Urlaubsantrag schreiben: Muster, Fristen und was rein muss

Einen Urlaubsantrag dürfen Sie in Deutschland formlos stellen – mündlich, per E-Mail oder auf Papier –, denn das Bundesurlaubsgesetz schreibt weder eine Form noch eine Frist vor. Verbindliche Fristen und Formulare ergeben sich erst aus Ihrem Arbeitsvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder den Regeln im Betrieb; hinein gehören Name, genauer Zeitraum, Anzahl der Urlaubstage und die Bitte um schriftliche Bestätigung.

Unten finden Sie drei Muster zum Kopieren (formell, E-Mail, kurz), die üblichen Fristen und was Sie tun, wenn der Antrag abgelehnt wird oder einfach liegen bleibt. Stand: 2026.

Gibt es eine gesetzliche Form für den Urlaubsantrag?

Nein. Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) regelt in § 7 nur, wie der Arbeitgeber über den Zeitpunkt entscheidet: „Bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs sind die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen“. Abweichen darf er nur, wenn dringende betriebliche Belange oder sozial vorrangige Urlaubswünsche anderer Beschäftigter entgegenstehen.

Eine bestimmte Form für den Antrag kennt das Gesetz nicht. Ein Urlaubsantrag ist formlos möglich – trotzdem lohnt sich Textform, also E-Mail, Formular oder Eintrag im Urlaubstool. Dann können Sie später belegen, was Sie wann beantragt haben.

Frage	Gesetzliche Regel	Was im Betrieb gelten kann
Form des Antrags	keine	Formular, Urlaubsliste, Software
Antragsfrist	keine	Frist aus Vertrag oder Betriebsvereinbarung
Frist für die Antwort	keine	vereinbarte Bearbeitungsfrist
Schweigen = Genehmigung?	nein	nur, wenn ausdrücklich vereinbart

Welche Frist gilt für einen Urlaubsantrag?

Eine gesetzliche Antragsfrist gibt es nicht. Fristen entstehen im Betrieb, zum Beispiel durch:

• Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag – etwa „Urlaub ist mit angemessenem Vorlauf zu beantragen“.
• Betriebsvereinbarung über Urlaubsgrundsätze – gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG bei der „Aufstellung allgemeiner Urlaubsgrundsätze und des Urlaubsplans“ mit. Dazu gehören typischerweise Stichtage für die Urlaubsliste oder ein bestimmtes Antragsformular.
• Gelebte Praxis – viele Teams sammeln die Sommerurlaube früh im Jahr, damit die Vertretung steht.

Praktisch gilt: Je länger der Urlaub und je beliebter der Zeitraum (Sommerferien, Brückentage, Jahresende), desto früher sollten Sie fragen. Wer frühzeitig beantragt, gibt dem Arbeitgeber weniger Gründe für ein „passt gerade nicht“. Für die Planung rund um Feiertage hilft unser Beitrag zu den Brückentagen 2027.

Was muss in einen Urlaubsantrag rein?

Ein guter Antrag lässt keine Rückfrage offen:

1. Ihr Name (und ggf. Personalnummer, Abteilung)
2. Erster und letzter Urlaubstag im Format TT.MM.JJJJ
3. Anzahl der Urlaubstage – nur Arbeitstage zählen, Feiertage und freie Tage nicht
4. Art des Urlaubs, falls nicht Erholungsurlaub (z. B. Sonderurlaub, Bildungsurlaub)
5. Vertretung bzw. Übergabe, wenn Sie das schon geklärt haben
6. Bitte um schriftliche Bestätigung

Einen Grund für Erholungsurlaub müssen Sie nicht nennen. Wollen Sie nur einen halben Tag nehmen, lesen Sie vorher unseren Beitrag zum halben Urlaubstag.

Urlaubsantrag Muster: drei Vorlagen zum Kopieren

Muster 1: formeller Urlaubsantrag (Papier oder PDF)

Urlaubsantrag

Name: Greta Vogel Abteilung: Vertrieb, Personalnummer 1042

Hiermit beantrage ich Erholungsurlaub vom 02.08.2027 bis einschließlich 13.08.2027. Das entspricht 10 Arbeitstagen. Mein erster Arbeitstag nach dem Urlaub ist der 16.08.2027.

Meine Vertretung übernimmt in dieser Zeit Jonas Berger; die Übergabe erfolgt bis zum 30.07.2027.

Ich bitte um schriftliche Bestätigung.

Ort, Datum, Unterschrift Arbeitnehmerin

☐ genehmigt ☐ abgelehnt – Datum, Unterschrift Vorgesetzte/r

Muster 2: Urlaubsantrag per E-Mail

Betreff: Urlaubsantrag 02.08.–13.08.2027 – Greta Vogel

Hallo Frau Schneider,

hiermit beantrage ich Erholungsurlaub vom 02.08.2027 bis einschließlich 13.08.2027 (10 Arbeitstage). Ab dem 16.08.2027 bin ich wieder im Büro.

Jonas Berger hat zugesagt, mich zu vertreten; die Übergabe mache ich bis zum 30.07.

Bitte bestätigen Sie mir den Urlaub kurz per E-Mail.

