Urlaubsverwaltung im Vergleich: 7 Tools für 2026

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   Absenca

   Unser Produkt

   Kostenlos für bis zu 10 Personen, danach ein fester Preis

   Absenca ist eine Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung für kleine und wachsende Teams. Urlaubskalender, Freigaben, Ansprüche mit Übertrag, Feiertage und Urlaubssperren sind in jedem Tarif enthalten. Bradford-Faktor und Slack-Bot gibt es im Pro-Tarif; Bots für Microsoft Teams und Google Chat sind in Arbeit. Absenca ist für bis zu 10 Personen kostenlos. Pro kostet 37,50 $ im Monat für bis zu 50 Personen oder 33,75 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung (405 $ im Jahr).

   Passt zu

   Teams, die eine vollständige Urlaubsverwaltung ohne Modulpreise und ohne Testphase wollen.

   Preis

   Kostenlos für bis zu 10 Personen; Pro kostet 37,50 $ im Monat für bis zu 50

   Stärken

   • +Kostenloser Tarif für bis zu 10 Personen, ohne Zeitlimit
   • +Ein fester Preis für bis zu 50 Personen, ohne Module
   • +Anträge und Freigaben in Slack, im Pro-Tarif

   Schwächen

   • −Junges Produkt
   • −Keine Zeiterfassung und kein DATEV-Export
   • −Abrechnung in US-Dollar

   Funktionen ansehen →
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   Timebutler

   Zeiterfassung und Urlaub in einem Tool

   Nach eigenen Angaben nutzen mehr als 12.500 Unternehmen Timebutler, seit über 22 Jahren am Markt.¹ Timebutler erfasst Arbeitszeiten per Terminal, Smartphone oder am PC und führt für jede Person ein Arbeitszeitkonto.² Timebutler exportiert Arbeitszeiten und Abwesenheiten als DATEV-ASCII-Datei für DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt; den Import in DATEV übernehmen Sie selbst.³

   Passt zu

   Unternehmen, die Arbeitszeit und Urlaub zusammen erfassen und an DATEV übergeben.

   Preis

   Timebutler verkauft eine Flatrate mit allen Funktionen: bis zu 35 Personen zum Festpreis, jedes weitere Teammitglied kostet 1,39 € im Monat, zzgl. MwSt.; über 200 Nutzer:innen gibt es ein individuelles Angebot.⁴

   Stärken

   • +Mehrstufige Freigaben. Timebutler richtet mehrstufige Freigaben ein: Sie legen fest, wie viele Personen einen Antrag freigeben und in welcher Reihenfolge.⁵
   • +Rechenzentrum in Deutschland. Timebutler wird nach eigenen Angaben in einem sicheren Rechenzentrum bei Frankfurt am Main betrieben.¹

   Schwächen

   • −Timebutler hat keinen kostenlosen Tarif, nur eine 6-wöchige Testphase ohne Kreditkarte, die automatisch ausläuft.⁴

   Timebutler und Absenca im Vergleich →
3. 3

   absence.io

   Abwesenheiten und Zeiterfassung aus München

   absence.io ist ein Münchner Unternehmen, das mehr als 3.000 Firmen nutzen.⁶ Zeiterfassung und digitale Personalakten gibt es bei absence.io in den Tarifen Pro und Complete.⁶

   Passt zu

   Teams, die Abwesenheiten und Zeiterfassung aus einer Hand wollen.

   Preis

   absence.io kostet 2,99 € (Starter), 4,99 € (Pro) oder 7,99 € (Complete) pro Person und Monat, bei jährlicher Zahlung 10 % weniger, ohne Mindestabnahme.⁶

   Stärken

   • +Mit den Integrationen für Slack und Microsoft Teams nehmen Genehmigende bei absence.io Anträge an oder lehnen sie ab und erhalten eine tägliche Abwesenheitsübersicht; eine Integration für Google Chat führt absence.io nicht auf.⁷
   • +absence.io speichert alle Kundendaten in Deutschland.⁶

   Schwächen

   • −absence.io hat keinen kostenlosen Tarif, nur eine 14-tägige kostenlose Testphase.⁶

   absence.io-Alternative (englisch) →
4. 4

   Personio

   HR-Suite mit Abwesenheitsmanagement

   Personio verkauft zwei HR-Tarife, Core und Core PRO; Recruiting, Umfragen, Performance und Vergütung sind Zusatz-Apps.⁸ Personio zeigt Führungskräften und HR alle Abwesenheiten in einem Kalender.⁹

   Passt zu

   Unternehmen, die eine komplette HR-Software mit vorbereitender Lohnabrechnung suchen.

