Urlaubsverwaltung in Österreich: Urlaubsjahr ab dem Eintrittstag

Wie viel Urlaub das Urlaubsgesetz vorsieht

Nach § 2 Abs. 1 Urlaubsgesetz (UrlG) gebührt Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern für jedes Arbeitsjahr ein bezahlter Urlaub von 30 Werktagen. Nach Vollendung des 25. Dienstjahres sind es 36 Werktage. Gerechnet wird dabei mit einer Sechs-Tage-Woche. Bei einer Fünf-Tage-Woche entspricht das 25 Arbeitstagen, nach 25 Dienstjahren 30 Arbeitstagen: fünf Wochen, später sechs.

Die meisten Betriebe führen das Urlaubskonto deshalb in Arbeitstagen. In Absenca tragen Sie den Anspruch je Abwesenheitsart ein, zum Beispiel 25 Tage für den Erholungsurlaub. Abgezogen wird nach dem Arbeitszeitmodell der Person: Wer Montag bis Donnerstag arbeitet, verliert für eine Urlaubswoche vier Tage; den kleineren Anspruch tragen Sie für diese Person einmal selbst ein. Feiertage des Standorts zieht Absenca nie ab.

Das Arbeitsjahr als Urlaubsjahr

Ohne andere Vereinbarung ist das Urlaubsjahr das Arbeitsjahr. Wer am 1. September eingetreten ist, hat ein Urlaubsjahr vom 1. September bis zum 31. August. In den ersten sechs Monaten entsteht der Anspruch nach § 2 Abs. 2 UrlG anteilig zur zurückgelegten Dienstzeit, danach in voller Höhe. Ab dem zweiten Arbeitsjahr steht der ganze Urlaub mit Beginn des Arbeitsjahres zu.

In einem Team mit zwölf Personen gibt es so bis zu zwölf verschiedene Stichtage. Absenca bildet das mit dem Modus Einstellungsjubiläum ab, den Sie je Standort wählen. Das Urlaubsjahr jeder Person beginnt dann an ihrem Eintrittstag. Ein täglicher Lauf sucht die Personen, deren Eintrittstag heute ist, legt ihr Konto für das neue Urlaubsjahr an und überträgt den offenen Rest. Wer am 29. Februar eingetreten ist, wechselt in Jahren ohne Schalttag am 28. Februar.

Ein Hinweis zum ersten Jahr: Absenca gewährt im Modus Einstellungsjubiläum den vollen Jahresanspruch ab dem Eintrittstag. Die anteilige Entstehung in den ersten sechs Monaten rechnet es nicht nach. Wenn Sie im ersten Halbjahr nur den anteiligen Urlaub gewähren wollen, achten Sie bei der Genehmigung darauf.

Umstellung auf das Kalenderjahr

Viele Betriebe wollen nicht mit zwölf Stichtagen leben. Nach § 2 Abs. 4 UrlG kann statt des Arbeitsjahres das Kalenderjahr oder ein anderer Jahreszeitraum als Urlaubsjahr vereinbart werden: durch Kollektivvertrag, durch Betriebsvereinbarung oder, in Betrieben ohne Betriebsrat, durch schriftliche Einzelvereinbarung. Für den Umstellungszeitraum, vom Beginn des laufenden Arbeitsjahres bis zum Ende des folgenden Kalenderjahres, muss der Person ein voller Urlaubsanspruch und zusätzlich ein anteiliger Anspruch bis zum Beginn des neuen Urlaubsjahres zustehen.

In Absenca stellen Sie den Standort dann vom Einstellungsjubiläum auf ein festes Urlaubsjahr um und wählen Jänner als ersten Monat. Ab dann wechseln alle am 1. Jänner gemeinsam ins neue Jahr. Den zusätzlichen anteiligen Anspruch aus dem Umstellungszeitraum rechnet Absenca nicht selbst aus: Sie tragen ihn je Person einmal als Korrektur auf dem Urlaubskonto ein.

Gilt der Kollektivvertrag nur für einen Teil des Unternehmens, etwa für die Produktion in Linz, aber nicht für das Büro in Wien, legen Sie zwei Standorte an. Jeder Standort hat sein eigenes Urlaubsjahr, seine eigenen Abwesenheitsarten und seine eigenen Feiertage. Wie viele Standorte Ihr Tarif umfasst, steht auf der Preisseite.

