sie bitte frühzeitig [Ansprechperson] an. Wir prüfen jeden Fall einzeln.
Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen
[Name, Funktion]
[Unternehmen]
Urlaubssperre in Absenca: Sperrzeiträume
In Absenca legen Admins eine Urlaubssperre als Sperrzeitraum an: Name, erster und letzter Tag, Geltungsbereich und eine optionale Nachricht. Als Geltungsbereich wählen Sie die gesamte Organisation, ein ganzes Büro oder eine bestimmte Abteilung; eine Sperre für eine Abteilung gilt auch für die Abteilungen darunter.
Wer einen Urlaubsantrag stellt, der in einen Sperrzeitraum fällt, kann ihn nicht abschicken und sieht direkt im Antrag den Grund, nämlich Ihre Nachricht. Der Zeitraum ist im Kalender und schon bei der Datumsauswahl im Antrag markiert, sodass niemand erst plant und dann eine Absage bekommt. Bereits genehmigter Urlaub bleibt im Kalender stehen.
Trägt eine Führungskraft selbst Urlaub für ihr Team ein, etwa einen Betriebsurlaub, gilt der Sperrzeitraum dafür nicht. Für Teams, in denen nicht alle fehlen dürfen, aber auch nicht niemand, gibt es zusätzlich die Obergrenze gleichzeitiger Abwesenheiten je Abteilung. Mehr zur Funktion zeigt die Seite Sperrzeiten (auf Englisch).
Ein Beispiel: Jahresabschluss und Inventur bei NovaTech
NovaTech ist ein erfundenes Unternehmen mit einem Büro und einem Lager. Personalleiterin Greta Vogel legt im Oktober 2026 zwei Sperrzeiträume für 2027 an, nachdem sie sie mit den Teams abgestimmt hat:
| Sperrzeitraum | Geltungsbereich | Nachricht im Antrag |
|---|---|---|
| 4. bis 15. Januar | Abteilung Finanzen | Jahresabschluss: in dieser Zeit brauchen wir das ganze Team. |
| 28. bis 30. Juni | Büro Lager | Inventur: bitte Urlaub außerhalb dieser Tage planen. |
Urlaubssperre und Abwesenheitsplanung
Eine Urlaubssperre ist das stärkste Mittel der Abwesenheitsplanung. Oft genügt ein milderes: eine Obergrenze, wie viele aus einem Team gleichzeitig fehlen dürfen, oder ein Stichtag für die Urlaubswünsche des nächsten Jahres. Wie das zusammenspielt, zeigt die Seite Abwesenheitsplanung, für Praxen mit Mindestbesetzung die Seite Urlaubsplanung in der Arztpraxis. Wer vor Jahresende noch auf verfallenden Resturlaub hinweisen muss, findet ein Muster im Ratgeber Hinweispflicht beim Urlaubsverfall; alle Funktionen zeigt die Seite Urlaubsverwaltung Software.
Diese Hinweise geben den Gesetzestext und die Rechtsprechung für Deutschland wieder und sind keine Rechtsberatung. In Österreich und der Schweiz gelten eigene Regeln.
Zuletzt geprüft: · Absenca-Team
Warum Teams Absenca wählen
- Sperrzeiträume für Organisation, Büro oder Abteilung
- Eigene Nachricht, die im Antrag als Grund erscheint
- Sperrzeiten im Kalender für alle sichtbar
- Obergrenze gleichzeitiger Abwesenheiten je Abteilung
- Genehmigter Urlaub bleibt unangetastet
- Bis 10 Personen dauerhaft kostenlos
Häufige Fragen
- Ist eine Urlaubssperre zulässig?
- Ja, wenn dringende betriebliche Belange den Urlaubswünschen entgegenstehen (§ 7 Abs. 1 BUrlG), etwa beim Jahresabschluss oder in der Hochsaison. Sie sollte auf die Zeiträume und Teams begrenzt sein, um die es tatsächlich geht.
- Gilt eine Urlaubssperre auch für bereits genehmigten Urlaub?
- Nein. Gewährten Urlaub kann der Arbeitgeber nicht nachträglich streichen oder die Person daraus zurückrufen, auch nicht aufgrund einer Vereinbarung (BAG, 9 AZR 405/99). Die Sperre gilt für Anträge, über die noch nicht entschieden ist.
- Muss der Betriebsrat einer Urlaubssperre zustimmen?
- Gibt es einen Betriebsrat, ja: Eine Sperre für alle oder ganze Gruppen gehört zu den allgemeinen Urlaubsgrundsätzen nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG. Einigen sich Arbeitgeber und Betriebsrat nicht, entscheidet die Einigungsstelle.
- Was ist der Unterschied zwischen Urlaubssperre und Betriebsurlaub?
- Bei einer Urlaubssperre darf in einem Zeitraum niemand Urlaub nehmen, beim Betriebsurlaub nehmen alle zur selben Zeit Urlaub, weil der Betrieb schließt.
- Wie richte ich eine Urlaubssperre in Absenca ein?
- Als Admin legen Sie einen Sperrzeitraum mit Zeitraum, Geltungsbereich (Organisation, Büro oder Abteilung) und einer Nachricht an. Anträge in diesem Zeitraum lassen sich dann nicht mehr abschicken, und Ihre Nachricht erscheint als Grund.