Urlaubsplanung im Team: Urlaubsliste fair organisieren (mit Vorlage für Regeln)

Eine faire Urlaubsplanung im Team steht auf drei Dingen: einer festen Frist, bis zu der alle ihre Urlaubswünsche eintragen, einer Urlaubsliste, die jeder sehen kann, und Kriterien für Überschneidungen, die vorher feststehen und nicht erst im Streitfall erfunden werden. Rechtlich gibt § 7 Abs. 1 BUrlG die Richtung vor: Die Wünsche der Beschäftigten sind zu berücksichtigen, außer dringende betriebliche Belange oder vorrangige Wünsche anderer aus sozialen Gesichtspunkten stehen entgegen.

Unten finden Sie den Ablauf Schritt für Schritt und eine Regelvorlage, die Sie für Ihr Team übernehmen können (Stand 2026).

Was sagt das Gesetz zur Urlaubsplanung im Team?

Das Bundesurlaubsgesetz regelt nicht, wie Sie eine Urlaubsliste führen, sondern nach welchen Maßstäben am Ende entschieden wird. Die wichtigsten Punkte:

Regel	Fundstelle	Was sie für die Urlaubsliste bedeutet
Urlaubswünsche sind zu berücksichtigen	§ 7 Abs. 1 BUrlG	Wünsche sind der Ausgangspunkt, nicht die Vorgabe der Führungskraft
Ausnahmen: dringende betriebliche Belange oder vorrangige Wünsche anderer aus sozialen Gesichtspunkten	§ 7 Abs. 1 BUrlG	Nur diese Gründe tragen eine Ablehnung oder Verschiebung
Urlaub ist zusammenhängend zu gewähren; bei Teilung muss ein Teil mindestens zwölf aufeinanderfolgende Werktage umfassen (wenn mehr als zwölf Werktage Anspruch bestehen)	§ 7 Abs. 2 BUrlG	Planen Sie für jede Person einen längeren Block ein
Urlaub ist im laufenden Kalenderjahr zu gewähren und zu nehmen; übertragener Urlaub in den ersten drei Monaten des Folgejahres	§ 7 Abs. 3 BUrlG	Die Liste muss das ganze Jahr abdecken, nicht nur den Sommer
Mindestens 24 Werktage pro Jahr (Werktage sind Montag bis Samstag; bei einer Fünf-Tage-Woche entspricht das 20 Arbeitstagen)	§ 3 BUrlG	Untergrenze für das, was jede Person verplanen kann

Wann Sie einen konkreten Antrag ablehnen dürfen, steht ausführlich in Darf der Arbeitgeber Urlaub ablehnen?.

Bis wann sollten Urlaubswünsche eingetragen werden?

Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Sie legen sie selbst fest, und genau das macht die Planung fair: Wer bis zum Stichtag einträgt, wird nach denselben Regeln behandelt. Bewährt hat sich ein Rhythmus in zwei Runden:

1. Hauptrunde: Haupturlaub (Sommer, Weihnachten) bis zu einem festen Datum zu Jahresbeginn eintragen, zum Beispiel bis Ende Januar.
2. Abstimmung: Die Teamleitung prüft Überschneidungen und klärt sie innerhalb von etwa zwei Wochen.
3. Freigabe: Danach gilt der Plan als genehmigt. Spätere Wünsche laufen nach dem Prinzip „wer zuerst kommt“, solange die Mindestbesetzung steht.

Wichtig: Wer die Frist verpasst, verliert dadurch nicht seinen Urlaubsanspruch, nur den Vorrang in der Hauptrunde.

Wer hat Vorrang, wenn sich Urlaubswünsche überschneiden?

§ 7 Abs. 1 BUrlG nennt „soziale Gesichtspunkte“ als Maßstab, legt aber keine Rangfolge fest. Diese Kriterien werden in der Praxis häufig herangezogen; schreiben Sie in Ihre Regeln, welche Sie verwenden und in welcher Reihenfolge:

Kriterium	Typisches Beispiel
Schulpflichtige Kinder	Greta Vogel kann mit ihrem Sohn nur in den Schulferien verreisen
Urlaub des Partners	Der Partner arbeitet in einem Betrieb mit festen Betriebsferien
Erholungsbedürfnis	Jemand hatte im Vorjahr kaum zusammenhängenden Urlaub
Rotation	Wer letztes Jahr die Weihnachtswoche bekam, steht dieses Jahr hinten
Zeitpunkt des Antrags	Nur als letzter Tie-Breaker, nicht als Hauptkriterium

Eltern und Schulferien: Eltern schulpflichtiger Kinder sind an die Ferien ihres Bundeslandes gebunden, Beschäftigte ohne Kinder nicht. Das ist ein klassischer sozialer Gesichtspunkt. Fair wird es aber erst mit Rotation: Eltern bekommen Vorrang innerhalb der Schulferien, nicht automatisch die gefragtesten Wochen jedes Jahr. Kinderlose Kolleginnen und Kollegen sollten im Gegenzug bei Brückentagen oder außerhalb der Ferien Vorrang erhalten. Hilfreich dafür: Brückentage 2027.

Wie regelt man die Vertretung?