Viele Grüße Greta Vogel

Muster 3: kurzer Antrag (Chat oder kurze Mail)

Hallo Frau Schneider, ich möchte am Freitag, 07.05.2027, einen Tag Urlaub nehmen (Brückentag). Die Termine sind verschoben. Können Sie mir das bitte kurz schriftlich bestätigen? Danke, Greta

Ein E-Mail-Antrag reicht rechtlich aus, solange Ihr Betrieb kein bestimmtes Formular oder Tool vorschreibt. Gibt es eines, nutzen Sie es – sonst riskieren Sie Streit darüber, ob überhaupt wirksam beantragt wurde.

Warum sollte ich mir den Urlaub schriftlich bestätigen lassen?

Genehmigt ist der Urlaub, sobald der Arbeitgeber zustimmt – mündlich oder schriftlich. Ein bereits genehmigter Urlaub ist für den Arbeitgeber bindend. Im Streitfall müssen Sie die Zusage aber beweisen, und „das hat mir die Chefin im Flur gesagt“ hilft wenig. Bitten Sie deshalb immer um eine Bestätigung per E-Mail, Formular oder im Urlaubstool, und buchen Sie Reisen erst danach.

Was tun, wenn der Urlaubsantrag abgelehnt wird oder unbeantwortet bleibt?

Keine Antwort ist keine Genehmigung. Schweigen gilt nur dann als Zustimmung, wenn eine solche Regel ausdrücklich vereinbart ist, etwa in einer Betriebsvereinbarung. Fragen Sie nach einigen Tagen freundlich schriftlich nach und setzen Sie eine Frist für die Antwort.

Bei einer Ablehnung gilt § 7 Abs. 1 BUrlG: Der Arbeitgeber muss Ihren Wunsch berücksichtigen und darf nur aus dringenden betrieblichen Gründen oder wegen vorrangiger Wünsche von Kolleginnen und Kollegen (z. B. mit schulpflichtigen Kindern) ablehnen. Bitten Sie um die Begründung, schlagen Sie einen Alternativzeitraum vor und schalten Sie gegebenenfalls den Betriebsrat ein. Wann eine Ablehnung zulässig ist, erklärt unser Beitrag Darf der Arbeitgeber Urlaub ablehnen?.

Achten Sie auch auf den Kalender: Urlaub muss nach § 7 Abs. 3 BUrlG grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Wer gegen Jahresende noch Resturlaub hat, sollte früh beantragen – mehr dazu unter Wann verfällt Resturlaub?.

Darf ich einfach in den Urlaub fahren, wenn niemand antwortet?

Nein – das wäre eine Selbstbeurlaubung, und die ist riskant. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass der eigenmächtige Antritt eines nicht gewährten Urlaubs „an sich“ ein wichtiger Grund für eine außerordentliche fristlose Kündigung sein kann (BAG, Urteil vom 20.05.2021, 2 AZR 457/20). Das Verbot, sich selbst zu beurlauben, folgt laut BAG unmittelbar aus § 611a Abs. 1 Satz 1 BGB und § 7 BUrlG. Im entschiedenen Fall – der Arbeitnehmer war während seines Kündigungsschutzprozesses weiterbeschäftigt – hatte er seinen Urlaub am Freitagabend per E-Mail beantragt und war ab Montag nicht mehr erschienen.

Der richtige Weg bei einer unberechtigten Ablehnung ist der Rechtsweg – bei Eile auch eine einstweilige Verfügung beim Arbeitsgericht –, nicht das Fernbleiben.

Urlaubsanträge ohne Zettelwirtschaft

Wenn in Ihrem Team Anträge per Mail, Zuruf und Excel-Liste durcheinandergehen, kann ein Urlaubstool helfen: In Absenca stellen Beschäftigte den Antrag in Tagen, halben Tagen oder Stunden, die Führungskraft genehmigt mit einem Klick, und die Bestätigung samt Resturlaub ist für beide sichtbar. Für Teams bis 10 Personen ist das kostenlos, ohne Kreditkarte.

Häufige Fragen

Muss ein Urlaubsantrag schriftlich sein?

Nein, gesetzlich nicht. Mündlich oder per E-Mail reicht, solange Ihr Betrieb kein Formular oder Tool vorschreibt. Für den Nachweis ist Textform trotzdem besser.

Wie lange vorher muss ich Urlaub beantragen?

Das Gesetz nennt keine Frist. Maßgeblich sind Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung. Fehlt eine Regel, beantragen Sie so früh, dass Ihr Team die Vertretung planen kann.

Wie schnell muss mein Chef den Urlaubsantrag genehmigen?

Eine gesetzliche Frist für die Antwort gibt es nicht. Eine Betriebsvereinbarung kann eine festlegen. Bleibt die Antwort aus, haken Sie schriftlich nach – Schweigen ist ohne ausdrückliche Vereinbarung keine Genehmigung.

Kann genehmigter Urlaub wieder zurückgenommen werden?

Ein bereits genehmigter Urlaub ist für den Arbeitgeber bindend und lässt sich nur in Ausnahmefällen widerrufen, etwa bei einer unvorhersehbaren betrieblichen Notlage. Deshalb lohnt sich die schriftliche Bestätigung, bevor Sie buchen.

---

Hinweis: Regeln können sich ändern und hängen von Vertrag, Tarif und Betriebsvereinbarung ab. Prüfen Sie im Zweifel den Gesetzestext auf gesetze-im-internet.de.