   Preis

   Personio nennt HR-Tarife ab 7,60 € je Mitarbeitendem und Monat; das genaue Angebot gibt es nach einer Demo, abhängig von Mitarbeiterzahl und Zusatz-Apps, dazu eine einmalige Einrichtungsgebühr je nach Unternehmensgröße.⁸

   Stärken

   • +Personio bringt die vorbereitende Lohnabrechnung mit, und in Deutschland gibt es eine eigene Lohnabrechnung.¹⁰
   • +Personio gibt Frankfurt als Ort seiner Datenhaltung an.¹⁰

   Schwächen

   • −Personio hat keinen kostenlosen Tarif: Die Preisseite nennt nur kostenpflichtige Tarife und eine Demo.⁸
   • −Die Microsoft-Teams-Integration von Personio postet tägliche Updates in einen Kanal; Urlaub lässt sich in Teams nicht beantragen.¹¹

   Personio und Absenca im Vergleich →
5. 5

   Factorial

   HR-Suite mit wählbaren Modulen

   Jeder Factorial-Tarif enthält Factorial Core; Module wie Abwesenheiten, Zeiterfassung, Recruiting, Performance und Spesen kommen nach Wahl hinzu.¹²

   Passt zu

   Teams, die Urlaub zusammen mit Zeiterfassung, Recruiting und Spesen verwalten wollen.

   Preis

   Laut der US-Website von Factorial beginnen die Preise bei 8 $ pro Person und Monat; jeder Tarif wird auf das Unternehmen zugeschnitten und angeboten.¹²

   Stärken

   • +Mit Factorial One für Microsoft Teams beantragen Mitarbeitende Urlaub und rufen Gehaltsabrechnungen direkt in Teams ab.¹³
   • +Factorial gibt Frankfurt in Deutschland als Hosting-Standort seiner Web-Anwendung an.¹⁴

   Schwächen

   • −Factorial führt keinen kostenlosen Tarif auf.¹²

   Factorial-Alternative (englisch) →
6. 6

   Calamari

   Abwesenheiten als eigenes Modul

   Calamari berechnet Time Off, Time & Attendance, Core HR und Scheduling als getrennte Module pro Person; Performance ist als demnächst verfügbar angekündigt.¹⁵ Calamari hat einen Urlaubskalender und mehrstufige Freigaben.¹⁶

   Passt zu

   Teams, die mehrstufige Freigaben und stundenweisen Urlaub brauchen.

   Preis

   Das Modul Time Off von Calamari kostet 2,50 $ pro Person und Monat, bei jährlicher Zahlung 2,00 $, und Calamari berechnet mindestens 10 Plätze.¹⁶

   Stärken

   • +Calamari ist für Urlaubsanträge und Freigaben an Slack und Microsoft Teams angebunden und führt keine Integration für Google Chat auf.¹⁶
   • +Calamari unterstützt halbe Tage, Vierteltage und stundenweisen Urlaub.¹⁷

   Schwächen

   • −Calamari hat keinen kostenlosen Tarif, nur eine 14-tägige kostenlose Testphase.¹⁶

   Calamari-Alternative (englisch) →
7. 7

   absentify

   Für Teams in Microsoft 365

   absentify ist an Microsoft Teams angebunden und hat keine Integration für Slack oder Google Chat; über Webhooks kann es in Slack posten.¹⁸ absentify synchronisiert nicht mit dem Google Kalender; wer sich per E-Mail anmeldet, erhält stattdessen iCal-Einladungen.¹⁹

   Passt zu

   Unternehmen, die vollständig in Microsoft 365 und Teams arbeiten.

   Preis

   Der kostenlose Tarif von absentify gilt für beliebig viele Personen, mit 2 Abteilungen, 1 Administrator und 1 Urlaubskontingent.²⁰ Die kostenpflichtigen Tarife von absentify kosten 1,00 $ (Mini), 2,00 $ (Essentials) und 3,50 $ (Plus) pro Person und Monat, bei jährlicher Zahlung 15 % weniger.²¹

   Stärken

   • +absentify enthält Feiertage für 250 Länder.²¹

   Schwächen

   • −absentify berechnet jede Person, auch inaktive und archivierte.²¹

   absentify-Alternative (englisch) →

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