Die Vertretungsregel ist der Kern jeder Urlaubsliste, denn sie macht aus „dringenden betrieblichen Belangen“ eine nachvollziehbare Zahl:

• Mindestbesetzung je Rolle festlegen, zum Beispiel „mindestens zwei von fünf im Support“.
• Feste Vertretungspaare bilden: Wer sich vertritt, nimmt nicht gleichzeitig Urlaub.
• Übergabe vor dem Urlaub: offene Aufgaben, Zugänge, Ansprechpartner.
• Vertretung beim Antrag benennen, damit die Freigabe nicht an Rückfragen hängt.

Eine Ablehnung, die sich auf eine vorher bekannte Mindestbesetzung stützt, ist für das Team deutlich leichter zu akzeptieren als ein spontanes „passt gerade nicht“.

Muss der Betriebsrat beim Urlaubsplan mitbestimmen?

Ja, wenn es einen gibt. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG hat der Betriebsrat mitzubestimmen bei der „Aufstellung allgemeiner Urlaubsgrundsätze und des Urlaubsplans“, soweit keine gesetzliche oder tarifliche Regelung besteht. Dasselbe gilt für die zeitliche Lage des Urlaubs einzelner Beschäftigter, wenn zwischen Arbeitgeber und Betroffenen kein Einverständnis erzielt wird. Kommt keine Einigung zustande, entscheidet die Einigungsstelle (§ 87 Abs. 2 BetrVG).

Praktisch heißt das: Ihre Regelvorlage gehört in Betrieben mit Betriebsrat in eine Betriebsvereinbarung, nicht in eine Rundmail der Geschäftsführung.

Vorlage: Regeln für die Urlaubsplanung im Team

Kopieren Sie diese Vorlage und passen Sie die Werte in Klammern an:

Urlaubsregeln [Team/Betrieb], gültig ab [Datum]

1. Frist: Haupturlaub für [Jahr] wird bis zum [31. Januar] in die Urlaubsliste eingetragen.
2. Abstimmung: Überschneidungen klärt [Teamleitung] bis zum [15. Februar]. Danach gilt der Plan als freigegeben.
3. Mindestbesetzung: In [Bereich] sind jederzeit mindestens [2] Personen anwesend.
4. Vertretung: Jede Person benennt im Antrag ihre Vertretung. Vertretungspaare nehmen nicht gleichzeitig Urlaub.
5. Vorrang bei Überschneidung: (a) schulpflichtige Kinder während der Schulferien, (b) feste Urlaubszeit des Partners, (c) Rotation gegenüber dem Vorjahr, (d) Eingang des Antrags.
6. Rotation: Wer [Weihnachten/die Hauptferienwochen] im Vorjahr hatte, ist in diesem Jahr nachrangig.
7. Zusammenhängender Urlaub: Jede Person kann mindestens einen Block von zwei Wochen planen.
8. Spätere Wünsche: Nach der Freigabe werden Anträge in der Reihenfolge des Eingangs entschieden, solange Regel 3 erfüllt ist.
9. Resturlaub: Übertragener Urlaub wird bis [31. März] eingeplant.
10. Transparenz: Die Urlaubsliste ist für das ganze Team einsehbar.

Wenn Resturlaub regelmäßig zum Thema wird, lesen Sie Resturlaub verfällt wann.

Urlaubsliste in Excel oder in einem Tool?

Für drei Personen reicht eine Tabelle. Sobald mehrere Leute gleichzeitig eintragen, Anträge freigegeben und Resttage gerechnet werden müssen, wird Excel zur Fehlerquelle. In Absenca stellen Beschäftigte Anträge, die Führungskraft gibt frei, und alle sehen die Abwesenheiten im Teamkalender und in der Wallchart; Salden, Übertrag und Feiertage rechnet das System mit. Der kostenlose Plan reicht für bis zu 10 Personen, ohne Enddatum und ohne Kreditkarte. Mehr dazu im Urlaubsplaner.

Häufige Fragen

Wie erstelle ich eine Urlaubsliste für mein Team?

Legen Sie eine Frist fest, lassen Sie alle ihre Wünsche bis dahin eintragen, prüfen Sie Überschneidungen gegen die Mindestbesetzung und entscheiden Sie Konflikte nach vorher veröffentlichten Kriterien. Danach wird der Plan freigegeben.

Haben Eltern automatisch Vorrang in den Schulferien?

Nicht automatisch. § 7 Abs. 1 BUrlG lässt vorrangige Wünsche aus sozialen Gesichtspunkten zu, und schulpflichtige Kinder gelten in der Praxis oft als solcher Gesichtspunkt. Eine Rotation verhindert, dass dieselben Personen jedes Jahr die gleichen Wochen bekommen.

Darf ich als Chef den Urlaubsplan allein festlegen?

In Betrieben mit Betriebsrat nicht: Allgemeine Urlaubsgrundsätze und der Urlaubsplan unterliegen der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG. Ohne Betriebsrat entscheiden Sie, müssen aber die Wünsche der Beschäftigten nach § 7 Abs. 1 BUrlG berücksichtigen.

Was passiert, wenn jemand die Frist für Urlaubswünsche verpasst?

Der Urlaubsanspruch bleibt bestehen. Die Person verliert nur den Vorrang aus der Hauptrunde; ihre Wünsche werden danach in der Reihenfolge des Eingangs entschieden.

Arbeitsrechtliche Regeln können sich ändern und durch Tarifverträge abweichen; prüfen Sie im Zweifel die offizielle Quelle auf gesetze-im-internet.de.