Die sechste Woche nach 25 Dienstjahren

Für die 25 Jahre zählt nicht nur die Zeit im eigenen Betrieb. Nach § 3 UrlG werden Dienstzeiten bei anderen Arbeitgebern im Inland angerechnet, sofern sie jeweils mindestens sechs Monate gedauert haben, zusammen mit einigen weiteren Zeiten bis zu fünf Jahre. Bestimmte Schulzeiten zählen darüber hinaus bis zu zwei weitere Jahre. Eine Mitarbeiterin mit 21 Jahren im Betrieb und fünf anrechenbaren Jahren davor hat die sechste Woche also schon.

Das Eintrittsdatum allein sagt darum nicht, wer die sechste Woche hat. In Absenca hinterlegen Sie für diese Personen einen persönlichen Anspruch, zum Beispiel 30 statt 25 Tage. Dieser Wert ersetzt den Standardwert der Abwesenheitsart und gilt in jedem weiteren Urlaubsjahr, auch wenn das Konto am Eintrittstag neu angelegt wird. Wann jemand die 25 Jahre vollendet, entnehmen Sie Ihren Personalunterlagen; Absenca rechnet Vordienstzeiten nicht nach.

Resturlaub und Verjährung nach § 4 Abs. 5 UrlG

Offener Urlaub verfällt in Österreich nicht zum Ende des Urlaubsjahres. Nach § 4 Abs. 5 UrlG verjährt der Urlaubsanspruch erst nach Ablauf von zwei Jahren ab dem Ende des Urlaubsjahres, in dem er entstanden ist. Bei Karenz nach Mutterschutzgesetz oder Väter-Karenzgesetz verlängert sich die Frist um die Dauer der Karenz. Urlaub aus dem Arbeitsjahr vom 1. September 2025 bis zum 31. August 2026 verjährt also mit Ablauf des 31. August 2028.

Im Modus Einstellungsjubiläum überträgt Absenca am Stichtag den gesamten offenen Rest ins neue Urlaubsjahr, solange Sie für die Abwesenheitsart keine Obergrenze für den Übertrag festlegen. Lassen Sie die Obergrenze für österreichische Standorte deshalb leer. Den Resturlaub sieht jede Person in ihrem Konto, und Sie sehen ihn für alle. Wann ein bestimmter Tag verjährt, berechnet Absenca nicht; das behalten Sie anhand des Stichtags jeder Person im Blick.

Hinweispflicht: in Österreich anders

Das deutsche Muster für den Hinweis auf den Urlaubsverfall lässt sich nicht eins zu eins übernehmen, denn die Fristen sind andere: kein Verfall zum 31. Dezember oder 31. März, sondern die zweijährige Verjährung. Eine Pflicht des Arbeitgebers gibt es aber auch hier. Der Oberste Gerichtshof hat 2023 entschieden (OGH 8 ObA 23/23z), dass der unionsrechtlich gesicherte Urlaubsanspruch nicht verjähren kann, wenn der Arbeitgeber die Person nicht aufgefordert hat, ihren Urlaub zu verbrauchen, und sie nicht auf die drohende Verjährung hingewiesen hat. Unionsrechtlich gesichert sind vier Wochen im Jahr.

Wie ein solcher Hinweis aufgebaut ist und wie Sie ihn dokumentieren, zeigt der Ratgeber Hinweispflicht beim Urlaubsverfall. Er ist für Deutschland geschrieben: Ersetzen Sie dort das Verfallsdatum durch das Ende der Verjährungsfrist. Den Wortlaut wählen Sie selbst. Absenca verschickt den Hinweis nicht, es liefert die Zahl, die hineingehört: den Resturlaub jeder Person je Urlaubsjahr.

Feiertage in Österreich

§ 7 Abs. 2 Arbeitsruhegesetz (ARG) nennt 13 Feiertage: Neujahr, Heilige Drei Könige, Ostermontag, Staatsfeiertag am 1. Mai, Christi Himmelfahrt, Pfingstmontag, Fronleichnam, Mariä Himmelfahrt am 15. August, Nationalfeiertag am 26. Oktober, Allerheiligen, Mariä Empfängnis am 8. Dezember, Christtag und Stefanitag. Anders als in Deutschland gelten sie im ganzen Bundesgebiet gleich.

Der Karfreitag ist seit 2019 kein Feiertag mehr. An seine Stelle trat der persönliche Feiertag nach § 7a ARG: Einmal pro Urlaubsjahr darf jede Person einen Urlaubstag selbst festlegen, wenn sie ihn spätestens drei Monate vorher schriftlich bekannt gibt. Es ist ein Urlaubstag und geht vom Urlaubskonto ab. In Absenca wird er als gewöhnlicher Urlaubsantrag gestellt, am besten mit einem Kommentar, damit die Führungskraft weiß, dass es um den persönlichen Feiertag geht.

Für einen österreichischen Standort zeigt Absenca die gesetzlichen Feiertage Österreichs für jedes Jahr zur Übernahme an; die Übernahme aus der Liste ist in jedem Tarif enthalten, auch im kostenlosen Starter-Tarif. Neben den 13 Feiertagen des Arbeitsruhegesetzes stehen dort auch Ostersonntag und Pfingstsonntag, die ohnehin auf einen Sonntag fallen. Der Karfreitag steht nicht darin, Heiliger Abend und Silvester auch nicht. Gibt Ihr Kollektivvertrag oder Ihr Betrieb den 24. oder 31. Dezember frei, oder schließen Sie am Tag Ihres Landespatrons, tragen Sie diese Tage einmal als eigenen Feiertag des Standorts ein.

Ein Beispiel: NovaTech in Wien

NovaTech ist ein erfundenes Beispiel: ein Softwarebetrieb mit 14 Dienstnehmerinnen und Dienstnehmern in Wien, ohne Betriebsrat und ohne Umstellung auf das Kalenderjahr. Greta Vogel leitet das Büro und richtet Absenca ein. Alle arbeiten fünf Tage pro Woche.

So richtet Greta Vogel den Wiener Standort ein

1. Standort anlegen. Land Österreich, Zeitzone Wien, Urlaubsjahr im Modus Einstellungsjubiläum.
2. Feiertage übernehmen. Sie übernimmt die Feiertage für 2026 und 2027 und trägt den 24. Dezember als eigenen Feiertag ein, weil NovaTech an diesem Tag schließt.
3. Erholungsurlaub anlegen. 25 Tage als Standard, ohne Obergrenze für den Übertrag.
4. Mitarbeitende importieren. Per CSV, mit dem Eintrittsdatum jeder Person. Daraus ergibt sich ihr Stichtag.
5. Sechste Woche hinterlegen. Für sich selbst und eine Kollegin mit angerechneten Vordienstzeiten setzt sie den persönlichen Anspruch auf 30 Tage.

Am 1. September 2027 legt Absenca für den Entwickler das neue Urlaubsjahr an und überträgt seine vier offenen Tage. Greta muss dafür nichts tun. Kosten für die 14 Personen: 37,50 $ im Monat im Pro-Tarif.

Was Absenca nicht macht

Absenca ist eine Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung. Es erfasst keine Arbeitszeit, plant keine Schichten und ist keine Lohnverrechnung: Urlaubsentgelt, Urlaubsersatzleistung beim Austritt und die Anrechnung von Vordienstzeiten bleiben bei Ihrer Personalverrechnung. Den Hinweis auf die drohende Verjährung verschickt Absenca nicht. Und es rechnet weder die anteilige Entstehung im ersten Halbjahr noch den Umstellungszeitraum beim Wechsel auf das Kalenderjahr selbst aus.

Was Absenca liefert: ein Urlaubsjahr, das für jede Person am richtigen Tag beginnt, Anträge und Freigaben, einen Kalender mit den österreichischen Feiertagen und den Resturlaub jeder Person je Urlaubsjahr. Einen Überblick für kleine Betriebe gibt die Seite Urlaubsverwaltung für kleine Unternehmen, alle Funktionen die Seite Urlaubsverwaltung Software. Mehr zum Anspruch selbst steht im Beitrag Urlaubsanspruch in Österreich.

Diese Hinweise geben den Gesetzestext und die Rechtsprechung für Österreich wieder und sind keine Rechtsberatung. Kollektivverträge sehen oft mehr Urlaub oder andere Regeln vor; maßgeblich ist der für Ihren Betrieb geltende.

Zuletzt geprüft: 21. Oktober 2026 · Absenca-Team